ขั้นที่ 1 การศึกษาข้อมูลเบื้องต้น
หลังจากที่ได้รับความเห็นชอบในการดำเนินการสัมภาษณ์แล้ว ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน ควรศึกษาและหาข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์การ นโยบายโครงการงานต่างๆ หน้าที่และความรับผิดชอบของระดับตำแหน่งและเป้าหมาย ควรใช้เวลา 2 -3 วันในการสังเกตกระบวนการปฏิบัติงานและสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นหัวหน้างาน ผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหาร ขั้นนี้ถือเป็นการศึกษาทำความคุ้นเคยกับงาน อาจมีการส่งแบบสอบถามการวิเคราะห์งานเบื้องต้นให้กับผู้เกี่ยวข้องได้ตอบ
ขั้นที่ 2 การสร้างแบบประเมินข้อความที่เกี่ยวกับงาน
1. การสร้างแบบประเมินข้อความที่เกี่ยวกับงานชุดแรก (ใช้เวลาประมาณ 5 วัน)
- เก็บรวบรวมข้อความที่พรรณนาการปฏิบัติงาน (อะไรและอย่างไร) จากแหล่งต่างๆ
- ตรวจสอบเนื้อความ ถ้อยคำ เทียบกับลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติระดับตำแหน่ง
- ปรับปรุงแก้ไขข้อความ จัดเข้าเป็นหมวดหมู่ไม่เกิน 10 ด้าน
- อาจมีการให้เขียนเพิ่มเติม ด้านหนึ่งไม่ควรเกิน 25 ข้อความ
- จัดพิมพ์ ถือเป็นฉบับร่างชุดแรก
2. การตรวจสอบข้อความกับผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหา
- ระบุและทำการคัดเลือกผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาจำนวน 3 – 6 คน หากเลือก 3 คน 2 คน เป็นผู้ปฏิบัติ อีก 1 คนให้
เป็นหัวหน้างาน โดยขอให้มีประสบการณ์ทำงานตั้งแต่ 2 ปีขึ้นไป หากเคยทำงานหลากหลายอย่าง ในหลายๆ ที่ก็
จะเป็นการดี ควรมีผู้เชี่ยวชาญที่เป็นเพศหญิงด้วยยิ่งดี
- นำเสนอแบบประเมินข้อความฉบับร่างให้แก่คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาพิจารณา
- ผู้วิเคราะห์งานนำเอาผลของ 1 และ 2 มาพิจารณาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อลดจำนวนข้อความไม่ให้เกิน 100 ข้อความ จัด
ทำให้อยู่ในรูปแบบของแบบสอบถามที่มีจดหมายนำคำชี้แจง รายงานแนวการสร้าง ข้อแนะนำในการตอบ เกณฑ์ที่
ใช้พิจาณาประเมินข้อความ ระดับค่าดังที่ได้กล่าวมาแล้วในตอนต้น
ขั้นที่ 3 การปรับปรุงแก้ไข
- นำแบบประเมินนั้นไปทดลองใช้กับกลุ่มคนที่มีลักษณะใกล้เคียงกับกลุ่มตำแหน่งเป้าหมายไม่น้อยกว่า 30 คน เพื่อ
ตรวจสอบความเหมาะสมก่อนทำการแก้ไขจัดพิมพ์
- ควรใช้เวลาไม่เกิน 5 วันทำการ
ขั้นที่ 4 การเก็บข้อมูลและการวิเคราะห์ผล
- ผลิตแบบประเมินแจกจ่าย ระบุวันเก็บคืน
- เตรียมข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ผล
- วิเคราะห์ความสำคัญของข้อความหาค่าสถิติพื้นฐาน
- ความสำคัญ = ค่าความยาก x ค่านัยสำคัญ + เวลาที่ใช้ปฏิบัติ
- ค่าความสำคัญแต่ละด้านเป็นผลรวมของ task importance แต่ละข้อรวมกันภายใต้มิติหรือด้านนั้นๆ ถือเป็น
รากฐานของการประเมินเพื่อการคัดเลือก การฝึกอบรม การประเมินผลการปฏิบัติงาน
- รายงานค่าสถิติพื้นฐาน ได้แก่ ค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ค่าพิสัย ของแต่ละด้านเรียงตามลำดับค่าความ
สำคัญ
- ใช้เวลาปฏิบัติงานทั้งสิ้นไมเกิน 3 วันทำการ
ภาพ ประมวลสรุปให้เห็นว่าการออกแบบการสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้างที่ดีนั้นพึงยึด ถือมีเพียงแต่สมรรถนะสำคัญของบุคคลที่เชื่อว่าจะปฏิบัติงานได้ดีเป็นสำคัญ แต่ยังต้องคำนึงถึงวิสัยทัศน์ พันธกิจ วัฒนธรรม และค่านิยมหลักที่กำหนดไว้ด้วย เพื่อเป็นหลักประกันว่า การประเมินบุคคลจะได้ผู้ที่มิเพียงแต่มีความเหมาะสมกับงานเท่านั้น แต่ยังได้ผู้ที่มีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมของหน่วยงานอีกด้วย
