การประเมินโครงการก่อนการดำเนินงาน เป็นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับความเหมาะสม ความเป็นไปได้ หรือผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากโครงการก่อนการเริ่มปฏิบัติงานจริง เพื่อตรวจสอบความพร้อม ข้อบกพร่อง ทำการปรับปรุง และแก้ไขแผนการปฏิบัติการให้เกิดความสมบูรณ์ก่อนนำโครงการไปปฏิบัติ การประเมินก่อนการฝึกอบรมมีวัตถุประสงค์สำคัญ ดังต่อไปนี้
1. พิจารณาความสอดคล้องหรือความสัมพันธ์ในแต่ละส่วนหรือแต่ละองค์ประกอบของโครงการ
2. พิจารณาความเป็นไปได้ ความคุ้มทุน หรือความเหมาะสมด้านเวลาในการดำเนินงาน
3. ตรวจสอบอุปสรรค์ ข้อจำกัด หรือปัญหาก่อนการดำเนินงานจริง
เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการประเมินโครงการที่แตกต่างกัน ทำให้แต่ละโครงการต้องใช้เทคนิคและวิธีกรในการประเมินต่างกันไปด้วย โดยเทคนิคที่นิยมนำมาใช้ประเมินโครงการก่อนการดำเนินงานมี 3 แบบ ได้แก่
1.) การตัดสินใจโดยผู้เชี่ยวชาญ (Expert Judgement)
นิยมใช้สำหรับการพิจารณาโครงการว่าแต่ละส่วนมีความสอดคล้อง และสัมพันธ์กันหรือไม่ มีความเป็นเหตุผลกันเพียงไร ปกติส่วนประกอบของโครงการมักจะประกอบด้วยส่วนที่เป็นหลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ เป้าหมาย กิจกรรม หรือวิธีการดำเนินงาน ผลลัพธ์ และงบประมาณ เป็นต้น
ผู้เชี่ยวชาญจะพิจารณาและตัดสินใจว่าส่วนประกอบของโครงการสอดคล้องกันหรือไม่ เช่น กิจกรรมหรือวิธีการดำเนินงานจะมีส่วนส่งเสริมให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดเพียงไร หรืองบประมาณมีความเหมาะสมกับกิจกรรมหรือไม่ เป็นต้น โดยผู้เชี่ยวชาญอาจมาจากภายในองค์การหรือเป็นที่ปรึกษาจากภายนอก ที่มีความรู้และประสบการณ์ในเรื่องนั้นๆ
ปกติเราจะใช้วิธีการประเมินโครงการ โดยให้ผู้เชี่ยวชาญพิจารณาควบคู่กับการคำนวณดรรชนีความสอดคล้อง (Index of Concurrence, IOC) ของรายการข้อคำถามเกี่ยวกับส่วนประกอบของโครงการ เพื่อสอบถามคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ โดยให้ลงความเห็นตัดสินว่า ส่วนประกอบแต่ละส่วนสอดคล้องและสัมพันธ์กันหรือไม่ หลังจากนั้นจึงคำนวณหาค่า IOC ตามรายการข้อคำถามดังกล่าวให้ตัดสินใน 3 กรณี คือ มีความเห็นด้วย ไม่แน่ใจ และไม่เห็นด้วย ว่ามีความสอดคล้องและสัมพันธ์กัน โดยกำหนดคะแนน +1 , 0 , -1 ตามลำดับ แล้วทำการคำนวณโดยใช้สูตรต่อไปนี้
ถ้า ค่า IOC เท่ากับ +.5 หรือมากกว่า แสดงว่า มีความสอดคล้องกัน
ค่า IOC น้อยกว่า +.5 แสดงว่า ไม่มีความสอดคล้อง
1.) การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
เป็นการรวบรวมข้อมูลของโครงการฝึกอบรม ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับความเหมาะสมของโครงการ กับความต้องการในประโยชน์ของโครงการ โดยเราสามารถทำการศึกษาความเป็นไปได้ใน 3 ลักษณะ ต่อไปนี้
2.1 การประเมินความต้องการ (Needs Assessment) ประเมินว่า โครงการฝึกอบรมมีความจำเป็นกับใคร ทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม ปกติโครงการฝึกอบรมจะเกี่ยวข้องกับผู้เข้ารับการฝึกอบรมในระดับต่างๆ ตั้งแต่บุคคล หน่วยงาน และองค์การ
2.2 การวิเคราะห์ผลตอบแทน (Cost – Benefit Analysis) เป็นการคาดการณ์ล่วงหน้าเกี่ยวกับผลตอบแทนที่พึงได้รับจากโครงการ โดยผลตอบแทน หมายถึง ผลผลิต (Product) ผลกระทบ (Impact) หรือผลข้างเคียง (Side Effect) ของโครงการ ซึ่งเราสามารถแบ่งการวิเคราะห์ผลตอบแทนที่ได้รับจากโครงการออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
1. ผลตอบแทนโดยตรง (Direct Benefits) หมายถึง ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการจากการดำเนินโครงการฝึกอบรม ซึ่งมักจะถูกกำหนดขึ้นอย่างเป็นรูปธรรมและชัดเจน
2. ผลตอบแทนโดยอ้อม (Indirect Benefits) หมายถึง ผลลัพธ์ตามมาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ โดยอาจจะเป็นผลพลอยได้ในด้านบวกหรือลบต่อองค์การ
การวิเคราะห์ผลตอบแทนจะมีขั้นตอน ตั้งแต่การจำแนกว่าอะไร เป็นผลตอแทนโดยตรงหรือโดยอ้อม การกำหนดค่าผลตอบแทนที่เป็นรูปธรรมหรือเป็นตัวเลขที่คำนวณได้ หรือค่าผลตอบแทนที่ไม่มีตัวตน การติดค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ในการดำเนินงาน ตลอดจนการคำนวณอัตราส่วนระหว่างผลตอบแทนและค่าใช้จ่าย
2.3 การวิเคราะห์ขอบเขตและขนาดของโครงสร้าง (Scope and Program Size Analysis)
พิจารณาความเหมาะสมของขนาดและระยะเวลาการดำเนินงานสำหรับแต่ละกิจกรรม โดยใช้ระยะเวลา ผู้เข้าร่วมโครงการกิจกรรม และงบประมาณเป็นตัวเปรียบเทียบซึ่งกันและกัน
2.) การนำร่อง (Pilot Study)
หมายถึง การนำโครงการฝึกอบรมไปทดลองปฏิบัติกับกลุ่มตัวอย่างของ ผู้เข้าร่วมโครงการฝึกอบรมจริง แต่ลดขนาดและระยะเวลาลง เพื่อศึกษาว่ามีผลกระทบจากการดำเนินงาน เช่น ปัญหา อุปสรรค และข้อจำกัดอะไรเกิดขึ้นบ้าง เพื่อทำการปรับปรุงโครงการฝึกอบรมก่อนนำมาปฏิบัติอย่างเต็มรูปแบบ (Full Scale) การทดลองนำร่องจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดและออกแบบแผนการทดลอง (Experimental Design) ในลักษณะเป็นงานวิจัยเชิงทดลอง (Experimental Research) โดยนิยมใช้แบบสอบถาม และการสังเกตเป็นเครื่องมือและวิธีในการเก็บข้อมูล
ภาพ 2.2 : เทคนิคการประเมินก่อนเริ่มดำเนินงาน ดร.ณัฎพันธ์ เขจรนันทน์ , การประเมินงานฝึกอบรม หน้า30
ปกติการประเมินก่อนการฝึกอบรมอาจไม่ต้องใช้เทคนิคการประเมินโครงการฝึกอบรม ที่ซับซ้อน แต่ผู้ประเมินโครงการฝึกอบรมต้องวางแผนการประเมิน และเริ่มประเมินพร้อมกับการออกแบบและพัฒนาโครงการฝึกอบรม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ได้เป็นแนวทางสำคัญในการปรับปรุงโครงการฝึกอบรม ให้มีความสมบูรณ์และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ก่อนการปฏิบัติงานจริง
