“แหม! เห็นใจแต่ลูกจ้างนะ ไม่เห็นใจเจ้าของกิจการ ที่ต้องแบกภาระท่วมบ่า ทั้งค่าโสหุ้ย ค่าแรงงาน จิปาถะที่สูงขึ้นบ้างเลย!” นี่คือเสียงบ่นของเพื่อนฝูงบางคนของ ผู้เขียนที่เป็นเจ้าของกิจการที่ได้อ่านคอลัมน์ของผู้เขียนเป็นครั้งคราว ซึ่งแสดงความเห็นใจลูกจ้างอยู่เนืองๆ โถ... คุณผู้อ่านขา...ผู้เขียนน่ะเห็นใจทั้ง 2 ฝ่ายแหละค่ะ ดังนั้นสัปดาห์นี้ขอเอาใจฝ่ายนายจ้างบ้างนะคะว่าในยามเศรษฐกิจ ค่อนข้างจะฝืดเคืองนี้ ควรทำอะไรที่สร้างสรรค์มาก กว่านั่งถอนใจไปวันๆ ทั้งเถ้าแก่และพนักงานจะดีกว่าไหม?

ผู้เขียนได้เคยปรารภเมื่อไม่นานมานี้ว่า หากราคาน้ำมันขึ้นถึงลิตรละ 30 บาท เราคงจะเห็นการปิดกิจการของบริษัทห้างร้านเล็กๆ มากขึ้น รวมถึงการ Downsizing หรือการลดขนาดองค์กรของบริษัทขนาดใหญ่และขนาดกลางกันชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งจะมีผลต่อการเจริญเติบโตของธุรกิจอย่างแน่นอน ทั้งนี้สาเหตุมาจากการที่พนักงานจะมีขวัญกำลังใจลดลง ทำให้เกิดความท้อถอยและขาดความกระตือรือร้น ซึ่งจะทำให้พนักงานส่วนใหญ่จะมีอาการ “เช้าชามเย็นชาม” คือทำงานซังกะตายไปวันๆ อันไม่เป็นผลดีต่อธุรกิจและเศรษฐกิจโดยรวม เพราะในยามที่ธุรกิจ ไม่ค่อยรุ่งเรือง เป็นเวลาที่ต้องการความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ และกำลังใจ ที่จะผลักดันบริษัทให้ยืนหยัดและก้าวต่อไปได้ แทนที่จะฟุบตามเศรษฐกิจไปด้วย เลยยิ่งแฟบไปกันใหญ่...

เรื่องของการสรรค์สร้างองค์กรและพนักงานให้มีไฟและมีความยืดหยุ่น พร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงนี้ David K. Hurst ได้เขียนหนังสือเล่มหนึ่งไว้ชื่อว่า “Crisis and Renewal: Meeting the Challenge of Organizational Change” ซึ่งเป็นเรื่องของการสร้างระบบการบริหารจัดการองค์กรให้มีความยืดหยุ่น เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ที่สามารถพลิ้วไหวตอบรับการเปลี่ยนแปลงและวิกฤตต่างๆ ได้ แม้จะเป็นหนังสือที่เขียนไว้เมื่อปี 1995 แต่ยังมีเนื้อหาทันสมัยกับเหตุการณ์ปัจจุบันเพราะ “การเปลี่ยนแปลง คือ นิรันดร์” (Change is eternal.) Hurst ได้แสดงแบบจำลองแสดงการเปรียบเทียบองค์กร 2 แบบ คือ

1. แบบเน้นประสิทธิภาพ (Efficient Performance)

2. แบบเน้นการเรียนรู้ (Learning Organization)

จากการสังเกตของ Hurst ซึ่งสอดคล้องกับ “Guru” ทางด้านการจัดการอีกหลายท่าน เห็นพ้องว่า องค์กร ส่วนมากยังมีโครงสร้าง รูปแบบการทำงาน และวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นประสิทธิภาพ (Efficiency) อยู่ แต่ในขณะเดียวกันก็มีหลายองค์กรที่ได้พัฒนาตนเองเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ และประสบความสำเร็จในธุรกิจ เพราะมีความยืดหยุ่นปรับตัวรุก-รับได้ทุกสถานการณ์ ยกตัวอย่างเช่น บริษัท Cisco Systems โดย John Chambers ที่เป็น CEO ได้กล่าวว่า กฎของการแข่งขันในเกมธุรกิจในยุคนี้นั้น องค์กรที่จะประสบความสำเร็จต้องมีคุณสมบัติเหล่านี้ คือ

l โครงสร้างการบริหารองค์กรต้องถูกออกแบบโดยมีสมมติฐานอยู่ที่ว่า สิ่งแวดล้อมธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และไม่มีอะไรเสถียร

l การจัดระบบภายในองค์กรเน้นการสร้างเครือข่าย (Networks) ระหว่างพนักงาน และไม่เน้นหรือพยายามหลีกเลี่ยงการมีชั้นการบังคับบัญชาหลายชั้น (Hierarchy)

l การทำงานขององค์กรเน้นการพึ่งพาอาศัย สนับสนุนซึ่งกันและกัน (Interdependencies)

บริษัท Cisco Systems นั้นผ่านร้อนหนาวและมรสุมธุรกิจมาหลายครั้งหลายครา แต่ก็สามารถยืนหยัดคงความเป็นผู้นำได้เพราะการมีโครงสร้าง ระบบบริหาร และวัฒนธรรมที่เอื้อต่อการปรับเปลี่ยนตัวเองให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วนี่เอง ซึ่งบทเรียนนี้น่าจะเป็นสิ่งที่ผู้บริหารบ้านเราสามารถนำมาใช้ในการปรับปรุง และพัฒนาบริษัทให้มีความแข็งแกร่งต้านพิษและ ขับพิษเศรษฐกิจได้ โดยมีข้อเสนอแนะดังนี้ คือ

1.ปรับโครงสร้างองค์กรที่เคยบริหารแบบแนวตั้ง (Vertical Structure) ซึ่งจัดเอาคนที่มีความเชี่ยวชาญอย่างเดียวกันอยู่ในแผนกเดียวกัน (Functional) และ มีชั้นการบังคับบัญชา (Hierarchy) หลายชั้น ซึ่งการ ทำงานแบบนี้ทำให้แต่ละแผนกต่างคนต่างทำงาน ขาดการประสานงานข้ามแผนก ให้พัฒนาเป็นโครงสร้างแบบแนวราบ (Horizontal Structure) ที่จัดให้มีการสื่อสารร่วมมือกันระหว่างแผนกมากขึ้น ซึ่งการปรับโครงสร้างนี้ไม่ จำเป็นว่าต้องทำลายโครงสร้างเก่า ยุบเลิกตำแหน่งต่างๆ อย่างที่ผู้บริหารหลายคนเข้าใจกัน และทำให้พนักงานที่ต้องสูญเสียตำแหน่งมีความรู้สึกต่อต้าน แต่เป็นการ พัฒนาปรับปรุงการสื่อสาร สร้างระบบประสานงานที่ดีให้เกิดขึ้น ทำให้มีการสื่อสารระหว่างแผนกมากขึ้น และในขณะเดียวกันควรมีการกระจายอำนาจให้พนักงานแต่ละระดับมากขึ้น เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ

2.ปรับระบบการทำงานที่เน้นทำตามกฎระเบียบและหน้าที่ประจำ ให้พนักงานมีอิสระและอำนาจในการตัดสินใจ เพื่อทำงานให้เหมาะกับสถานการณ์มากขึ้น ทั้งนี้ผู้เขียนขอเน้นว่า หากผู้บริหารต้องการพัฒนาบริษัทของท่านให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่มีความยืดหยุ่น มีภูมิปัญญา และมีความรวดเร็วฉับไวในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงแล้ว ผู้บริหารต้องลดอัตตาลงและเปิดใจกว้าง กล่าวคือ ไม่หวงอำนาจ ต้องรู้จักกระจายอำนาจให้ลูกน้องแต่ละ ตำแหน่งตามความเหมาะสม เพราะถ้ายังหวงอำนาจ ไม่ไว้ใจใคร ทุกอย่างต้องทำเอง รับรองได้เลยว่า ไม่ทันการแน่นอน ดังนั้นผู้บริหารพึงหัดกระจายอำนาจ ให้ลูกน้อง หากลูกน้องยังไม่พร้อมก็ต้องมีการพัฒนา ฝึกอบรมเขาให้มีวุฒิภาวะโดยเร็ว ขืนทำงานเป็นศิลปินเดี่ยวคงจะอยู่ได้ไม่นาน

3.ปรับแนวทางการทำงานที่เป็นแบบทางการเน้นระบบ (Systems) ให้เป็นการทำงานแบบเน้นเครือข่ายความสัมพันธ์ (Networks) เพื่อความสมานฉันท์ ทำงานแบบเป็นทีมเดียวกัน ให้เน้นการมีสัมพันธภาพ การสื่อสารที่ดีของพนักงานทั้งในแผนกเดียวกันและข้ามแผนก เพราะการทำงานตามระบบระเบียบอย่างเคร่งครัดเกินขนาด ไม่เหมาะกับสภาพแวดล้อมธุรกิจปัจจุบันที่ แข่งขันรุนแรง องค์กรที่ประสบความสำเร็จพึงมีพนักงานที่ทำงานโดยมีจิตสำนึก (Spirit) และสามัญสำนึก (Common Sense) มากกว่าทำตามระบบหรือตามคำสั่ง การที่พนักงานมีสัมพันธภาพที่ดีต่อกันทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปได้รวดเร็ว ทำงานได้ไม่สะดุดเหมือนผ้าที่ไร้ตะเข็บ (Seamless Organization)

4.ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ โดยมากแล้วเรื่องของการกำหนดกลยุทธ์เพื่อการแข่งขันธุรกิจมักเป็นกิจกรรม ที่สงวนไว้สำหรับผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น หากท่าน ต้องการให้บริษัทเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ควรค่อยๆ ดึงพนักงานทุกระดับให้เข้ามามีส่วนร่วมในการคิดค้นกลยุทธ์ธุรกิจ อันจะเป็นการพัฒนาให้พวกเขามีการ เรียนรู้ทางธุรกิจมากขึ้น และพัฒนาให้เป็น “เชาวน์ธุรกิจ” (Business Sense) ได้ในที่สุด

5.ปรับวัฒนธรรมองค์กรให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น หากผู้บริหารได้ทำการปรับเปลี่ยนองค์กรในเรื่องต่างๆ ทั้ง 4 ประเด็นที่กล่าวมาแล้ว นั่นคือผู้บริหารได้ทำการปรับสภาพแวดล้อมการบริหารและวัฒนธรรมองค์กรแล้วนั่นเอง และสำหรับในข้อ 5 นี้ จะเน้นเรื่องบทบาทของ ผู้บริหารที่จะสื่อสารปณิธาน ค่านิยมขององค์กรที่เน้นให้พนักงานใฝ่รู้ มีความคิดสร้างสรรค์ กล้าวิจารณ์ กล้าเสี่ยงทำสิ่งใหม่ๆ เพื่อสร้างองค์ความรู้ใหม่มากขึ้น ซึ่งถือเป็นการประกาศค่านิยมใหม่ขององค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างแท้จริง

และขอฝากไว้ในลำดับสุดท้ายนี้ว่า เคล็ดลับสำคัญ ที่สุดของการปรับเปลี่ยนใดๆ ในองค์กรนั้น ก็คือตัวของ ผู้บริหารนั่นเอง ที่ต้องทำตัวเป็นแบบอย่าง คือใจกว้าง รับฟังความเห็นและกระจายอำนาจให้มากขึ้นเท่านี้เอง... ผู้บริหารฟังแล้วเปลี่ยนด้วย

ที่มา : jobjob.co.th