วิธีการเขียนบรรยายรายละเอียดในการบรรยายลักษณะงาน
คำบรรยายลักษณะงานที่ดีควรจะมีลักษณะ 4 C คือ มีความถูกต้อง (Correct) ความชัดเจน (Clear) รัดกุม (Concise) และสมบูรณ์ (Complete) ซึ่งมีหลักการเขียน ดังนี้
1. ความถูกต้อง (Correct)
ต้องไม่มีข้อโต้แย้งใดๆ ในเรื่องความถูกต้องจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งผู้เขียน ผู้รับรอง และบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง
2. ความชัดเจน (Clear)
สามารถเขียนให้เข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบได้โดยแจ่มแจ้ง ชัดเจน ปราศจากข้อสงสัย หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำคำถามไม่สื่อความหมาย เช่น ยากมากค่อนข้างมาก เป็นต้น ต้องพยายามชี้แจงให้ได้ว่าประกอบด้วยอะไร ยากหรือง่ายอย่างไรเนื่องจากอะไร ถ้าจำเป็นต้องใช้ถ้อยคำทางวิชาการ ควรมีคำอธิบายให้เข้าใจ หรือยกตัวอย่างที่จำเป็นเป็นข้อความที่จะแสดงให้เห็นความแตกต่างหรือลักษณะงานที่เป็นหลักของตำแหน่ง
3. รัดกุม (Concise)
การบรรยายเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของงานอย่างละเอียดชัดเจนในหลักการข้างต้น ต้องไม่ใช่การอธิบายเกินความเป็นจริง แต่หมายถึงการบรรยายงานในลักษณะที่สั้นและเข้าใจง่าย ทุกถ้อยคำมีความหมายไม่อธิบายอย่างวกวน
4. สมบูรณ์ (Complete)
การบรรยายลักษณะงานจะต้องครอบคลุมงานทุกด้านในตำแหน่งนั้น ทั้งงานประจำและงานที่ปฏิบัติเป็นครั้งคราว โดยเรียงลำดับตั้งแต่งานหลัก งานรองโดยบรรยายตามกระบวนการปฏิบัติของงานแต่ละงาน
5. ลักษณะของประโยคที่เขียนบรรยายหน้าที่และความรับผิดชอบ
ไม่ควรเขียนยืดยาว ควรเขียนให้สั้น กะทัดรัด ได้ใจความ โดยยึดหลักเกี่ยวกับการเขียนรูปประโยคของภารกิจของงาน คือ คำกริยา กรรม ผลของการกระทำ เครื่องมืออุปกรณ์ที่ใช้ หรือแนวทางในการทำงาน การเขียนควรเริ่มต้นด้วยคำกิริยา ซึ่งแสดงการกระทำโดยตรง และพึงหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ไม่มีความหมาย หรือเป็นคำซ้ำ
6. รูปแบบการบรรยายอาจเป็นทั้งเขียนบรรยายแบบย่อหน้าหรือเขียนเป็นหัวข้อก็ได้
แต่อย่างไรก็ตาม การเขียนแยกเป็นหัวข้อ ทำให้เห็นหน้าที่ต่างๆ ได้ชัดเจนขึ้น
7. ไม่ควรใช้ถ้อยคำกำกวม
ตีความหมายได้หลายนัย ถ้อยคำที่มีความหมายหลายนัยพึงหลีกเลี่ยง คำเหล่านี้ “จัดการ” “ประสานงาน” “ช่วยเหลือ” “เตรียม” “ดำเนินการ” “จัดเตรียม” เป็นต้น แต่หากจำเป็นต้องใช้ควรอธิบายขยายความเพิ่มเติมให้ชัดเจน
8. ถ้อยคำที่ใช้ไม่ควรเป็นคำศัพท์เทคนิคทางวิชาการมากเกินไป
หากจำเป็นต้องใช้ควรอธิบายไว้ด้วย
9. ควรใช้ถ้อยคำที่เฉพาะเจาะจง
หากระบุเป็นเชิงปริมาณได้ควรระบุไว้ ควรหลีกเลี่ยงคำที่เป็นนามธรรม
10. ควรเขียนเพื่อให้อ่านเข้าใจ
มิใช่เพื่อประทับใจ
11. คำทุกคำควรจะมีความหมาย
เป็นคำที่ใช้บรรยายที่จะนำไปสู่การทำงานให้ประสบผลสำเร็จ
ที่มาจาก : การวิเคราะห์งาน โดย สุภาพร พิศาลบุตร
