ค้นหางาน ตำแหน่งงาน:
กลุ่มงาน : ประเภท :  
 ภาค:
ค้น:



Google Groups สมัครสมาชิกไปยัง กลุ่มบริหารทรัพยากรมนุษย์ ประเทศไทย
อีเมล์:
ดูเอกสารที่เก็บรวบรวมไว้ ที่ groups.google.co.th
ร่วมสนทนาแลกเปลี่ยนความรู้ เอกสาร และประสบการณ์ทำงาน ไม่จำกัดสาขาอาชีพ


การกรอกข้อมูลลงใบแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่งานอย่างไร

การกรอกข้อมูลลงใบแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่งานอย่างไร | การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ โดย SIAMHRM.COM :- ข้อมูลเกี่ยวกับ การกรอกข้อมูลลงใบแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่งานอย่างไร, บทความ การกรอกข้อมูลลงใบแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่งานอย่างไร, ตัวอย่าง การกรอกข้อมูลลงใบแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่งานอย่างไร, บริหารงานบุคคล, บริหารทรัพยากรมนุษย์




ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก  สำหรับการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานเพราะ ถ้ากรอกข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนแล้ว จะทำให้คุณค่าของใบกำหนดหน้าที่งานนั้นลดลงไปทันที และจะส่งผลกระทบต่อการนำใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้งานในอนาคตต่อไป 
นอกจากนี้การกรอกข้อมูลต้องอาศัยเทคนิคและวิธีการหลายอย่างสนับสนุน  ไม่ใช่ว่าอยู่อยู่แล้วจะกรอกข้อมูลมูลลงทันที บางเรื่องอาจจะต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนในการวิเคราะห์ข้อมูลมาก่อนที่จะนำมากรอกลงในแบบฟอร์ม
 
เพื่อให้ท่านทราบเทคนิคต่างๆในการกรอกข้อมูลลงในใบกำหนดหน้าที่งานอย่างละเอียดทุกขั้นตอน ผมจะขออธิบายเป็นข้อๆ ตามลำดับของข้อมูลในแบบฟอร์มดังนี้

ข้อมูลทั่วไป  (Job  Title)

 

    ·  ชื่อตำแหน่ง   สังกัด   ( ฝ่าย /  ส่วน )
ควรระบุชื่อทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ   และชื่อควรมีความสัมพันธ์กับระดับตำแหน่งที่กำหนด  และชื่อเป็นที่เข้าใจง่าย  บ่งบอกถึงลักษณะงานที่รับผิดชอบ
 
    ·  ผู้บังคับบัญชา
ให้กรอกชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชา   ไม่ต้องระบุชื่อผู้บังคับบัญชา
 
    · ระดับ
ระบุระดับของตำแหน่งงานนั้นๆ  ว่าอยู่ในระดับใด
 
วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน   (Job  Purpose)
 
    ให้เขียนขอบเขตความรับผิดชอบโดยรวมของตำแหน่งงานนี้   พร้อมกับอธิบายว่าวัตถุประสงค์ของงานที่รับผิดชอบนั้นทำเพื่ออะไร  ทั้งนี้เพื่อให้เห็นว่าองค์กรมีตำแหน่งงานนี้ขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์อะไร
 
ตำแหน่ง :  ช่างซ่อมบำรุงไฟฟ้า
วัตถุประสงค์ของงานคือ
    "รับผิดชอบการตรวจสอบและซ่อมบำรุงรักษาอุปกรณ์และระบบไฟฟ้าภายในโรงงาน เพื่อให้ระบบไฟฟ้าของโรงงานสามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง"
 
ตำแหน่ง : เจ้าหน้าที่สรรหา
วัตถุประสงค์ของงานคือ
    "รับผิดชอบการสรรหา การคัดเลือก และการว่าจ้างพนักงานใหม่ให้กับหน่วยงานต่างๆเพื่อให้ได้คนตรงตามที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด"
 
ตำแหน่ง :  ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ
วัตถุประสงค์ของงานคือ
"รับผิดชอบการวางแผนในการสรรหาและคัดเลือกผู้ขายใหม่ การเจรจาต่อรอง การดำเนินการจัดซื้อ และการวางแผนการส่งมอบสินค้า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ในหน่วยงานต่างๆ"
 
 
ความรับผิดชอบหลัก
 
    หน้าที่หลัก (Key Responsibilities)
      หน้าที่หลักหมายถึง กลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานนั้น  สามารถแบ่งออกได้เป็นกี่กลุ่ม เช่น
 
       ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ  แบ่งหน้าที่หลักได้ เป็นกลุ่มๆ ได้ดังนี้
 
     1.  การหาผู้ขายใหม่
     2.  การดำเนินการจัดซื้อ
     3.  การส่งมอบ
     4.  การพัฒนาผู้ขาย
               
        ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์  แบ่งหน้าที่หลักได้ เป็นกลุ่มๆ ได้ดังนี้
 
      1.  การสรรหาคัดเลือก
      2.  การบริการค่าตอบแทน
      3. การฝึกอบรมและพัฒนาฯ
      4. การบริหารสวัสดิการและแรงงานสัมพันธ์
 
 
ในกรณีที่เป็นตำแหน่งงานใหม่ หรือตำแหน่งที่มีอยู่ในปัจจุบัน แต่เราไม่ทราบว่ากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่ามีกี่กลุ่ม สามารถวิเคราะห์หน้าที่หลักได้ดังนี้
1.)  กำหนดกิจกรรมหรืองานที่ตำแหน่งงานนั้นๆ จะต้องทำว่ามีอะไรบ้าง
2.)  จัดกลุ่มของกิจกรรมที่มีลักษณะเหมือนกันอยู่ด้วยกัน
3.)  ตั้งชื่อหน้าที่งานหลัก
 
 
กำหนดกิจกรรมหลัก   (Key  Activities)
 
        หมายถึง  การกำหนดว่าในแต่ละหน้าที่งานหลักนั้น  จะต้องทำกิจกรรมหลักอะไรบ้าง  ทั้งนี้ เพื่อให้ทราบว่าขอบเขตหน้าที่งานหลักว่ามีมากน้อยเพียงใด  เช่น
 
 
 กำหนดผลความคาดหวัง  (Expected  Results)
        หมายถึง  การวิเคราะห์ว่าองค์การต้องการอะไรจากหน้าที่งานหลักและกิจกรรมที่ทำในหน้าที่งานนั้นๆ
 
 
 
 ความยากของงาน  (Major   Challenges)
        
ให้วิเคราะห์งานในตำแหน่งนี้มีความยากกว่างานอื่นๆในองค์การอย่างไร เช่น
 
ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ  ยากตรงที่
    1.  ต้องสร้างผลประโยชน์สูงสุดให้กับองค์การ และต้องรักษาสัมพันธ์ภาพที่ดีกับผู้ขาย
    2.  ต้องทำงานตอบสนองความต้องการของทุกหน่วยงานภายในเงื่อนไขเวลา
    3.  ต้องระมัดระวังในการติดต่อสัมพันธ์กับผู้ขาย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดซื้อที่ไม่โปร่งใส
 
ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์  ยากตรงที่
     1.  ต้องทำงานภายใต้ความกดดันระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง ซึ่งมีความขัดแย้งเรื่องผลประโยชน์
     2.  ต้องสามารถร่วมงานกับทุกคนในองค์การได้
     3.  ต้องรับผิดชอบดูแลพนักงานทุกคนในองค์การทั้งในและนอกเวลางาน
     4.  เป็นคนกลางในการถ่ายทอดเจตนารมณ์ฝ่ายหนึ่งไปยังฝ่ายหนึ่ง
 
การกำหนดความยากของงานนี้ จะถูกนำไปใช้ในการวิเคราะห์หาความสามารถ (Competency) ของตำแหน่งงาน ต่อไป
 
 
ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา  (Subordinate’s  Responsibilities)
    ให้เขียนสรุปงานในภาพรวมของผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละตำแหน่งงานว่า  แต่ละตำแหน่งรับผิดชอบงานด้านไหน  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ดำรงตำแหน่งใหม่สามารถมองเห็นภาพรวมของหน่วยงานได้
 
 
ผังการบริหารงาน   (Organization  Chart)
    
        ถ้าองค์การใดมีผังการบริหารงานที่ดีอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ในใบกำหนดหน้าที่งานก็ได้ หรืออาจจะใส่ไว้ แต่อาจอ้างอิงเอกสารผังการบริหารที่มีอยู่ในระบบก็ได้ แต่ถ้าไม่มีผังการบริหารงานที่ละเอียดรองรับ ขอแนะนำว่าควรจะใส่ไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน ซึ่งถ้าระบุไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน อาจจะมีข้อเสียบ้างสำหรับองค์การที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการบริหารงานบ่อยๆ เพราะต้องแก้ไขใบกำหนดหน้าที่งานของทุกตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง
        ถ้าจะใส่ผังการบริหารงานไว้ในใบกำหนดหน้าที่ ผังการบริหารงานควรจะตอบคำถามดังนี้ได้
        -    ตำแหน่งงานนี้ขึ้นตรงต่อตำแหน่งใดบ้าง
        -    มีตำแหน่งอะไรบ้างที่ต้องทำงานร่วมกับตำแหน่งงานนี้
        -    ตำแหน่งงานนี้ต้องควบคุมดูแลตำแหน่งใดบ้าง
 
ขอแนะนำเพิ่มเติมว่าผังการบริหารงานควรจะใส่เฉพาะตำแหน่งในบางระดับ โดยเฉพาะระดับที่มีผู้ใต้บังคับบัญชา
 
 
การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น  (Working  Relationship)
 
        -  องค์กร/หน่วยงาน  (ภายใน/ภายนอก)
            ให้กรอกชื่อองค์กร / หน่วยงาน  ซึ่งอาจจะเป็นหน่วยงานภายในหรือภายนอกก็ได้   โดยเลือกหน่วยงานที่ต้องติดต่อบ่อยๆ  หรือหน่วยงานหลักที่ตำแหน่งงานนั้นต้องติดต่อ
 
        -  งานที่ต้องติดต่อ
            ให้ระบุว่าต้องติดต่องานเรื่องอะไรกับแต่ละหน่วยงาน  เช่น  ส่งเอกสาร  เก็บเงิน  ฯลฯ
 
        -  ความถี่
            ให้ระบุความถี่ในการติดต่องานแต่ละงานว่าบ่อยแค่ไหน  เช่น  ทุกวัน  ทุกสัปดาห์  ทุกเดือน  ฯลฯ
 
 

คุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่ง

การกำหนดวุฒิการศึกษา  (Education)
 
    ให้กำหนดวุฒิการศึกษาขั้นต่ำที่ต้องการ  ไม่ใช่กำหนดจากวุฒิการศึกษาของผู้ดำรงตำแหน่งในปัจจุบัน ควรระบุให้ชัดเจนว่าวุฒิการศึกษาอะไร  สาขาอะไร   เช่น   ปริญญาตรีบริหารธุรกิจ   สาขาการบัญชี
การกำหนดวุฒิการศึกษา  ไม่ควรกำหนดว่า  สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง”  เพราะจะทำให้เกิดความสับสนในการนำเอาคุณสมบัติข้อนี้ไปสรรหาคน    เพราะต้องไปตีความกันอีกว่า  “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง”  คืออะไร
 
กำหนดประสบการณ์   (Working  Experience)
    ควรกำหนดประสบการณ์โดยพิจารณาจากลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้นๆ  ไม่ควรกำหนดจากประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ    หากต้องการคนที่มีประสบการณ์ควรระบุให้ชัดเจน  หากไม่จำเป็นไม่ต้องระบุ
 
 
ความสามารถประจำตำแหน่ง  (Job  Competencies)    
   ความสามารถประจำตำแหน่งพิจารณาจาก
 
1.  กำหนดความสามารถที่น่าจะมี   (Competencies)
     โดยการตั้งคำถามว่า   ถ้าจะให้ได้ผลงานตามที่คาดหวังแล้ว  ผู้ดำรงตำแหน่งงานนี้จะต้องมีความสามารถอะไรบ้าง
 
2.  คัดเลือกความสามารถหลัก   (Key   Competencies)
       เมื่อวิเคราะห์ได้แล้วว่าความคาดหวังแต่ละกลุ่มนั้น มีความสามารถอะไรบ้าง  ให้หาตัวชี้วัดความสามารถหลักของตำแหน่งงาน  โดยดูจากภาพรวมของความสามารถ  ดังนี้
 
        1.1   พิจารณาจากความสามารถที่ซ้ำกันมากที่สุด   หมายถึง  ความสามารถที่เป็นความต้องการของทุกกลุ่มผลความคาดหวัง
 
        1.2   พิจารณาจากความท้าทายหรือความยากของงานที่ระบุไว้ในช่วงแรก เพื่อดูว่าความท้าทายทุกตัวมีความสามารถรองรับครบหรือยัง
 
 
 
จากการวิเคราะห์ความสามารถตัวที่ซ้ำกันจะพบว่ามีอยู่  4  ตัวหลัก  คือ
        ·  การวางแผน
        ·  การเจรจาต่อรอง
        ·  การติดตามงาน
        ·  การประสานงาน  
 
 
        นำเอาความสามารถที่วิเคราะห์ได้  ไปตรวจสอบกับความท้าทาย หรือความยากของงานอีกครั้งหนึ่งว่า  ความท้าทายหรือความยากทุกตัวมีความสามารถรองรับเพียงพอแล้วหรือยัง
 
 
 
    จากตารางจะเห็นว่า ความสามารถที่วิเคราะห์ได้จากผลที่คาดหวังของตำแหน่งงานยังไม่สามารถครอบคลุม หรือรองรับความท้าทาย / ความยากของงานทั้งหมดได้   จึงต้องมีการเพิ่มความสามารถเพิ่มเติมอีก 2 ข้อ  คือ 
 
        -   มนุษยสัมพันธ์   ไม่ได้เป็นตัวซ้ำในการวิเคราะห์จกผลที่คาดหวัง   แต่มีความสำคัญต่อการรักษาสัมพันธภาพ 
    ที่ดีกับผู้ขาย
 
        -   ความละเอียดรอบคอบ  เป็นความสามารถที่เข้ารองรับเรื่องความยากในการระมัดระวังในการติดต่อกับผู้ขาย   เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาจัดซื้อที่ไม่โปร่งใส 
 
ดังนั้น  ความสามารถประจำตำแหน่ง  ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ  มีทั้งหมด 6  ตัว  คือ
        -   การวางแผน
        -   การเจรจาต่อรอง
        -   การติดตามงาน
        -   การประสานงาน
        -   มนุษยสัมพันธ์
        -   ความละเอียดรอบคอบ
 
 
 กำหนดคุณสมบัติอื่นๆ  (Other)
 
    ไม่จำเป็นต้องระบุไว้ในทุกตำแหน่ง  ควรระบุเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ  ควรระบุเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ  นอกเหนือจากความสามารถประจำตำแหน่งนั้นๆ  วุฒิการศึกษา  และประสบการณ์การทำงานเท่านั้น       เช่น    -   มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์
                                       -  ทักษะการใช้ภาษาอังกฤษ
 
 
 
 
ข้อควรระวัง
 
1.  การกำหนดวุฒิการศึกษาควรกำหนดให้เป็นมาตรฐาน ไม่ต้องกำหนดไว้ว่า “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง”  เพราะจะทำให้สับสนในการนำเอาคุณสมบัติข้อนี้ไปสรรหาคน เราะต้องตีความกันไปอีกว่า “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง” คืออะไร ถ้าตีความถูกก็ดีไป แต่ถ้าตีความผิด อาจทำให้ท่านต้องเสียเวลาในการสรรหาคนก็ได้
 
2. การกำหนดคุณสมบัติที่เราต้องการไม่มีทางเป็นไปได้  เพราะบางคนกำหนดคุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่งสูงเสียจน ผู้ที่ทำหน้าที่สรรหานึกไม่ออกเลยว่าในโลกนี้จะมีคนแบบนี้หรือไม่ เช่น
วุฒิการศึกษาปริญญาตรีบริหารธุรกิจ สาขาบัญชีต้นทุน และปริญญาโท ด้านการจัดการระบบสารสนเทศ ประสบการด้านจัดซื้อเครื่องจักรในอุตสาหกรรมเหล็ก  ไม่ต่ำกว่า 10 ปี
 
3. การกำหนดประสบการณ์ อย่ากำหนดจากประสบการณ์ของผู้ดำรงตำแหน่งงานในปัจจุบันเป็นเกณฑ์ เช่น วุฒิการศึกษา ปวช. ประสบการณ์ทำงานจัดซื้อไม่ต่ำกว่า 15 ปี อย่างนี้คงจะหาใครไม่ได้เลยนอกจากคนปัจจุบัน
ดังนั้น   จึงควรกำหนดประสบการณ์โดยพิจารณาจากลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้นๆว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องหาคนที่มีประสบการณ์เข้ามาทำงานถ้าไม่จำเป็น ก็ไม่ต้องระบุ แต่ถ้าต้องการคนที่มีประสบการณ์ ควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นประสบการณ์ในการทำงานเพียงอย่างเดียวหรือ ต้องการระบุว่าประสบการณ์ทำงานในด้านไหน อุตสาหกรรมใด เช่น
 
        -  ประสบการณ์ด้านงานจัดซื้อไม่ต่ำกว่า 8 ปี และ
        -  เคยดำรงตำแหน่งระดับผู้จัดการด้านจัดซื้อมาแล้วไม่น้อยกว่า 2 ปี และ
        -  เคยผ่านงานด้านการจัดซื้อในโรงงานอุตสาหกรรมมาแล้วอย่างน้อย 2 ปี
    
 


อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ  Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์  แสนทอง
 


ไฟล์ประกอบ : มีไฟล์ดาวน์โหลดประกอบ Download File: โหลดไฟล์ ประกอบ ที่นี่




จำนวนผู้ชม 47506 ครั้ง




ข้อมูลบทเรียนออนไลน์ในหมวดหมู่เดียวกัน



ผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ






เลือกประเภท:




คุณลืม Username/Password?

สมาชิกลงทะเบียน (ฟรี)


กรุณาเข้าระบบก่อนใช้งานทุกครั้ง


Connection

   

ค้นหาตำแหน่งงาน


คำค้น :
Web
siamhrm.com
jobsiam.com

ติดต่อเรา

สยามเอชอาร์เอ็ม
เวลาเปิดทำการ 9.00-17.00 น.(จ-ส)



หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี:
หมายเลข 13 หลัก 0992001714965


พานิชย์อิเลคทรอนิกส์ :
0101549820078

เข้าสู่ปีที่ 20
เว็บไซต์หางาน สมัครงาน


มั่นใจ ในบริการของเรา.


อัพเดท วันที่ 11 พฤษภาคม 2564

ผู้ใช้งาน 55145 บริษัท
ผู้ฝากประวัติ (Resume) 128486 คน