ขั้นตอนที่ 1 กำหนดแนวทางในการเก็บรวบรวมข้อมูล
วิธีการเก็บข้อมูลสามารถเลือกใช้ได้หลายวิธี ดังนี้
1. การสัมภาษณ์เป็นรายบุคคล (One-by-One interview)
อาจจะใช้ในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือการสัมภาษณ์แบบที่เผชิญหน้ากัน ก็ได้
ข้อดี
- ผู้สัมภาษณ์ไม่อึดอัดที่จะพูด หรือให้ข้อมูล
- สามารถเจาะรายละเอียดของข้อมูลได้มาก
ข้อจำกัด
2. การสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม (Focus group)
จำนวนคนสำหรับการสัมภาษณ์เป็นกลุ่มควรอยู่ในระหว่าง 5 -9 คน เพราะถ้าน้อยเกินไปก็อาจจะเปิดโอกาสให้ใครบางคนมีอิทธิเหนือกลุ่ม แต่ถ้าจำนวนคนมากเกินไป อาจจะทำให้คนแต่ละคนมีเวลาพูดน้อย ได้ข้อมูลไม่เต็มที่
ข้อดี
- ได้ข้อมูลที่เกิดจากความคิดเห็นร่วมของกลุ่มคน ซึ่งอาจจะหาไม่ได้จากการสัมภาษณ์เป็นรายบุคคล
- ใช้เวลาไม่มาก แต่ได้จำนวนคนมากกว่า
ข้อจำกัด
- คนบางคนอาจไม่กล้าแสดงออกเมื่ออยู่ต่อหน้ากลุ่ม หรืออาจจะมีบุคคลที่เขารู้สึกเกรงใจอยู่ในที่ประชุม
- บางครั้งอาจจะได้ข้อมูลที่เป็นกลางๆ มากเกินไป เพราะเป็นความเห็นของกลุ่ม ที่เกิดจากการประนีประนอมระหว่างบุคคลในกลุ่มเอง
ตัวอย่าง คำถามในการสัมภาษณ์รายบุคคล
- งานหลักที่คุณรับผิดชอบคืออะไร ?
- คุณคิดว่าอะไรคือความยากหรือความท้าทายของงานในตำแหน่งงานนี้ ?
- คุณเคยเจอปัญหาอะไรบ้างจากการทำงานในตำแหน่งงานนี้ และคุณจัดการกับปัญหาเหล่านั้น อย่างไร ?
- ปัญหาไหนที่คุณประสบความสำเร็จในการจัดการ เพราะอะไร ?
- ปัญหาไหนที่คุยไม่ค่อยประสบความสำเร็จในการจัดการ เพราะอะไร?
- คุณคิดว่าคนที่จะทำงานในตำแหน่งนี้ดี เขาควรจะเป็นคนอย่างไร ? เพราะอะไร?
- คุณคิดว่าคนแบบไหนที่ไม่น่าจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งนี้ เพราะอะไร ?
- ความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมอะไรบ้างที่คนที่จะประสบความสำเร็จในตำแหน่งงานนี้ควรจะมี ? เพราะอะไร ?
- ฯลฯ
ตัวอย่าง การตั้งคำถามในการทำ Focus Group
- ท่านคิดว่าความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งงาน .......... คืออะไร ?
- ท่านคิดว่าคนที่ดำรงตำแหน่ง ......... ควรจะมีทักษะหรือความรู้อะไรบ้าง ? เหตุผล ?
- ขอให้ยกตัวอย่างความสำเร็จในการแก้ไขปัญหาของผู้ดำรงตำแหน่งนี้ในรอบ 6 เดือนที่ผ่านมา และทำไมท่านจึงคิดว่าเขาประสบความสำเร็จในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว
- มีปัญหาอะไรบ้างที่เกิดขึ้นกับตำแหน่ง ........ แล้วผู้ดำรงตำแหน่งไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้สำเร็จ เพราะอะไร ?
- อะไรคือความแตกต่างระหว่างคนที่ประสบความสำเร็จและไม่สบความสำเร็จในการดำรงตำแหน่ง ....... ?
- ผู้ดำรงตำแหน่ง ........ ต้องติดต่อกับหน่วยงานไหนบ้าง อะไรคือปัจจัยสู่ความสำเร็จในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน ?
- ฯลฯ
เทคนิคกาตั้งคำถาม
1. ควรจะเตรียมคำถามไว้ล่วงหน้าว่าจะถามอะไรบ้าง ควรจะถามคำถามไหนก่อนหลัง แต่ละคำถามควรจะใช้เวลา
ประมาณเท่าไหร่
2. ควรถามทั้งคำถามปลายเปิดและคำถามปลายปิด
- คำถามปลายเปิด (Opened-Ended Question) เป็นการถามเพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้อธิบายรายละเอียดต่างๆ ที่เราต้องการเช่น ขอให้เล่าให้ฟังหน่อยครับ ว่างานที่คุณรับผิดชอบหลักๆ มีอะไรบ้าง ?
- คำถามปลายปิด (Closed-Ended Question) เป็นการตั้งคำถามเพื่อต้องการให้มั่นใจว่าสิ่งที่เราเข้าใจนั้นถูกต้องหรือไม่ ?
เช่น คุณคิดว่าคนที่ทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องเป็นคนที่ประสานงานเก่งใช่หรือไม่ ?
3. ถ้าเราจะถามเรื่องหรือเหตุการณ์ในอดีต จะต้องถามให้ครอบคลุมประเด็นดังต่อไปนี้
- ทำอะไร (What)
- ทำอย่างไร (How) และพยายามถามเพื่อให้ทราบว่าผู้ถูกสัมภาษณ์นั้นมีบทบาทในเรื่องนั้นๆอย่างไร
- ผลออกมาเป็นอย่างไร ( Results)
เช่น คุณเคยเจอปัญหาในการบริหารคนอย่างไรบ้าง (รอฟังคำตอบ) คุณจัดการอย่างไร (รอฟังคำตอบ) และผลออกมาเป็นอย่างไร ?
4. ในกรณีของการสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม (Focus Group) ควรตั้งคำถามให้ทุกคนมีส่วนร่วม และอย่าตำหนิ
ความเห็นเห็นของใครในที่ประชุม
ข้อมูลอ้างอิง : มารู้จัก Compentency กันเถอะ
โดย : คุณณรงค์วิทย์ แสนทอง
