ขั้นตอนการหาความจำเป็นการในการฝึกอบรม
เมื่อกล่าวถึงการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม โดยเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาโดยใกล้ชิดย่อมสามารถช่วยให้การหาความจำเป็นถูกต้องตรงกับความจริงมากยิ่งขึ้น เจ้าหน้าที่บริหารการฝึกอบรมควรเป็นเพียงผู้ให้ความช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาหรือผู้ปฏิบัติงานให้มองเห็นความจำเป็นของตนแล้วรวบรวมข้อมูลที่ได้มาทำการวิเคราะห์ เพื่อรวบรวมความจำเป็นให้เป็นหมวดหมู่ และมีความชัดเจนยิ่งขึ้น
การค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรม ควรเริ่มต้นจากหน่วยงานทั้งหมด โดยการศึกษาถึงการดำเนินงานของหน่วยงานทั้งหมดก่อนว่ามีปัญหาหรืออุปสรรค์อะไรบ้างที่ทำหรือจะทำให้การดำเนินการไม่บรรลุวัตถุประสงค์ แล้ววิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคนั้นๆ ว่ามีเรื่องใดบ้างที่ต้องแก้ไข ปรับปรุงด้วยการฝึกอบรม
สำหรับขั้นตอนการหาความจำเป็นในการฝึกอบรมดังกล่าวสามารถสรุปเป็นขั้นตอนได้ดังนี้
- ศึกษาจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ของหน่วยงานทั้งในปัจจุบันและอนาคตซึ่งรวมถึงภาวะหน้าที่ แผนงาน แนวนโยบาย และเป้าหมายการทำงานอันจะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
- ศึกษาสภาพการปฏิบัติงานที่ดำเนินอยู่ในปัจจุบัน เพื่อดูว่างานที่ทำมีคุณภาพและปริมาณเป็นอย่างไร ปัจจัยทางด้านทรัพยากรโดยเฉพาะทรัพยากรกำลังคนมีสภาพเป็นอย่างไร
- วิเคราะห์ข้อเท็จจริงซึ่งรวบรวมได้จากขั้นที่ 1 และ 2 ว่ามีปัญหาและอุปสรรคอะไรบ้างที่ทำหรือจะทำให้การดำเนินงานไม่บรรลุถึงเป้าหมายที่กำหนด
- ศึกษาและวิเคราะห์ปัญหาต่างๆที่พบว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคใดจำต้องแก้ไขด้วยการฝึกอบรมแก่ผู้ทำงานกลุ่มใด ระดับใด ก็จะได้ความจำเป็น
- ศึกษาและวิเคราะห์ต่อไปว่า บุคคลที่จำเป็นต้องฝึกอบรมดังกล่าวต้องฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงความรู้ ทักษะหรือท่าทีทัศนะคติอย่างไร มากน้อยเพียงใด เพื่อจะได้นำไปเป็นแนวทางนากรจัดการสร้างหลักสูตรฝึกอบรมต่อไป
