การจัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานรายบุคคล (Individual Training & Development) จะถูกกำหนดขึ้นภายหลังจากการกำหนดแผนฝึกอบรมและพัฒนาของตำแหน่งงานประจำปี (Annual Training & Development Plan) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทั้งที่การจัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานรายบุคคลนั้นจะแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลักได้แก่
1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูลด้านบุคคล
เป็นการรวบรวมข้อมูลต่างๆ ของพนักงานรายบุคคลที่เกี่ยวข้องกับผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมาและศักยภาพในการทำงานของพนักงาน รวมทั้งช่องว่างของความสามารถ (Competency Gap) ที่ต้องพัฒนาปรับปรุงตลอดจนทัศนคติ เป้าหมาย และความคาดหวังของพนักงานโดยสามารถหาข้อมูลต่างๆเหล่านี้ได้จากวิธีการดังต่อไปนี้
- แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน : ประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วน หลักที่สำคัญ ได้แก่
1. ปัจจัยที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นปัจจัยที่ใช้สำหรับประเมินผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา (Performance) ทั้งนี้การกำหนดปัจจัยดังกล่าวจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ซึ่งโดยส่วนใหญ่ปัจจัยที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงานจะแบ่งเป็น 3 ส่วนหลักๆ กล่าวคือ
- ปัจจัยวัดความสามารถในการทำงาน (Competency) โดยเน้นการวัดพฤติกรรมการทำงาน (Behavior) ที่ประกอบ
ไปด้วยความรู้ (Knowledge) ทักษะ(Skill) และคุณลักษณะส่วนบุคคล (Personal Attribute)
- ปัจจัยวัดผลสำเร็จที่เกิดขึ้นในการทำงาน (Key Performance Indicator : KPIs) โดยเน้นการวัดผลลัพธ์ที่ได้จาก
การทำงาน (Output/Outcome) ที่สามารถเห็นได้ชัดเจนในเชิงของตัวเลขที่เป็นรูปธรรม เช่น ยอดขาย ผลกำไร
หรือความรวดเร็วในการจัดทำเอกสาร เป็นต้น
- ปัจจัยผสม (Mixed Factors) เป็นการวัดทั้งปัจจัยด้านความสามารถ (Competency) และปัจจัยอาจแตกต่างกันตาม
ลักษณะงานและระดับตำแหน่งงานโดยส่วนใหญ่หลายต่อหลายองค์กรนิยมวัดผลการปฏิบัติงานด้วยปัจจัยผสม
เนื่องจากสามารถประเมินผลการทำงานได้ทั้งพฤติกรรมที่เสี่ยงออกและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น
2. แนวทางในการพัฒนาพนักงานรายบุคคล (Individual Development Guidances : IDGs) เป็นส่วนสำคัญที่จะเปิดโอกาสให้พนักงานได้ชี้แจงถึง
- จุดดีหรือจุดแข็ง (Strength)
- จุดที่ต้องพัฒนา/ปรับปรุง (Weakness)
- แผนงานหรือข้อตกลงร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้าเพื่อการพัฒนาความสามารถในการ ปฏิบัติงานได้ดีขึ้น
- แบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาของพนักงานรายบุคคล : ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้จัดทำและแจกแบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาให้กับพนักงานเป็นรายบุคคล โดยจะต้องระบุหลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาในแต่ละตำแหน่งงานที่ได้สำรวจไว้แล้วในขั้นตอนของการกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมและพัฒนาของตำแหน่งงานโดยกำหนดเป็น 3 หัวข้อหลัก ดังนี้
1. โปรแกรมทั่วไป
2. โปรแกรมด้านการบริหาร
3. โปรแกรมด้านเทคนิค
นอกจากนี้ในแบบฟอร์มการสำรวจฯ ควรเปิดโอกาสให้พนักงานนำเสนอหลักสูตรหรือโปรแกรมการพัฒนาที่ต้องการและจำเป็นเพิ่มเติม พร้อมทั้งระบุวิธีการพัฒนา รวมทั้งเหตุผลความจำเป็นประกอบด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี้
ตัวอย่าง แบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนา
ขอให้ท่านระบุหลักสูตรหรือโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาความจำเป็นและเหมาะสมกับขอบเขตหน้าที่งานที่รับผิดชอบ
1. ข้อมูลทั่วไป
|
ชื่อ – นามสกุล |
xxx |
ตำแหน่งงาน |
พนักงานงานขาย |
|
ฝ่าย/แผนก |
ฝ่ายขายและการตลาด |
ชื่อ – นามสกุล / ตำแหน่งผู้บังคับบัญชา |
xxx
ผู้จัดการขายอาวุโส |
2. กรุณาระบุหลักสูตรหรือโปรแกรมที่จำเป็น
|
หลักสูตรหรือโปรแกรมการฝึกอบรม/พัฒนาฯ |
จำเป็น |
ไม่จำเป็น |
|
โปรแกรมทั่วไป |
|
1. การสื่อสารข้อความ |
/ |
|
|
2. จิตสำนึกในการบริหาร |
/ |
|
|
โปรแกรมด้านการบริหาร |
|
1. การวางแผนปฏิบัติการ |
|
/ |
|
2. การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ |
/ |
|
|
โปรแกรมด้านเทคนิค |
|
1. ทักษะการเสนอขาย (Sales Skill) |
/ |
|
|
2. ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสาร |
/ |
|
3. กรุณาเสนอแนะหลักสูตรหรือโปรแกรมที่จำเป็นเพิ่มเติม
|
หลักสูตรหรือโปรแกรมการฝึกอบรม |
แนวทางการพัฒนา |
เหตุผลความจำเป็น |
|
โปรแกรม Access สำหรับจัดเก็บข้อมูลต่างๆ |
การจัดฝึกอบรม |
ลักษณะงานต้องมีการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประวัติและผลการขายสินค้าให้กับลูกค้า |
|
ลักษณะของ Product |
การสอนงาน
การให้คำปรึกษา |
ยังมีความไม่เข้าใจ
Product ของบริษัทอย่างลึกซึ้ง |
|
วัฒนธรรมองค์กร |
การจัดฝึกอบรม
การให้คำปรึกษาแนะนำ |
ยังมีความไม่เข้าใจ
วัฒนธรรมของบริษัทอย่างลึกซึ้ง |
|
ความคิดเห็นเพิ่มเติมอื่นๆ
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................... |
หมายเหตุ : แนวทางการพัฒนา ได้แก่
- การฝึกอบรม - การฝึกอบรม - การสอนงาน
- การใช้ระบบพี่เลี้ยง - การให้คำปรึกษาแนะนำ - การสับเปลี่ยนหมุนเวียนงาน
· แบบวิเคราะห์หาช่องว่างของความสามารถ (Competency Gap Assessment) : เป็นการประเมินความสามารถของตำแหน่งงาน (Expected Competency) เพื่อสรุปความสามารถของพนักงานที่ควรปรับปรุงและพัฒนา ซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางในการกำหนดหลักสูตรหรือโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับความสามารถที่ต้องปรับปรุง
ขอให้พิจารณาวิธีการวิเคราะห์หาช่องว่างของความสามารถ (Competency Gap Assessment) จากบทที่ผ่านมา
3.2 การวิเคราะห์หาหลักสูตรหรือโปแกรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานรายบุคคล
เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆของพนักงานรายบุคคลที่รวบรวมได้ เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดโปรแกรมหรือหลักสูตรที่จำเป็นและควรได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาเป็นรายบุคคล ทั้งนี้ขอให้พิจารณาจากข้อมูลที่สรุปได้ของการเก็บรวบรวมข้อมูลด้านบุคคลตามตัวอย่างดังต่อไปนี้
|
ชื่อ - นามสกุล |
xxx |
ตำแหน่ง |
พนักงานขาย |
|
ข้อมูลด้านบุคคล |
|
แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน |
แบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรม |
แบบวิเคราะห์หาช่องว่างของความสามารถ |
|
ระดับ B : ผลงานดี (ผลงานเกินกว่าเป้าหมายหรือความคาดหวังที่กำหนด) |
- การสื่อสารข้อความ
- จิตสำนึกในการให้บริการ
- การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ
- ทักษะการเสนอขาย
- ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสาร
- โปรแกรม ACESS
- ลักษณะของ Product
- วัฒนธรรมองค์กร |
- การสื่อสารข้อความ
- ทักษะการเสนอขาย |
หลังจากนั้นให้เปรียบเทียบโปรแกรมหรือหลักสูตรของพนักงานรายบุคคลกับโปรแกรมหรือหลักสูตรของตำแหน่งงาน ทั้งนี้เนื่องจากว่าบางครั้งโปรแกรมหรือหลักสูตรที่พนักงานอยากที่จะให้มีการจัดอบรมหรือพัฒนา อาจมิใช่เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งการกำหนดโปรแกรมหรือหลักสูตรที่ดีนั้นควรพิจารณาจากความจำเป็น (Need) มากกว่า ความต้องการ (Want) ของพนักงาน เพราะมิฉะนั้นและจะทำให้องค์กรไม่สามารถควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานได้
ขอให้พิจารณาตัวอย่างการเปรียบเทียบโปรแกรมหรือหลักสูตรของตำแหน่งงาน กับโปรแกรมหรือหลักสูตรของพนักงานรายบุคคล ดังตัวอย่างต่อไปนี้
|
ชื่อ - นามสกุล |
xxx |
ตำแหน่ง |
พนักงานขาย |
|
โปรแกรมสำหรับตำแหน่งงาน |
โปแกรมสำหรับพนักงาน |
Want |
Need |
|
- การทำงานเป็นทีม |
- การสื่อสารข้อความ |
|
/ |
|
- การสื่อสารข้อความ |
- จิตสำนึกในการให้บริการ |
|
/ |
|
- การติดต่อประสานงาน |
- การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ |
/ |
|
|
- จิตสำนึกในการบริหาร |
- ทักษะการเสนอขาย |
|
/ |
|
- ทักษะการเสนอขาย |
- ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสาร |
/ |
|
|
- การโน้มน้าวชักจูง |
- โปรแกรม ACESS |
/ |
|
|
- ลักษณะของ Product |
- ลักษณะของ Product |
|
/ |
|
- วัฒนธรรมองค์กร |
- วัฒนธรรมองค์กร |
|
/
|
|
รวม 8 โปรแกรม/ หลักสูตร |
รวม 8 โปรแกรม/ หลักสูตร
(Want = 3 Need = 5) |
|
|
|
สรุป :
โปรแกรม/หลักสูตรที่จำเป็นต้องรับผิดชอบได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาของคุณ xxx ได้แก่
1. การสื่อสารข้อความ
2. จิตสำนึกในการให้บริการ
3. ทักษะของการเสนอขาย
4. ลักษณะของ Product
5. วัฒนธรรมองค์กร
|
โปรแกรม/ หลักสูตรที่ไม่จำเป็นของคุณ xxx เนื่องจากเป็นความต้องการ (Want) ของพนักงาน ได้แก่
1. การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ
2. ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสาร
3. โปรแกรม ACESS
โปรแกรม/หลักสูตรที่ไม่จำเป็นของคุณ xxx เนื่องจากระดับความสามารถปัจจุบันมากว่าระดับความสามารถที่ คาดหวัง ได้แก่
1. การทำงานเป็นทีม
2. การติดต่อประสานงาน
3. การโน้มน้าวชักจูง |
