ตามที่กล่าวมาแล้วว่าการบริหารบุคคลหรือทรัพยากรมนุษย์มีตั้งแต่เมื่อมนุษย์รวมตัวกันเป็นสังคมย่อมมีผู้นาทาหน้าที่บริหารเมื่อสังคมขยายกว้างขึ้นซับซ้อน ย่อมต้องการระบบบริหารหรือการจัดการที่ทาหน้าที่บริหารขยายกว้างขึ้นด้วย แนวคิด หลักการ และทฤษฎีการบริหารจึงได้รับการพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการปฏิวัติอุตสาหกรรม ในศตวรรษที่ 18 และ 19 มีความต้องการการบริหารที่เป็นระบบ เนื่องจากมีการพัฒนาเทคโนโลยีต่าง ๆ มาช่วยในการผลิตให้มีประสิทธิภาพที่มากขึ้น และการบริหารได้กว้างขวางขึ้น จึงมีนักคิดได้พัฒนาทฤษฎีการบริหารต่อเนื่องมาตั้งแต่ ค.ศ.1890 เป็นต้นมาจนถึงปัจจุบัน
เมื่อสังเคราะห์แนวทางการแบ่งยุคการบริหารทรัพยากรมนุษย์ของนักวิชาการหลายท่าน เช่น คัมมิ่ง ( Cumming 1975 : 4-8 ) สโตนเนอร์และฟรีแมน ( Stoner and Freeman 1989 : 35
– 37 ) เว็บบ์ มอลเทลโล และนอร์ตัน ( Web , Montello and Norton 1994 : 3-5 ) สเทียร์ส , อังซัน และเมาเดย์ ( Steers , Ungson and Mowday 1985 : 141 – 159 ) โกลด์ เฮเบอร์( Goldhaber 1986 : 35 – 51 ) กิบซัน , แวนซ์วิช และดอนเนลลี่ ( Gibson , Vancevich and Donnelly 1974 : 61 – 78 ) เป็นต้น สามารถแบ่งได้ 4 ยุค ดังนี้
1. การบริหารตามแนวคิดกลุ่มคลาสสิก (Classical Approach)
จากการปฏิวัติอุตสาหกรรมในประเทศอังกฤษตั้งแต่ปี ค.ศ. 1700 เป็นต้นมา และได้ขยายไปสู่สหรัฐอเมริกาในศตวรรษที่ 19 ซึ่งในยุคนั้นจะมีการผลิตสินค้าเป็นจานวนมาก การบริหารที่ดีระบบการขนส่งที่มีประสิทธิภาพ และนาเครื่องจักรมาใช้แทนแรงงานมนุษย์ จึงเกิดระบบโรงงานขึ้นมีการจัดองค์การในโรงงาน เทคโนโลยีที่นามาใช้ในแรงงานจึงทวีเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
ในระบบโรงงานที่ก่อให้เกิดปัญหาทางการบริหารระหว่างคนงานกับผู้บริหารและมีอยู่เป็นจานวนมากที่เป็นปัญหาในด้านการจัดการเกี่ยวกับการเงินและสภาพของโรงงาน สิ่งเหล่านี้เป็นสาเหตุทาให้ผู้บริหารพยายามคิดค้นหาวิธีการผลิตสินค้าจานวนมากและการบริหารที่มีประสิทธิภาพ จึงได้เกิดความคิดทางการบริหารที่เรียกว่า วิธีการแบบคลาสสิก ขึ้น
วิธีการบริหารแบบคลาสสิก ประกอบด้วย 2 แนวทาง คือ
1.1 การบริหารแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) หลักการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ส่วนใหญ่นาไปใช้ในการบริหารธุรกิจอุตสาหกรรม และการศึกษา การบริหารแบบนี้ไดรับความนิยมมาก ตั้งแต่ ค.ศ. 1890 เป็นต้นมา
หลักการสาคัญของการบริหารแบบนี้ ตั้งอยู่บนฐานความเชื่อถือที่ว่าผลผลิตหรือประสิทธิภาพของงานจะเพิ่มขึ้นได้โดยการจัดระบบขององค์การให้เหมาะสม ซึ่งประกอบด้วย การจัดโครงสร้างขององค์การ ( Structure of Organization ) งานขององค์การ ( Functions of Organization ) และการบริหารในองค์การ ( Management of Organization )
นักทฤษฎีที่ได้รับการยกย่องว่าเป็นบิดาของการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ คือ เฟรดเดอร์ริค ดับเบิ้ลยู เทย์เลอร์ (Frederick W. Taylor) (Daft 2000: 45 – 48)
เทเลอร์เป็นวิศวกรบริษัทเหล็กกล้าที่มิดเวลและเบทเลเฮม ช่วงสิ้นปี ค.ศ. 1800 และต้นปี ค.ศ. 1900 เทย์เลอร์ได้รับการแต่งตั้งเป็นวิศวกรที่ปรึกษาระดับสูงของบริษัท อุตสาหกรรมในอเมริกา
เทย์เลอร์ได้รับอิทธิพล แนวคิดจากบทความของวิลสันจากช่วงเวลาประมาณปี ค.ศ. 1900 – 1915 เทย์เลอร์ วิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทางาน ในขณะที่เทย์เลอร์ ได้ช่วยแก้ปัญหาในโรงงานต่าง ๆ ทั่วสหรัฐอเมริกาเขาได้พัฒนาระบบที่รู้จักกันดีต่อมา คือหลักการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ ประกอบด้วย (Owens 1981: 8- 9)
1. กาหนดและแบ่งงานแต่ละงานให้ชัดเจน เพื่อค้นหาวิธีการปฏิบัติงานให้เกิดผลดีที่สุดในทุกงาน
2. กาหนดเงื่อนไขและมาตรฐานของงานแต่ละงาน พร้อมทั้งกาหนดวิธีการที่จะให้แต่ละงานประสบผลสาเร็จ
3. ระบบการจูงใจที่มีประสิทธิภาพ และผลผลิตที่สูง มีระบบการจ่ายเงิน ผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ และมีระบบการลงโทษในกรณีที่ทางานผิดพลาดด้วย
4. ต้องรับผิดชอบในการการวางแผนปฏิบัติงานและควบคุมงานให้สาเร็จ พนักงานต้องได้รับการฝึกฝน เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ตามแผน ภายใต้การนิเทศอย่างใกล้ชิด
แนวคิดทางการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ได้รับการสนับสนุนจากนักบริหารอีกหลายคน เช่น
เฮนรี่ แอล แกนท์ (Henry L. Gant ค.ศ. 1861- 1919 ) แกนท์ทางานใกล้ชิดกับเทย์เลอร์ในหลายโครงการ ภายหลังได้ออกมาทางานเป็นวิศวกรที่ปรึกษาอุตสาหกรรม แกนท์ได้เสนอแนวคิดใหม่ คือ พนักงานทุกคนที่ทางานตามที่มอบหมายสาเร็จในแต่ละวัน จะได้รับโบนัสพิเศษ ห้าสิบเซ็นในวันนั้นและได้เสริมแรงจูงใจอีก คือ หัวหน้างานจะได้รับโบนัสสาหรับพนักงานแต่ละคนที่สามารถทางานถึงเกณฑ์มาตรฐาน ของแต่ละวันและรวมโบนัสพิเศษ ถ้าพนักงานทุกคนถึงเกณฑ์มาตรฐาน
แนวคิดการใช้แผนภูมิกาหนดการวางแผนและการควบคุมของแต่ละวัน ในวันเริ่มทางาน และวันสิ้นสุด ในโครงการต่าง ๆ ที่เรียกว่า Gantt chart ก็เกิดจากแนวความคิดของแกนท์ ซึ่งแนวคิดนี้ยังได้ รับความนิยมมาจนถึงปัจจุบัน
แฟรนด์ บี และลิเลี่ยน เอ็ม กิลเบรท (Frand B. and Lilian M. Gilbreth) ค.ศ. 1868 – 1924 และ 1878-1972 ได้มีส่วนช่วยสนับสนุนการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ กิลเบรทได้ทาวิทยานิพนธ์ปริญญาเอกซึ่งต่อมาได้พิมพ์เป็นหนังสือชื่อ The Psychology of Management กิลเบรทได้ให้ความสนใจวิธีการจัดสวัสดิการให้แก่พนักงานแต่ละคน กิลเบรทเชื่อว่าเปูาหมายสูงสุดของการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ คือ การช่วยเหลือพนักงานให้สามารถใช้ศักยภาพของการทางานได้อย่างมีประสิทธิภาพให้เต็มที่
ในแนวคิดของกิลเบรทได้พัฒนาการวางแผน 3 ขั้นตอน (A Three Position Plan) ในการส่งเสริม เพื่อสนับสนุน โปรแกรมการพัฒนาพนักงานเช่นเดียวกันกับการส่งเสริมจริยธรรม ในการวางแผนพนักงานแต่ละคนจะปฏิบัติงานในปัจจุบันและเตรียมงานสาหรับอนาคต และฝึกอบรมผู้ที่จะมารับต่อในเวลาเดียวกันนั้น ดังนั้น พนักงานแต่ละคนจะเป็นผู้ปฏิบัติ ผู้เรียนรู้ ผู้สอน และจะมองไปยังโอกาสใหม่ในอนาคตด้วย
1.2 การจัดการแบบหลักบริหาร (Administrative Management) วิธีการบริหารแบบนี้แทนที่เน้นทีมงานและการบริหารพนักงานเป็นรายบุคคล จะเน้นที่ตัวผู้จัดการและแนวทางการจัดองค์การว่าควรเป็นอย่างไร
ผู้ริเริ่มวิธีการบริหารแบบยุคแรก มี 2 คน คือ เฮนรี่ ฟาโยล (Henry Fayol และแมคเวเบอร์ (Max Weber)
เฮนรี่ ฟาโยล ( ค.ศ. 1884 – 1925 ) เป็นนักธุรกิจและวิศวกร ชาวฝรั่งเศส ได้พัฒนาทฤษฎีทางการบริหารนี้ขึ้น ฟาโยลเริ่มเผยแพร่แนวคิดของเขาที่ประเทศฝรั่งเศสในช่วงเวลาที่ทฤษฎีทางการบริหารแบบวิทยาศาสตร์ได้พัฒนาขึ้นที่ประทศสหรัฐอเมริกา ฟาโยลมีพื้นฐานต่างกับเทเลอร์ ในขณะที่เทย์เลอร์เป็นช่างเทคนิค จึงมีความสนใจการบริหารในระดับกลาง ( Middle-Management Level ) ส่วนฟาโยลได้รับการฝึกอบรมให้เป็นวิศวกร จึงสนใจการบริหารในระดับสูง ( Top-Management Level ) เขาตระหนักดีว่าการบริหารที่ประความสาเร็จต้องมีทักษะหลายประการซึ่งตัวเขาเองนั้นยังไม่ได้รับการฝึกอบรมจากการวิเคราะห์อย่างถี่ถ้วนแล้ว เขาได้สรุปว่าผู้จัดการที่ประสบความสาเร็จจะต้องเกี่ยวข้องกับภารกิจทางธุรกิจที่จาเป็น 6 ประการ
ภารกิจทางธุรกิจทั้ง 5 ประการ มีความจาเป็นในทุกองค์การไม่ว่าจะเป็นองค์การของรัฐบาลหรือเอกชน ขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ลักษณะที่สาคัญประการ
หนึ่งในการแบ่งภารกิจทางธุรกิจนี้ก็คือ ภารกิจทางการบริหาร ในที่นี้ ฟาโยลได้กาหนดไว้ 5 ประการ คือ การวางแผน ( Planning ) การจัดองค์การ (Organization) การสั่งการ( Commanding ) การประสานงาน ( Coordinating ) และการควบคุม ( Controlling ) ( Scott , Mitchell and Birbarm 1981 : 7-8 )
นอกจากนี้ ฟาโยล ยังเชื่อว่าส่วนสาคัญที่เกี่ยวข้องกันภารกิจของธุรกิจดังกล่าวว่าจะแตกต่าง ขึ้นอยู่กับฐานะของผู้จัดการในระดับการบริการ กล่าวคือ ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการดูแล การผลิตทักษะ ทางเทคนิคในการผลิตจะมีความรู้ความสาคัญ ในขณะที่มีตาแหน่งการบริหารสูงขึ้น ความสามารถในภารกิจทางการบริหารจะเพิ่มขึ้นด้วย ด้วยความคิดเห็น จึงเป็นพื้นฐานว่าภารกิจทางการบริหารจะมีความแตกต่างกันระหว่างผู้จัดการ
ดังนั้น ฟาโยลจึงได้พัฒนาหลักการบริหารเพื่อช่วยเหลือให้ผู้จัดการ ประสบความสาเร็จทางการบริหาร ซึ่งทั้งหมดมี 14 ข้อ คือ (Stoner and Freeman 1989: 43)
1. การแบ่งงานกันทา (Division of Labor) ยิ่งมีคนเชี่ยวชาญเฉพาะมากเพียงใดยิ่งทาให้งานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
2. การมีอานาจการบังคับบัญชา (Authority) ผู้บริหารต้องสั่งการเพื่อให้งานสาเร็จ เป็นการใช้อานาจของผู้บริหาร
3. การมีระเบียบวินัยสมาชิกในองค์การต้องเคารพในกฎเกณฑ์และข้อตกลงขององค์การ
4. เอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of Command) พนักงานแต่ละคนต้องได้รับคาสั่งในการปฏิบัติงาน ที่ชัดเจนของแต่ละคน
5. เอกภาพในการอานวยการ (Unity of Direction) การปฏิบัติงานในองค์การที่มีวัตถุประสงค์เดียวกัน ควรบริหารโดยผู้บริหารคนเดียวกัน และใช้เพียงแผนงายแผนเดียว
6. คานึงถึงความสนใจของบุคคลต่อองค์การ ( Subordination of Individual Interest to the Common Good ) ในการปฏิบัติงานใด ๆ ก็ตาม ความสนใจของพนักงานไม่ควรออกนอกความสนใจขององค์การในภาพรวม
7. ค่าตอบแทน (Remuneration) การจ่ายค่าตอบแทนการทางาน ความยุติธรรมทั้งนายจ้างและพนักงาน
8. การรวมอานาจ (Centralization) การลดบทบาทของผู้ร่วมงานในการตัดสินใจถือว่าเป็นการบริหารแบบศูนย์กลาง ถ้าเพิ่มบทบาทของผู้ร่วมงานก็คือ การกระจายอานาจ ฟาโยลเชื่อว่า ผู้บริหารควรคงความรับผิดชอบไว้แต่ก็ต้องให้ผู้ร่วมงานมีอานาจเพียงพอในการทางานเฉพาะได้
9. การจัดสายบังคับบัญชา (Hierarchy) สายการบังคับบัญชาในองค์การหนึ่ง จัดขึ้นเพื่อเรียงลาดับตาแหน่งจากผู้บริหารระดับสูงุดไปยังระดับต่าสุดในองค์การ
10. การจัดอันดับ (Order) วัสดุและบุคลากรจัดไว้ในสถานที่เหมาะสมและถูกต้องตามเวลาควรจัดคนให้ตรงกับตาแหน่งหรืองานที่เหมาะสม
11. ความยุติธรรม (Equity) ผู้บริหารควรเป็นมิตร และให้ความเป็นธรรมแก่เพื่อนร่วมงาน
12. ความมั่นคงในทีมงาน (Stability of Staff) การลาออกจากงานของพนักงานในอัตราสูงเป็นสิ่งที่ไมเหมาะสมกับองค์การที่มีประสิทธิภาพ
13. มีความคิดริเริ่ม (Initiative) ผู้ร่วมงานควรได้รับอิสระในการคิดและกาหนดแผนงานเองแม้จะผิดพลาดบ้างก็ไม่เป็นไร
14. ความเป็นน้าหนึ่งน้าใจเดียวกัน (Espirit de Corps) การส่งเสริมน้าใจของทีมจะช่วยให้ทีมงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
แมค เวเบอร์ (Max Weber) ค.ศ. 1864-1920 เวเบอร์เป็นนักสังคมศึกษา ชาวเยอรมัน ได้ทาการวิจัยเกี่ยวกับการจัดตั้งองค์การที่เหมาะสมและได้เสนอทฤษฎี “ ระบบราชการ ” เวเบอร์ได้ตีพิมพ์ผลงานเผยแพร่าในหนังสือ The Theory of Social and Economic Organization ทฤษฎีของเวเบอร์ถือว่าเป็นทฤษฎีองค์การที่สาคัญและเป็นรากฐานของทฤษฎีองค์การอื่น ๆ ต่อมา ทั้งหน่วยงานภาครัฐบาลและเอกชน ได้นาเอาแนวคิดของเอเบอร์ไปใช้อย่างแพร่หลาย เช่น บริษัทโคคา โคล่า และเป็นบริษัทเอกชน เป็นต้น
เวเบอร์ได้ให้หลักสาคัญในการจัดองค์การตามทฤษฎีระบบราชการ มีสาระสรุปได้ดังนี้
1. มีการแบ่งงาน ( Division of Labor ) แบ่งงานออกเป็นย่อย ๆ ตามลักษณะเฉพาะของงานแต่ ละอย่างทั้งนี้ เพื่อให้บุคลากรทางานสาเร็จโดยไม่ต้องใช้เวลาและความพยายามมากนักลักษณะการบางงานนี้ทาให้เกิดผู้ชานาญการเฉพาะ ( Specialization ) ขึ้นในองค์การ
2. มีการรวมอานาจ ( Control of Authority ) การแบ่งงานออกเป็นงานย่อย ๆ นั้น มักก่อให้เกิดปัญหาทางด้านการประสานงาน การแก้ปัญหาดังกล่าวอาจทาได้โดยการรวมอานาจต่าง ๆ ไว้ที่จุดเดียว คือ ผู้บริหารระดับสูงในองค์การ
3. มีกฎระเบียบต่าง ๆ (Rules and Regulations) ให้เป็นกรอบหรือแนวทางปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเปูาหมายตามที่ต้องการ
4. มีการเลือกบุคลากรอย่างมีเหตุผล ( Rational Program of Personnel Selection ) โดยยึดหลักเกณฑ์ที่ว่า ให้ได้คนที่มีความรู้ และความสามรถสอดคล้องกับงานอย่างแท้จริง โดยไม่คานึงถึงฐานะอย่างที่เคยปฏิบัติมาก่อน
5. มีการจดบันทึกหลักฐาน (Written Record) เพื่อผลประโยชน์ในการพัฒนา