บางครั้งสถานการณ์ไม่คาดคิด ก็สามารถเกิดขึ้นกับคนทำงานอย่างเราๆ ได้เสมอๆ บางครั้งเราอาจได้รับมอบหมายงานแบบปัจจุบันทันด่วน จนตั้งตัวแทบไม่ติด และในบางครั้งเราก็อาจจะต้องรับภาระในการทำงานแทนหัวหน้างาน จนไม่สามารถมาดูแลงานในออฟฟิศได้ เมื่อเกิดสถานการณ์แบบนี้ขึ้น ผู้ที่ได้รับภาระหน้าที่ในการดูแลงานต่างๆ แทนหัวหน้างานนั้น คงต้องเตรียมตัวกันสักหน่อย จะได้ไม่เคอะเขินจนเกินไปและทำงานได้อย่างไม่ผิดพลาด

การรับมอบงาน

ก่อนอื่นหัวหน้าก็ต้องแจ้งให้เราทราบล่วงหน้าก่อนล่ะค่ะว่า ต่อไปนี้คุณจะต้องแบกรับภาระ หรือแบ่งเบางานภาระในออฟฟิศแทนเขา เมื่อทราบถึงบทบาทจำเป็นที่เราจะต้องปฏิบัติแล้ว ก็ควรสอบถามถึงสิ่งที่เราจำเป็นจะต้องทำในช่วงเวลาดังกล่าว ว่ามีอะไรบ้าง อย่างเช่นการเป็นผู้นำการประชุม การติดตามงานของพนักงาน หรือการรับส่งเอกสาร ติดต่องานต่างๆ ควรฟังคำอธิบายให้เข้าใจ หากติดขัดตรงส่วนไหนต้องสอบถามเพื่อความแน่ใจ และสรุปทบทวนเป็นระยะๆ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน และจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำไว้ให้เรียบร้อย

ทางที่ดีควรเขียนความคิดเห็นหรือความจำเป็นของงานนั้นๆ ไว้ด้วย นอกจากนี้ควรเสริมแนวความคิดของตนเพื่อเสนอแนวทางปฏิบัติที่ควรทำเพิ่มเติมต่อหัวหน้า และคำนึงถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้น เพื่อขอคำแนะนำหรือแนวทางในการแก้ไขปัญหานั้นๆ สิ่งสำคัญ ควรตกลงวิธีการรายงานและติดตามผลการปฏิบัติงานกับหัวหน้างานให้เรียบร้อย

เมื่อต้องเป็นผู้นำการประชุม

ในการปฏิบัติงานแทนหัวหน้านั้น บางครั้งเราอาจต้องเป็นผู้นำการประชุมด้วย เนื่องจากการประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน เพราะจะทำให้องค์กรรับรู้ความคืบหน้าในการทำงาน รวมถึงปัญหาต่างๆ เพื่อเสนอแนวทางหรือความคิดเห็นในการแก้ปัญหาร่วมกัน รวมถึงการทำความเข้าใจในข่าวสารใหม่ๆ ขององค์กรร่วมกันอีกด้วย สิ่งที่สำคัญที่สุดของการประชุม ก็คือ ทุกคนต้องเข้าใจตรงกัน มิใช่ผู้นำการประชุมเข้าใจอยู่คนเดียว

คราวนี้ผู้นำการประชุมจำเป็น ก็ควรจะเตรียมตัวให้พร้อม เริ่มตั้งแต่การเตรียมหัวข้อการประชุมให้พร้อมก่อนเข้าประชุม อย่างน้อยสัก 10 นาที และทบทวนว่าครบถ้วนหรือไม่ ติดตามคำสั่งหรือความเคลื่อนไหวต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ และปฏิบัติตามโดยทั่วกัน สำหรับมือใหม่อาจซักซ้อมการนำประชุมก่อน ก็จะช่วยลดความประหม่าในการประชุมนั้นๆ ลงไปได้มาก

การรับส่งเอกสารสำคัญต่างๆ

ทุกองค์กรจะต้องมีการติดต่อ ส่งรับข้อมูลข่าวสารต่างๆ อยู่เสมอ ข่าวสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น อีเมล์ โทรศัพท์ หรือแฟกซ์ที่มาถึงหัวหน้างานนั้น อาจมีทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว แต่บางครั้งก็อาจเป็นงานเร่งด่วนที่จะต้องนำไปปฏิบัติในทันที ดังนั้นจึงควรทำความเข้าใจกับหัวหน้างานให้เรียบร้อยในการรับโทรศัพท์หรือเอกสารต่างๆ ว่าเราจะสามารถรับรู้ข่าวสารได้ในระดับใด เช่น หากเป็นโทรศัพท์เกี่ยวกับงานเร่งด่วน ควรสอบถามให้เข้าใจ และบันทึกย่อเป็นรายงานให้กับหัวหน้า หรือหากเป็นเอกสาร อีเมล์ หรือแฟกซ์ต่างๆ ก็ควรตกลงกับหัวหน้าว่าเราจะสามารถเปิดอ่านได้ทันทีหรือไม่ หรือต้องสอบถามก่อนแล้วจึงสามารถเปิดอ่านเอกสารนั้นๆ ได้ ทั้งนี้เพื่อความสบายใจในการทำงานของคุณเอง และไม่ยุ่งยากในการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การติดต่อกับหัวหน้างาน เพื่อติดตามหรือรายงานผลงาน

สิ่งที่จำเป็นในการรายงานผลงานแก่หัวหน้าก็คือ เพื่อให้ผู้ดูแลได้รับทราบว่าเราสามารถปฏิบัติหน้าที่แทนได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ อีกทั้งยังช่วยให้การทำงานในแต่ละวันมีการตรวจสอบเพื่อความแน่ใจว่าไม่ได้ไปผิดทาง หรือขาดตกบกพร่องในเรื่องใด นอกจากนี้เราก็สามารถสอบถามเกี่ยวกับงานใหม่ๆ ที่มีเข้ามาได้อีกด้วย ทั้งนี้ควรตกลงกับหัวหน้าให้เรียบร้อยว่าจะสื่อสารกันด้วยวิธีใด เช่นการโทรศัพท์ไปรายงานผลในแต่ละวัน หรือเมื่อมีกรณีเร่งด่วนที่เราไม่สามารถตัดสินใจเองได้ หรือการสื่อสารทางอีเมล์ เป็นต้น

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

เรื่องใหญ่ที่หลายๆ คนต้องเผชิญ ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งหน้าที่ใด และการเป็นตัวแทนหัวหน้าเช่นนี้ การรับผิดชอบต่อปัญหาที่เกิดขึ้น ก็อาจจะใหญ่ขึ้นด้วยตามลำดับ ดังนั้นควรเตรียมตัวเตรียมใจให้พร้อมรับกับสถานการณ์ต่างๆ อยู่เสมอ และศึกษาแนวทางในการแก้ไขปัญหาต่างๆ จากหัวหน้างานไว้บ้าง ทั้งสอบถาม และแอบจดจำสิ่งที่พบเห็นจากการทำงานของหัวหน้าในแต่ละวันเอาไว้ อย่างน้อยๆ วันนี้เมื่อคุณได้รับเลือกเป็นผู้ปฏิบัติงานแทนชั่วคราว ก็ต้องทำงานให้เต็มที่สมกับที่ได้รับการไว้วางใจ และในอนาคตข้างหน้าเมื่อมีการเลื่อนขั้นหรือปรับเปลี่ยนตำแหน่งขึ้น เชื่อสิ ว่าคนที่รับผิดชอบในงานได้ดีอย่างคุณ ต้องได้รับการพิจารณาเป็นอันดับต้นๆ แน่นอน

แถมท้ายเล็กน้อยด้วยเทคนิคสำหรับการส่งมอบงานของหัวหน้างาน

- เชื่อมั่นในตัวของผู้รับมอบงานจากเรา เพราะเขาคงมั่นใจขึ้นมาก เมื่อรู้ว่าคุณเชื่อมั่นในตัวเขา

- ใจเย็นและอดทนในการสั่งงาน และทำความเข้าใจ พยายามให้เขาสื่อสารตามแนวทางที่เขาถนัด

- จูงใจให้เขาได้เห็นถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับในการทำงานครั้งนั้น

- ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เขาทำอย่างชัดเจน รวมถึงเสนอแนะแนวทาง และบอกถึงปัญหาที่เคยเกิดขึ้นให้ทราบ

- กำหนดทรัพยากร และแนวทางในการรายงานและติดตามผลการปฏิบัติงานให้ชัดเจน

- ชี้แนะแนวทางในการแก้ไขปัญหาหากเกิดข้อผิดพลาด

- ทบทวนความเข้าใจหลังจากการมอบหมายงาน กันการขาดตกบกพร่อง