(เรื่องเพื่อทราบ)
กระบวนการสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์หนึ่งขององค์กรควรเป็นการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างสมรรถนะขององค์กรและผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้เสีย
มีวิธีการพื้นฐานอยู่สองประการในการดำเนินการกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง คือ
ก) โครงการแบบก้าวกระโดด ซึ่งมีทั้งการนำไปสู่การทบทวนกระบวนการที่มีอยู่เดิมหรือการนำกระบวนการใหม่มาปฏิบัติ โครงการเหล่านี้มักดำเนินการโดยทีมงานข้ามสายงานนอกเหนือจากการปฏิบัติงานประจำ
ข) กิจกรรมการปรับปรุงทีละน้อยอย่างไม่หยุดยั้งดำเนินการกับกระบวนการที่มีอยู่โดยเจ้าของกระบวนการโครงการก้าวกระโดดมีกมีการออกแบบกระบวนการที่มีอยู่เดิมใหม่อย่างเห็นได้ชัด ควรประกอบด้วย
- นิยามวัตถุประสงค์และหัวข้อของโครงการปรับปรุง
- วิเคราะห์และวางแผนการปรับปรุงสู่กระบวนการ
- นิยามและวางแผนการปรับปรุงสู่กระบวนการ
- การนำการปรับปรุงไปปฏิบัติ
- การทวนสอบและทดสอบความใช้ได้ของการปรับปรุง และ
- ประเมินความสำเร็จของการปรับปรุง และบทเรียนที่ได้เรียนรู้
โครงการก้าวกระโดดควรดำเนินการโดยวิธีการที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพด้วยการใช้วิธีการบริหารโครงการ หลังจากการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์ การวางแผนโครงการใหม่จะเป็นพื้นฐานสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง บุคลากรในองค์กรเป็นแหล่งที่ดีที่สุดสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทีละน้อยอย่างไม่หยุดยั้ง และมักจะเข้าร่วมในลักษณะของคณะทำงาน กิจกรรมปรับปรุงทีละน้อยอย่างไม่หยุดยั้งควรได้รับการควบคุมเพื่อทำความเข้าใจต่อผลกระทบ บุคลากรในองค์กรที่เข้าร่วมควรได้รับมอบอำนาจ ได้รับการสนับสนุนด้านเทคนิค และทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวเนื่องกับการปรับปรุง
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วยวิธีการทั้งสองอย่างนั้น ควรประกอบด้วย
ก) เหตุผลที่ต้องปรับปรุง ปัญหาของกระบวนการควรได้รับการระบุ และบริเวณที่ได้รับเลือกเพื่อปรับปรุงบันทึกเหตุผลที่เลือก
ข) สถานการณ์ปัจจุบัน ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของกระบวนการในปัจจุบันควรได้รับการประเมิน ข้อมูลที่ค้นพบว่าปัญหาประเภทใดที่เกิดบ่อยที่สุดควรได้รับการรวบรวมและวิเคราะห์ เลือกปัญหาที่จำเพาะเจาะจงและกำหนดวัตถุประสงค์
ค) ผลวิเคราะห์ปัญหารากเหง้าควรได้รับการชี้บ่งและทวนสอบ
ง) การระบุวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ ค้นหาวิธีการแก้ปัญหาเพื่อเป็นทางเลือก เลือกวิธีที่ดีที่สุดนำไปปฏิบัติ ซึ่งก็คือวิธีการที่ขจัดปัญหารากเหง้าและป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดซ้ำ
จ) การประเมินผลกระทบซึ่งควรจะยืนยันว่าสามารถขจัดหรือลดผลกระทบจากปัญหาและสาเหตุรากเหง้า นั่นหมายความว่าวิธีการนี้ได้ผล และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการปรับปรุง
ฉ) การนำวิธีแก้ปัญหาใหม่ไปปฏิบัติและจัดทำเป็นมาตรฐาน วิธีการเก่าถูกทดแทนด้วยวิธีการใหม่ นั่นคือการป้องกันปัญหาจากสาเหตุรากเหง้าไม่ให้เกิดซ้ำ
ช) การประเมินประสิทธิผลและประสิทธิภาพของกระบวนการเมื่อการปรับปรุงเสร็จสมบูรณ์ ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของโครงการปรับปรุงควรได้รับการประเมิน และพิจารณาว่าจะนำวิธีการแก้ปัญหานี้ไปใช้ที่ใดบ้างในองค์กร
กระบวนการปรับปรุงควรทำซ้ำในปัญหาที่ยังคงมีอยู่ กำหนดวัตถุประสงค์และหาวิธีการแก้ปัญหาสำหรับกระบวนการปรับปรุงต่อไป
เพื่อเอื้อให้บุคลากรเข้ามามีส่วนร่วมและตระหนักถึงความสำคัญในกิจกรรมการปรับปรุง ฝ่ายบริหารควรพิจารณานำกิจกรรมต่อไปนี้มาใช้
- จัดตั้งกลุ่มย่อยและให้มีการเลือกผู้นำกลุ่มโดยสมาชิกกลุ่ม
- อนุญาตให้บุคลากรควบคุมและปรับปรุงสถานที่ทำงานของพวกเขา และ
- พัฒนาความรู้ ประสบการณ์ และความชำนาญของบุคลากรในฐานะที่เป็ส่วนหนึ่งของกิจกรรมการบริหารคุณภาพโดยรวมขององค์กร
