กระบวนการสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์หนึ่งขององค์กรควรเป็นการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างสมรรถนะขององค์กรและผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้เสีย

มีวิธีการพื้นฐานอยู่สองประการในการดำเนินการกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง คือ

ก) โครงการแบบก้าวกระโดด ซึ่งมีทั้งการนำไปสู่การทบทวนกระบวนการที่มีอยู่เดิมหรือการนำกระบวนการใหม่มาปฏิบัติ โครงการเหล่านี้มักดำเนินการโดยทีมงานข้ามสายงานนอกเหนือจากการปฏิบัติงานประจำ

ข) กิจกรรมการปรับปรุงทีละน้อยอย่างไม่หยุดยั้งดำเนินการกับกระบวนการที่มีอยู่โดยเจ้าของกระบวนการโครงการก้าวกระโดดมีกมีการออกแบบกระบวนการที่มีอยู่เดิมใหม่อย่างเห็นได้ชัด ควรประกอบด้วย

- นิยามวัตถุประสงค์และหัวข้อของโครงการปรับปรุง

- วิเคราะห์และวางแผนการปรับปรุงสู่กระบวนการ

- นิยามและวางแผนการปรับปรุงสู่กระบวนการ

- การนำการปรับปรุงไปปฏิบัติ

- การทวนสอบและทดสอบความใช้ได้ของการปรับปรุง และ

- ประเมินความสำเร็จของการปรับปรุง และบทเรียนที่ได้เรียนรู้

โครงการก้าวกระโดดควรดำเนินการโดยวิธีการที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพด้วยการใช้วิธีการบริหารโครงการ หลังจากการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์ การวางแผนโครงการใหม่จะเป็นพื้นฐานสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง บุคลากรในองค์กรเป็นแหล่งที่ดีที่สุดสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทีละน้อยอย่างไม่หยุดยั้ง และมักจะเข้าร่วมในลักษณะของคณะทำงาน กิจกรรมปรับปรุงทีละน้อยอย่างไม่หยุดยั้งควรได้รับการควบคุมเพื่อทำความเข้าใจต่อผลกระทบ บุคลากรในองค์กรที่เข้าร่วมควรได้รับมอบอำนาจ ได้รับการสนับสนุนด้านเทคนิค และทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวเนื่องกับการปรับปรุง

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วยวิธีการทั้งสองอย่างนั้น ควรประกอบด้วย

ก) เหตุผลที่ต้องปรับปรุง ปัญหาของกระบวนการควรได้รับการระบุ และบริเวณที่ได้รับเลือกเพื่อปรับปรุงบันทึกเหตุผลที่เลือก

ข) สถานการณ์ปัจจุบัน ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของกระบวนการในปัจจุบันควรได้รับการประเมิน ข้อมูลที่ค้นพบว่าปัญหาประเภทใดที่เกิดบ่อยที่สุดควรได้รับการรวบรวมและวิเคราะห์ เลือกปัญหาที่จำเพาะเจาะจงและกำหนดวัตถุประสงค์

ค) ผลวิเคราะห์ปัญหารากเหง้าควรได้รับการชี้บ่งและทวนสอบ

ง) การระบุวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ ค้นหาวิธีการแก้ปัญหาเพื่อเป็นทางเลือก เลือกวิธีที่ดีที่สุดนำไปปฏิบัติ ซึ่งก็คือวิธีการที่ขจัดปัญหารากเหง้าและป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดซ้ำ

จ) การประเมินผลกระทบซึ่งควรจะยืนยันว่าสามารถขจัดหรือลดผลกระทบจากปัญหาและสาเหตุรากเหง้า นั่นหมายความว่าวิธีการนี้ได้ผล และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการปรับปรุง

ฉ) การนำวิธีแก้ปัญหาใหม่ไปปฏิบัติและจัดทำเป็นมาตรฐาน วิธีการเก่าถูกทดแทนด้วยวิธีการใหม่ นั่นคือการป้องกันปัญหาจากสาเหตุรากเหง้าไม่ให้เกิดซ้ำ

ช) การประเมินประสิทธิผลและประสิทธิภาพของกระบวนการเมื่อการปรับปรุงเสร็จสมบูรณ์ ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของโครงการปรับปรุงควรได้รับการประเมิน และพิจารณาว่าจะนำวิธีการแก้ปัญหานี้ไปใช้ที่ใดบ้างในองค์กร

กระบวนการปรับปรุงควรทำซ้ำในปัญหาที่ยังคงมีอยู่ กำหนดวัตถุประสงค์และหาวิธีการแก้ปัญหาสำหรับกระบวนการปรับปรุงต่อไป

เพื่อเอื้อให้บุคลากรเข้ามามีส่วนร่วมและตระหนักถึงความสำคัญในกิจกรรมการปรับปรุง ฝ่ายบริหารควรพิจารณานำกิจกรรมต่อไปนี้มาใช้

- จัดตั้งกลุ่มย่อยและให้มีการเลือกผู้นำกลุ่มโดยสมาชิกกลุ่ม

- อนุญาตให้บุคลากรควบคุมและปรับปรุงสถานที่ทำงานของพวกเขา และ

- พัฒนาความรู้ ประสบการณ์ และความชำนาญของบุคลากรในฐานะที่เป็ส่วนหนึ่งของกิจกรรมการบริหารคุณภาพโดยรวมขององค์กร

SIAMHRM.COM : ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
Web Partner : JOBSIAM.COM | FREEJOBTHAI.COM | JOBDUZY.COM