การวางรูปแบบในการพิมพ์หนังสือภายนอกให้เรียงตามลำดับตามระเบียบงานสารบรรณดังกล่าวข้างต้นโดยเว้นว่างไว้ ตรงริมขอบด้านซ้ายมือห่าง นิ้ว และริมด้านขวาเข้ามา 1 - ในการพิมพ์งานผลิตควรคำนึงถึงความสะอาดของจดหมายที่เกิดจาก การพิมพ์และกระดาษที่ใช้พิมพ์ รวมทั้งการแบ่งคำที่ถูกต้อง เมื่อเกิดคำผิดมาก ๆ หรือใช้ยางลบ ลบดูแล้วไม่สะอาดควรพิมพ์งานนั้น ๆ ใหม่งานที่สะอาดย่อมนำมาซึ่งความประทับใจแก่ผู้อ่านและผู้ลงนามในจดหมายที่พิมพ์

ขนาดของกระดาษมาตรฐานที่ใช้พิมพ์หนังสือภายนอก
มาตรฐานกระดาษ โดยปฏิบัติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาวน้ำหนัก 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
    1. ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร คูณ 297 มิลลิเมตร
    2. ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร คูณ 210 มิลลิเมตร
    3. ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร คูณ 74 มิลลิเมตร

ขนาดมาตรฐานของตราครุฑแบ่งเป็น 2 ขนาด คือ
    1. ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
    2. ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร

การพิมพ์หนังสือราชการภายนอกมีความยาวเกิน 1 หน้าหลักในการปฏิบัติในการพิมพ์หนังสือราชกาภายนอก มีความยาวเกิน 1 หน้า
    1. ผู้พิมพ์ควรพิจารณาดูว่าข้อความของจดหมายยาวมากเพียงใดในกรณีที่มีคามยาวเพียงเล็กน้อยและสามารพจะพิมพ์ได้ใน        หน้าเดียวผู้พิมพ์ควรจะได้ประหยัดเนื้อที่ในการพิมพ์ให้มาก เพื่อให้จดหมายฉบับนั้น ๆ พิมพ์เพียงหน้าเดียง
    2. ในกรณีที่มีคามยาวจำเป็นต้องขึ้นหน้าใหม่ ข้อความที่จะขึ้นหน้าใหม่นั้น ควรมีความยาวอย่างน้อย 1 ย่อหน้า หรือ ประมาณ          3 - 4 บรรทัด ของข้อความ
    3. ใช้กระดาษขาวขนาดเดียวกับกระดาษครุฑพิมพ์ในแผ่นที่ 2 หรือแผ่นอื่น ๆ
    4. บางหน่วยงานก่อนจะขึ้นหน้าที่ 2 ที่มุมล่างด้านขวาจะพิมพ์ข้อความประมาณ 2 - 3 คำแรกของหน้าที่ 2