การสรรหา (Recruitment) เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่องค์การจำทำขึ้น เพื่อจูงใจให้บุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่ง ตามที่องค์การได้ระบุไว้ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้มีบุคคลเข้ามาสมัครงาน และทำการคัดเลือกต่อไป มีนักวิชาการหลายท่านได้ให้นิยามและคำอธิบายเกี่ยวกับงานสรรหาไว้ดังนี้
ในความคิดเห็นของ อาร์เธอร์ ดับเบิลยู เชอร์แมน (Arthur W. Sherman,Jr.) และ จอร์จ ดับเบิลยู โบฮ์แลนเดอร์ (George W. Bohlander) ได้ให้ความหมายของการสรรหา หมายถึง กระบวนการในการค้นหาและจูงใจให้ผู้สมัครที่มีศักยภาพมาสมัครงานในตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร โดยการประชาสัมพันธ์แจ้งให้ผู้สนใจทราบเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ต้องการในการปฏิบัติงาน รวมถึงโอกาสของความก้าวหน้าอันพึงจะได้รับจากองค์การ
ในความคิดเห็นของ ลูอิส อาร์ โกเมช – เมเจีย (Luis R. Gomez – Mejia) เดวิด บี บาลคิน (David B. balkin) และโรเบิร์ด แอล คาร์ดี้ (Robert L. Cardy) ได้อธิบายในลักษณะคล้ายกันว่า การสรรหา หมายถึง กระบวนการแสวงหากลุ่มผู้สมัครที่มีความรู้ความสามารถ มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับงานแต่ละงาน นับเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการจ้างงาน (Employment process) โดยองค์การจะต้องประชาสัมพันธ์ตำแหน่งงานที่ว่างให้ตลาดแรงงานรับทราบ เพื่อดึงดูดให้ผู้ที่มีความสามารถเข้ามาสมัคร ซึ่งอาจเป็นการแสวงหาจากแหล่งภายในหรือแหล่งภายนอกองค์การก็ได้
ในความคิดเห็นของ เดวิด เอ เดอ เซ็น โซ (David A. De Cenzo) และสตีเฟน พี รอบบิ้นส์ (Stephen P. Robbins) การสรรหาเป็นกระบวนการค้นพบผู้สมัครที่มีความสามารถสำหรับบรรจุในตำแหน่งที่ว่างในปัจจุบันหรือตำแหน่งที่คาดว่าจะว่าง ทำให้มั่นใจได้ว่าองค์การสามารถดำเนินงานต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาจกล่าวอีกนัยหนึ่งได้ว่า การสรรหาเป็นกิจกรรมเชื่อมโยง (Linking activity) ในการนำบุคคลที่ประสงค์จะทำงานมาสู่งานที่ต้องการบุคลากรรับผิดชอบ และกิจกรรมนี้ต้องการความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
ในความคิดเห็นของ แบรี่ คุชเวย์ (Bary Cushway) ได้ให้ความเห็นว่า การสรรหาเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งมุ่งดึงดูดใจกลุ่มผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานจากแหล่งต่างๆ ให้มาสมัครงาน ดังนั้นองค์การจำเป็นต้องจัดระบบการสรรหาที่มีประสิทธิภาพเนื่องจากผลที่เกิดจากระบบสรรหา ที่ขาดคุณภาพจะส่งผลให้มีอัตราลาออกจากงานสูง ผลการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐาน พนักงานขาดแรงจูงใจในการทำงาน และบางทีอาจไม่สามารถจะจูงใจผู้สมัครที่มีคุณสมบัติดีจากแหล่งภายนอกเข้ามาร่วมงานกับองค์การได้
ในความคิดเห็นของ จอร์จ ที มิลโควิช (George T. Milkovich) และจอร์จ ดับเบิลยู บูโด (John W. Boudreau) การสรรหา เป็นกระบวนการในการระบุแหล่งผู้สมัครและจูงใจให้กลุ่มผู้สมัครมาสมัครงาน เพื่อรับการคัดเลือกให้จ้างงานในโอกาสต่อไป กระบวนการนี้เป็นการติดต่อสื่อสารสองทาง กล่าวคือ ผู้สมัครต้องการข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้องเกี่ยวกับการทำงานในองค์การ ขณะเดียวกันองค์การก็สนใจอยากได้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับผู้สมัครว่าจะปฏิบัติงานอะไรได้บ้างหากได้รับการจ้าง ดังนั้น ผู้สมัครจะต้องแสดงให้องค์การรู้ว่าตนเองมีคุณสมบัติ มีความสามารถสมควรจะได้รับการจ้าง และพยายามให้องค์การเปิดเผยข้อมูลว่าจะตัดสินใจรับตนเข้าทำงานหรือไม่ ทำนองเดียวกันกันองค์การก็ต้องแสดงให้ผู้สมัครเห็นว่าเป็นหน่วยงานที่ดี เหมาะแก่การทำงาน และพยายามให้ผู้สมัครให้ภาพที่เป็นจริงเกี่ยวกับศักยภาพและคุณค่าในฐานะเป็นพนักงาน
ในความคิดเห็นของนักวิชาการชาวไทย นั้น ธงชัย สันติวงษ์ ได้อธิบายว่า การสรรหา หมายถึง การดำเนินงานเพื่อมุ่งที่จะจูงใจผู้สมัครที่มีความรู้ ความสามารถ และมีทัศนคติที่ดีตรงตามความต้องการให้เข้ามาร่วมงานในอันที่จะช่วยให้องค์การประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้
ในความคิดเห็น ของ พะยอม วงศ์สารศรี ได้ให้คำจำกัดความว่า การสรรหา หมายถึง กระบวนการในการแสวงหาและจูงใจผู้สมัครที่มีความสามารถให้เข้ามาทำงานในองค์การ โดยเริ่มต้นจากการแสวงหาคนเข้าทำงาน และสิ้นสุดเมื่อบุคคลได้มาสมัครงานในองค์การ การสรรหาจึงเป็นศูนย์รวมของผู้สมัครเพื่อดำเนินการคัดเลือกพนักงานใหม่ต่อไป
นอกจากนี้สมาคมการจัดการธุรกิจแห่งประเทศไทย ได้นิยามว่า การสรรหา หมายถึง กระบวนการจัดหาผู้สมัครจากแหล่งต่างๆ และคัดเลือกโดยวิธีการสัมภาษณ์และทดสอบ หรือวิธีอย่างอื่นเพื่อให้ได้ผู้ที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด
จากความหมายที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นพอจะสรุปได้ใน 2 ลักษณะคือ ความหมาย และความสัมพันธ์ของการสรรหากับกระบวนการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ในส่วนที่เป็นความหมายสรุปได้ว่า การสรรหาเป็นกระบวนการแสวงหาและจูงใจให้กลุ่มบุคคลที่มีความรู้ ความสามารถ ศักยภาพและคุณสมบัติต่างๆ อันเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครเข้ามาสมัครกับองค์การ ทั้งนี้โดยมีการประชาสัมพันธ์ให้ตลาดแรงงานรับทราบ ซึ่งอาจเป็นการแสวงหาจากแหล่งภายในหรือภายนอกองค์การก็ได้
เมื่อพิจารณาในมิติความสัมพันธ์กับกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ อื่นๆ จะพบว่า การสรรหาเป็นกระบวนการที่เชื่อมโยงระหว่างการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ กับการคัดเลือกซึ่งจะนำไปสู่กระบวนการอื่นๆ ดังภาพ
จากแผนภาพ หากพิจารณาโดยใช้การวิเคราะห์เชิงระบบ จะพบว่ากระบวนการสรรหาจะช่วยแสวงหาปัจจัยป้อนเข้า (input) ในที่นี้หมายถึงพนักงานให้กับองค์การ ถ้าการสรรหาสามารถดึงดูดและจูงใจให้บุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และคุณสมบัติอื่นๆ ตรงตามที่กำหนดให้มาสมัครงานได้มากที่สุด องค์การก็มีโอกาสคดเลือกพนักงานจากกลุ่มผู้สมัครที่มีคุณภาพ มากปฏิบัติงานในองค์การ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้องค์การประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ อีกทั้งยังช่วยให้องค์การสามารถประหยัดทรัพยากรต่างๆที่อาจจำเป็นต้องใช้ในกิจกรรมฝึกอบรมและพัฒนาได้อีกด้วย จึงทำให้มีการคาดหวังว่าการสรรหาเป็นเป้าหมายหลักประการแรก ที่จำนำมาใช้เป็นมาตรการในการลดค่าใช้จ่าย ทำให้มีการใช้ทรัพยากรต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยิ่งมีการแข่งขันเพื่อให้ได้มาซึ่งพนักงานที่มีคุณภาพมากขึ้นเท่าไร ความสำคัญของการสรรหายิ่งเพิ่มมากขึ้นเท่านั้น ด้วยเหตุนี้จึงทำให้นักบริหารทรัพยากรมนุษย์บางท่านเชื่อว่าการสรรหาเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การหลายองค์การ
