ในยุคสังคมฐานความรู้อันเป็นยุคที่ปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรขึ้นอยู่กับภูมิปัญญาของพนักงาน

ดังนั้นหลายองค์กรจึงมุ่งเน้นการพัฒนาความรู้ความสามารถของบุคลากรอย่างต่อเนื่อง และสนับสนุนการเผยแพร่ความรู้อย่างกว้างขวางทั่วทั้งองค์กร

ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บรวบรวมความรู้ขององค์กรไว้ในระบบ KM (Knowledge Management) เพื่อให้พนักงานทุกคนได้ใช้เป็นแนวทางต่อยอดความรู้ รวมทั้งส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการแบ่งปันแลกเปลี่ยนการเรียนรู้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้หัวหน้างานถือเป็นหน้าที่และธรรมเนียมปฏิบัติที่ต้องถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์แก่ทีมงาน เพื่อให้ความรู้ความสามารถนั้นสืบทอดรุ่นสู่รุ่นเป็นปัจจัยสร้างความแข็งแกร่งขององค์กรต่อไป

การมุ่งหวังให้หัวหน้างานช่วยสอนงานแก่ลูกทีมนั้น ผู้เขียนเคยเปรยไปบ้างแล้วว่า เป็นเรื่องดีที่ทำได้ยาก ปัญหาใหญ่ประการหนึ่งที่หัวหน้างานมักหยิบยกมากล่าวอ้าง คือ ไม่มีเวลา เพราะมีลูกน้องต้องสอนหลายคน

นั่นอาจจะเป็นเพราะหัวหน้างานเข้าใจว่ารูปแบบการสอนงาน หรือ ‘Coaching’ คือ หัวหน้างานต้องมานั่งจัดทำแบบแผนการพัฒนาเป็นรายบุคคลและต้องให้ลูกน้องแต่ละคนมาฟังคำแนะนำหรืออธิบายเรื่องที่จะสอน ซึ่งหัวหน้างานต้องเจียดเวลาจากการทำงานประจำวันมาดำเนินการ

แท้จริงแล้ว การสอนงานมีอีกหลายวิธีที่เกิดประโยชน์สูงและประหยัดสุด โดยเฉพาะประหยัดเวลาทั้งของหัวหน้างานผู้เป็น Coach และลูกทีมที่เป็นผู้รับการ Coach ผู้เขียนขอแนะนำการสอนงานที่ทุ่นเวลาและได้ผลมาให้พิจารณาเลือกใช้สองวิธีดังนี้

วิธีที่ 1 ให้เข้าร่วมสังเกตการณ์ในการประชุม (Meeting Observation)

การสอนงานด้วยวิธีนี้เป็นการเปิดโอกาสให้ลูกน้องเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มย่อยๆ ได้เรียนรู้จากการปฏิบัติงานจริง ผู้สอนไม่ต้องเจียดเวลาจากงานมาสอน เพราะเป็นวิธีการ “ทำให้ดูเป็นครูให้เห็น” จากการประชุมกันจริงๆ ซึ่งการประชุมแบบไทยๆ โดยส่วนใหญ่จะเป็นลักษณะ Working Meeting อยู่แล้วกล่าวคือ ที่ประชุมจะหยิบยกปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจต่างๆ มาแลกเปลี่ยนพูดคุยเพื่อร่วมกันพิจารณาหาแนวทางที่เหมาะสมที่สุดเพื่อนำไปปฏิบัติ

ดังนั้น ในการประชุมเชิงปฏิบัติงานไปด้วยเช่นนี้ ผู้สังเกตการณ์จะได้เรียนรู้วิธีคิดจากคณะบุคคลในสาขาวิชาชีพต่างๆ ได้เห็นแนวทางการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การโน้มน้าว การมีส่วนร่วม ภาวะผู้นำ ฯลฯ

สิ่งที่ Coach จะต้องให้เวลาเพื่อให้การสอนงานด้วยวิธีนี้ได้ผล คือ ก่อนที่จะให้ลูกน้องเข้าสังเกตการณ์ในที่ประชุม หัวหน้าควรจะพูดคุยและกำหนดประเด็น รวมถึงข้อควรสังเกตเรียนรู้ไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เรียนจดจ่อตั้งใจฟังและบันทึกการเรียนรู้ และหลังการประชุมหัวหน้างานควรจัดหาเวลาสัก 5-10 นาที เพื่อสอบถามและทบทวนการเรียนรู้ของผู้สังเกตการณ์

เพราะหัวหน้าอาจจะใช้เทคนิคต่างๆ ที่มีรายละเอียดหรือแง่มุมที่ผู้สังเกตการณ์ไม่สามารถเข้าใจได้ชัดเจน เช่น ช่วงที่หัวหน้าแก้ปัญหาความขัดแย้งระหว่างการประชุม หรือการหากรอบความคิดและเหตุผลที่ใช้ตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ที่อยู่ในวาระการประชุม เป็นต้น

การอธิบายชี้แจงจากหัวหน้าจะช่วยเพิ่มให้การเรียนรู้ของผู้สังเกตการณ์มีความชัดเจนและถูกต้อง ไม่ใช่ให้ลูกน้องที่สังเกตการณ์คาดเดาไปเอง หัวหน้างานที่เป็นคนเก่งจริงๆ แถมยังใจกว้างจะชอบและกล้าใช้วิธีการสอนแบบนี้ ถ้าทำได้อย่างถูกวิธีก็จะเป็นการสอนที่น่าสนใจ รวมทั้งให้ผลคุ้มค่า คุ้มเวลาทั้งผู้สอนและผู้ได้รับการสอนด้วย

การสอนงานที่มีวิธีการคล้ายคลึงอีกวิธีหนึ่ง คือ Near the Job Coaching หมายถึง หัวหน้าให้ลูกน้องติดตามไปดูการทำงานอย่างใกล้ชิดในภารกิจเฉพาะ ซึ่งหัวหน้างานตั้งใจจะให้ลูกน้องได้เรียนรู้

เช่น การให้ติดตามไปพบกับกลุ่มลูกค้าองค์กร เพื่อเรียนรู้วิธีการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ได้ทราบแนวทางการสอบถามความต้องการของลูกค้า การเจรจาต่อรอง และเทคนิคต่างๆ

สิ่งที่สำคัญต้องมีการทำ Pre-Post Briefing คือ ก่อนจะไปติดตามดูการทำงานจริง หัวหน้าต้องแนะนำประเด็นที่ลูกน้องควรสังเกต เรียนรู้ และมีการทบทวนสรุปประเด็นการเรียนรู้ภายหลังด้วย จึงจะทำให้การสอนงานเกิดประสิทธิผล

วิธีที่ 2 การสร้างเครือข่ายผู้เชี่ยวชาญให้รับช่วงสอนงาน (Guru networking)

วิธีการนี้หัวหน้างานทำได้โดยจัดทำตารางสอนงานแล้วสรรหาเครือข่ายผู้รับช่วงสอนงานที่เป็นผู้รู้ ผู้เชี่ยวชาญแต่ละด้าน ซึ่งอาจจะมาจากคนละหน่วยงานให้มาช่วยกันสอนงาน การแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆ ตามลักษณะความชำนาญนั้น นอกจากจะช่วยให้ผู้สอนแต่ละคนลงลึกในเนื้อหาความชำนาญของตนได้ดี ยังช่วยประหยัดเวลาผู้สอนแต่ละคน

หรือหัวหน้างานสามารถมอบให้ทีมงานในหน่วยงานแต่ละคนช่วยกระจายการสอนกันคนละเรื่อง ซึ่งจะช่วยยกระดับความรู้ความสามารถของลูกทีม แถมยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและทำให้เกิดการยอมรับนับถือกันภายในทีมงานด้วย

อย่างไรก็ตาม หัวหน้างานที่เลือกวิธีที่สองนี้ ควรต้องพูดคุยถึงเป้าหมาย เนื้อหาการสอนกับครูผู้สอนแต่ละคนก่อนที่จะให้ลูกน้องไปรับการสอนงาน เมื่อจบการสอนงานจากผู้รู้แต่ละคนแล้ว หัวหน้างานก็สามารถสอบถามผลการสอนงาน เพื่อจะได้ประเมินความสามารถและพัฒนาเพิ่มเติมต่อไป

การสอนงานที่ประหยัดเวลา ทั้งสองวิธีนั้นคงช่วยให้กำลังใจหัวหน้าในการทำหน้าที่สอนและพัฒนาทีมงานของตนอย่างต่อเนื่องต่อไป

ที่มา : จารุนันท์ อิทธิอาวัชกุล