เมื่อมีการทำธุรกิจแทบทุกประเภทมักจะมีปัญหาของระบบเอกสารที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ บางกิจการได้นำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เพื่อลดขั้นตอนในการออกเอกสารหรือลดเอกสารที่ออกด้วยมือ เพื่อความสะดวกรวดเร็ว บางแห่งก็นำคอมพิวเตอร์เข้าเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่สะดวกต่อการนำออกมาใช้หรือค้นหา เอกสารของธุรกิจมีอยู่ 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ เอกสารทางธุรกิจ เอกสารทางบัญชี และเอกสารทางภาษีอากร
       
       มีเอกสารอยู่ประเภทหนึ่งที่หลายธุรกิจจะต้องใช้ก็คือ "หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย" ซึ่งประมวลรัษฎากรได้กำหนดให้ผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายจากผู้รับเงิน แล้วออกหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับผู้รับเงิน ซึ่งก็คือหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ทุกธุรกิจต้องใช้ประกอบการจ่ายเงิน
       
        ปัญหาในการจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายอย่างน้อยต้องมีข้อความตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด หรือตามแบบที่ได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรแล้วให้แก่ผู้ถูกหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจำนวน 2 ฉบับ มีข้อความตรงกันภายในกำหนดเวลา แล้วแต่กรณีและจัดทำตามวิธีดังนี้
       
       1. กำหนดเวลาออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
       
       1.1 กรณีจ่ายเงินได้ตามมาตรา 40(1) (2) เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า บำเหน็จ ฯลฯ ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีภาษี (กรณีผู้ถูกหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทำงานจนถึงสิ้นปีภาษี) หรือภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายออกจากงานในระหว่างปีภาษี
       
       1.2 กรณีการจ่ายเงินได้ตามมาตรา 40(3)(4)(5)(6)(7) หรือ (8) แห่งประมวลรัษฎากร ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายในทันทีทุกครั้งที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
       
       2. วิธีจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
       
       2.1 หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายต้องออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 2 ฉบับมีข้อความตรงกันนั้น อย่างน้อยต้องมีข้อความตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนดอาจจะเพิ่มเติมข้อความด้านบนแต่ละฉบับก็ได้ คือ
       
       ฉบับที่ 1 มีข้อความ "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ใช้แนบพร้อมกับแบบแสดงรายการ"
       
       ฉบับที่ 2 มีข้อความ "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เก็บไว้เป็นหลักฐาน"
       
        ผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะทำสำเนาคู่ฉบับ (ฉบับที่ 3 นอกเหนือจากฉบับที่ 1 และฉบับที่ 2) ไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับออกใบแทนในกรณีที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้ว แต่ชำรุดสูญหายก็ได้ การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ใช้วิธีถ่ายเอกสารและให้มีข้อความว่า "ใบแทน" ไว้ที่ด้านบนของเอกสารซึ่งผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายต้องลงลายมือชื่อรับรองด้วย หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะต้องมีหมายเลขลำดับของหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และหมายเลขลำดับของเล่ม เว้นแต่ในกรณีที่ไม่ได้จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นเล่ม จะไม่มีหมายเลขลำดับของเล่มก็ได้ และในการจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่มีคำว่า "เล่มที่" ก็ได้
       
        การลงชื่อของผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายในหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะใช้วิธีประทับลายมือชื่อผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยตรายาง หรือจะพิมพ์ลายมือชื่อผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้มีการเก็บลายมือชื่อไว้ (SCAN) ก็ได้
       
        ผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งได้มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย สำหรับการจ่ายเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(1) แห่งประมวลรัษฎากร และได้มีการหักเงินได้ดังกล่าวเข้างกองทุนสำรองเลี้ยงชีพตามกฎหมายว่าด้วยกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ กองทุนประกันสังคมตามกฎหมายว่าด้วยการประกันสังคม กองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการตามกฎหมายว่าด้วยกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ และกองทุนสงเคราะห์ตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชน จะระบุจำนวนเงินที่ได้หักจากเงินได้ของผู้มีเงินได้เข้ากองทุนดังกล่าวในแต่ละปีภาษีในหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายก็ได้
       
       2.2 หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะต้องทำเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศอื่น ต้องมีคำแปลเป็นภาษาไทยกำกับ ส่วนตัวเลขให้ใช้เลขไทยหรืออารบิค
       
       2.3 ผู้ใดประสงค์จะทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นอย่างอื่นนอกจากดังกล่าวข้างต้นแล้ว ให้ยื่นคำขออนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อน และเมื่อได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรแล้วให้ปฏิบัติตามนั้น
       
       2.4 กรณีจ่ายเงินได้พึงประเมินประเภทอื่นตามมาตรา 40(3)(4)(5)(6)(7) หรือ (8) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นรัฐบาล องค์การของรัฐบาล เทศบาล สุขาภิบาล หรือองค์การบริหารราชการส่วนท้องถิ่นอื่น เฉพาะกรณีที่จดแจ้งการหักภาษีไว้ในฎีกาเบิกเงินและได้มีการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามระเบียบของทางราชการแล้ว ได้รับยกเว้นไม่ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
       
        ดังนั้นเมื่อมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากผู้รับเงิน ด้านผู้จ่ายเงินจะต้องออกหลักฐานเป็นหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับผู้รับเงินทุกครั้งเพื่อเป็นการยืนยันว่าได้มีการหักภาษีถูกต้องตามประมวลรัษฎากร

โดย ผู้จัดการรายสัปดาห์