การสำรวจกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบัน

                โดยพิจารณาว่าปัจจุบันองค์การมีจำนวนบุคลากรอยู่จำนวนเท่าใด มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการในอนาคตหรือไม่ และเมื่อถึงอนาคตในเวลาที่ต้องการจะเหลือเท่าไร ในขั้นนี้จะมีเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการสำรวจองค์การ เช่น การวิเคราะห์ SWOT Analysis เป็น การวิเคราะห์ SWOT Analysis  จะช่วยให้มองเห็นถึงความต้องการใช้กำลังคนที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ การเกษียณอายุ การโยกย้าย และการจัดหากำลังคนเพิ่มเติมเพื่อรองรับแผนกลยุทธ์ขององค์การ และเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้กลยุทธ์ขององค์การบรรลุผลสำเร็จ ดังนั้น จึงต้องมีความพร้อมในแง่ของข้อมูลและรายละเอียดว่า กำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันนั้นมีปริมาณและคุณภาพเป็นอย่างไร

                การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของปริมาณแรงงานที่มีอยู่ในองค์การ มีอยู่ ๒ ลักษณะ

                - การเพิ่มขึ้นของปริมาณแรงงาน อาจเกิดจากสาเหตุดังต่อไปนี้ การจ้างแรงงานใหม่ การโยกย้ายภายใน และการกลับเข้าทำงานใหม่ของบุคลากรหลังจากการลาพักงาน

                - การลดลงของปริมาณแรงงาน อาจเกิดจากการเกษียณอายุ การปลดออก การโอนออกจากหน่วยงาน การลาออกโดยสมัครใจ การหมดสัญญาจ้าง การเจ็บป่วยเป็นเวลานาน การลาพักร้อน และการตาย

ขั้นตอนที่ 3 การเปรียบเทียบกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันกับความต้องการในอนาคต

                เป็นการเปรียบเทียบกำลังบุคลากรขององค์การที่มีอยู่ในปัจจุบันกับปริมาณความต้องการบุคลากรในอนาคต ถ้ามีไม่เพียงพอก็ต้องเตรียมจัดหาเพิ่มเติม เช่น จัดหาภายในองค์การเอง หรือจัดหาจากภายนอกองค์การ แต่ถ้ามีปริมาณบุคลากรมากเกินกว่าความต้องการก็จะต้องมีการวางแผนที่จะทำให้จำนวนบุคลากรเกิดความสมดุลกับความต้องการเช่นเดียวกัน เมื่อทำการเปรียบเทียบกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันกับความต้องการในอนาคตแล้ว ไม่ว่าจะมีปริมาณกำลังคนมากหรือน้อยกว่าความต้องการก็ตาม ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จะต้องมีการวางแผนเกี่ยวกับบุคลากรไว้ล่วงหน้าเพื่อเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับองค์การ

ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การหลายๆ แห่ง ได้มีการวางแผนเกี่ยวกับบุคลากรในหลาย ๆ วิธี เช่น

                Replacement Plan เป็นการวางแผนกำลังคนเพื่อทดแทนบุคลากรในตำแหน่งต่างๆ ขององค์การโดยรวมที่กำลังจะว่างลง เนื่องจากบุคลากรเกษียณอายุ หรือลาออกจากงาน หรือมีการโยกย้าย ซึ่งการวางแผนนี้จะต้องทำไว้ล่วงหน้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อจะได้เตรียมจัดหาบุคลากรมาทดแทนได้ทันเวลาและได้คนที่มีคุณสมบัติพร้อมที่จะมารับตำแหน่ง ในการหาบุคลากรเข้ามาทดแทน ถ้าเป็นบุคลากรที่มาจากภายในองค์การเอง ก็จะได้มีการเตรียมการวางแผนเพื่อพัฒนาและฝึกอบรม ให้บุคลากรเหล่านั้นมีความพร้อมเพื่อจะเข้ามารับตำแหน่งต่างๆ หากบุคลากรภายในองค์การไม่เหมาะสมก็จะได้มีการวางแผนเพื่อเตรียมการสรรหาบุคลากรจากภายนอกองค์การต่อไป ในการวางแผนกำลังคน ควรมีการจัดทำแผนโครงสร้างการทดแทนตำแหน่งต่างๆ ไว้ล่วงหน้า เพื่อจะได้มองเห็นภาพได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะการสร้างบุคลากรภายในให้เติบโตขึ้นมาได้ในองค์การ

                Succession Plan เป็นการวางแผนหรือเตรียมบุคลากรระดับบริหาร เพื่อทดแทนบุคลากรในตำแหน่งบริหารที่จะว่างลงหรือเตรียมผู้บริหารเพื่อรองรับการขยายตัวของธุรกิจต่อไปในอนาคต เพื่อจะได้มีผู้บริหารที่มีศักยภาพ หรือระดับความสามารถที่ปฏิบัติงานได้ในตำแหน่งบริหารที่ว่างลงหรือเกิดขึ้นใหม่ได้อย่างต่อเนื่อง

ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ ควรจะมีคำตอบสำหรับคำถาม ดังต่อไปนี้

                1.จะทำอะไร/องค์การต้องการอะไร (What to do)

                2. จะทำอย่างไร (How to do)

                3. จะให้ใครทำ (Who will do)

                4. จะทำเมื่อไร (When to do)

                ตัวอย่างเทคนิคในการวางแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับปริมาณงานที่นิยมใช้กัน เช่น

1. การทำงานเป็นกะ (Shift Work)
2. การลดวันทำงานในสัปดาห์ (Compress Work Week)
3. การยืดหยุ่นเวลาทำงาน

Posted by สัญจร...คนเดินทาง