การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

                เป็นกระบวนการที่จะต้องมีการรวบรวมขอมูลเกี่ยวกับงาน เช่น กิจกรรม เครื่องมือ สภาพการทำงาน วัสดุอุปกรณ์ วิธีปฏิบัติ คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติ เพื่อจะได้รู้ถึงขอบเขตของงานและคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น ๆ

1. การสัมภาษณ์ เป็นวิธีรวบรวมข้อมูลโดยผู้สัมภาษณ์ใช้วิธีตั้งคำถามกับผู้ตอบโดยการเลือกกลุ่มงานใดกลุ่มงานหนึ่งซึ่งอาจกระทำได้ทั้งสัมภาษณ์เป็นการส่วนตัวหรือสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม

                2. การตอบแบบสอบถาม เป็นการที่พนักงานกรอกแบบสอบถามเพื่อบรรยายลักษณะงานที่สัมพันธ์และความรับผิดชอบ ผู้ตอบแบบสอบถามคือผู้ทำงานนั้นโดยตรง หรือผู้เป็นหัวหน้างานของผู้ทำงานนั้นก็ได้

                3. การสังเกต เป็นวิธีการที่เหมาะสมกับงานที่มีกิจกรรมทางกายภาพที่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน การสังเกตไม่เหมาะสมกับงานที่ไม่สามารถมองเห็นการกระทำได้อย่างชัดเจน ได้แก่ กิจกรรมที่ต้องใช้ความคิด

                4. การบันทึกประจำวัน เป็นรายการประจำวันเกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ปฏิบัติงานตามช่วงเวลาต่างๆ เพื่อให้ได้ความเข้าใจงาน โดยให้พนักงานจดบันทึกประจำวัน หรือรายการที่พนักงานปฏิบัติระหว่างวันในทุกกิจกรรมที่มีส่วนร่วม

                การวิเคราะห์งานไม่ว่าจะใช้วิธีใด ควรจะมีหัวข้อต่างๆ ดังต่อไปนี้รวมอยู่ในแบบที่ใช้การวิเคราะห์งาน

                - ชื่องานและสถานที่ตั้งของานนั้น หมายถึง ชื่องานที่เป็นมาตรฐานและสถานที่ตั้งของหน่วยงานนั้นในองค์การ

                - สรุปงาน หมายถึง คำบรรยายที่แสดงให้เห็นลักษณะงานซึ่งผู้อ่านสามารถเข้าใจได้จากข้อความเพียงประโยคหรือสองประโยคเท่านั้น

                - หน้าที่งาน หมายถึง หน้าที่ปกติ หน้าที่พิเศษ หน้าที่ที่ทำประจำหรือชั่วคราวเวลาที่ใช้หมดไปกับหน้าที่แต่ละหน้าที่เป็นจำนวนเท่าไร รวมทั้งการทำหน้าที่นั้นใช้วิธีการอย่างไร

                - เครื่องจักรเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานนั้น

                ­- วัตถุดิบ สินค้า หรือบริการที่เกิดขึ้นจากการทำงานนั้น

                - การควบคุมบังคับบัญชา หมายถึง หัวหน้างานโดยตรง หรือจำนวนบุคลากรที่อยู่ภายใต้บังคับบัญชา

                - ความสัมพันธ์กับงานอื่น หมายถึง งานที่ทำก่อนหน้าและหลังจากที่หน่วยงานนั้นต้องทำรวมทั้งบุคคลที่ต้องการติดต่อในงานนั้นๆด้วย

                - ความสามารถทางจิตใจ หมายถึง คุณสมบัติทางด้านความคิด ขีดความสามารถและความสามารถในการชักจูงบุคคลอื่นให้เห็นด้วยและคล้อยตาม

                - สภาพทางร่างกายที่ต้องใช้ในการทำงาน หมายถึง กิริยาอาการที่ใช้ในการทำงาน เช่น การนั่ง การยืน การเดิน การยกน้ำหนัก การแบกหาม และความชำนาญทางร่างกายหรือความคล่องในการใช้อวัยวะทางร่างกาย

                - ความรับผิดชอบ หมายถึง ลักษณะความรับผิดชอบเกี่ยวกับการเงิน เครื่องจักร อุปกรณ์ และสินค้า

                - สภาพการทำงาน หมายถึง สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน เช่น ฝุ่นละออง อุณหภูมิ กลิ่นเสียง และอื่นๆ ที่รบกวนขณะทำงาน

                - อันตรายจากการทำงาน หมายถึง ลักษณะของอันตรายที่มีต่อผู้ปฏิบัติงานและโอกาสที่จะเกิดอันตรายว่ามีมากน้อยเพียงใด

                - การศึกษา หมายถึง การศึกษาที่จำเป็นต่อการทำงานนั้นๆ ระดับของการใช้ความรู้ ภาษา หรือการคำนวณ

                - ประสบการณ์ การฝึกงาน การอบรมและงานอาชีพที่เคยทำมาแล้ว

                สรุปได้ว่า ในการวิเคราะห์งานควรที่จะต้องให้ได้ข้อมูลดังต่อไปนี้

                - ส่วนประกอบของงาน (Element) คือส่วนที่เล็กที่สุดของงานซึ่งไม่อาจแบ่งแยกให้เล็กไปกว่านั้นเช่น การขันสกรู การใส่พริกไทยลงในแกงจืด

                - งานเฉพาะอย่าง (Task) คือ กิจกรรมของงานแต่ละอย่างที่จะทำให้งานนั้นๆสำเร็จลุล่วงไป เช่น การพิมพ์จดหมาย การเตรียมการสอน การนำสินค้าขึ้นบรรจุบนรถ

                - หน้าที่ (Duty) คือ จำนวนของงานเฉพาะอย่าง เช่น การทำหน้าที่ให้คำแนะนำแก่นักศึกษาของอาจารย์ในฐานอาจารย์ที่ปรึกษา หน้าที่ของพนักงานบัญชี คือ การจัดเตรียมงานการเงินประจำเดือนและการจ่ายเงินค่าจ้างประจำงวดหรือเงินเดือน

                - ตำแหน่ง (Position) คือ หน้าที่อย่างหนึ่งหรือหลายๆอย่างที่บุคลากรจะต้องกระทำในองค์การ เช่น ผู้จัดการโรงงาน สมุห์บัญชี ผู้ช่วยศาสตราจารย์ เป็นต้น

                - งาน (Job) คือ ประเภทของตำแหน่งในองค์การเช่น ในโรงเรียนที่มีอาจารย์ผู้ทำหน้าที่สอน 30 คน ต้องมีตำแหน่งอาจารย์ 30 ตำแหน่ง ทุกตำแหน่งทำงานอย่างเดียวกันคือ งานสอน

                - กลุ่มงาน (Job Family) คือ งานตั้งแต่ 2 งานขึ้นไปที่รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกันโดยที่งานนั้นต้องการผู้ปฏิบัติงานที่มีคุณสมบัติเหมือนกัน หรือที่มีคุณสมบัติสนับสนุนซึ่งกันและกัน เช่น งานสอน งานผลิตเอกสารประกอบการสอน และงานผลิตตำรา เป็นงานที่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน เพราะลักษณะงานสนับสนุนซึ่งกันและกัน

               - กลุ่มอาชีพ (Occupation) คือ กลุ่มงานที่เหมือนๆกัน ไม่ว่างานนั้นจะอยู่ที่ใดหรือในองค์การใด เช่น พนักงานบัญชี หรือช่างไฟฟ้า หรือนายแพทย์

                - งานอาชีพ (Career) คือ ลำดับของตำแหน่งของงานหรือของอาชีพใดก็ตามที่คนทำงานไต่เต้าไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นตามลำดับในการทำงานนั้นๆ เช่น งานสอนในมหาวิทยาลัย เริ่มจากตำแหน่งอาจารย์ เป็นผู้ช่วยศาสตราจารย์ เป็นรองศาสตราจารย์ และเป็นศาสตราจารย์ ตามลำดับ เป็นต้น

จากการวิเคราะห์งาน จะได้ผลออกมาอีก 2 ประการ คือ

                1. การพรรณนา/บรรยายลักษณะงาน (Job Description) เป็นการแสดงถึงรายละเอียดที่เกี่ยวกับลักษณะงาน และวิธีการในการปฏิบัติงานของการทำงานในตำแหน่งนั้น ๆ ซึ่งควรจะประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้

                                - ลักษณะของงาน (Job Identification)

                                - สรุปย่อหน้าที่ของงาน (Job Summary)

                                - ภารกิจที่ต้องทำ (Duties)

                                - ความสัมพันธ์กับงานอื่น (Relation to Other Jobs)

                                - เครื่องจักร/เครื่องมือ/เครื่องใช้/อุปกรณ์/วัสดุในการทำงาน (Equipments & Materials)

                                - สภาพ/เงื่อนไขในการทำงาน (Working Condition)

                                - อื่นๆ

                2. คุณสมบัติของบุคลากร (Job Specification) เป็นการแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการ สำหรับการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ ซึ่งควรจะประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้

                                - คุณสมบัติทั่วไป

                                - ความรู้ ความสามารถ

                                - ประสบการณ์ ความชำนาญ

                                - คุณลักษณะพิเศษ

                                - สภาพทางร่างกาย/จิตใจ

                                -อื่นๆ

Posted by สัญจร...คนเดินทาง