เมื่อถึงเวลาที่ต้องมีการประเมินผลงาน มักจะเป็นช่วงเวลาที่ทำให้เกิดความเครียดทั้งตัวพนักงานเองหรือผู้จัดการที่ทำหน้าที่ประเมิน ต่อไปนี้เป็นเทคนิคง่ายๆที่จะช่วยให้ความวิตกกังวลของพนักงานลดน้อยลง และทำให้เกิดความมั่นใจว่าการประเมินผลนั้นจะได้ผลดีและยุติธรรมกับทั้งสองฝ่าย
อธิบายถึงกระบวนการในการประเมินผลล่วงหน้า
ในความเป็นจริงแล้ว เมื่อเราจ้างพนักงานสักคน เราก็ควรจะได้อธิบายให้เขาทราบถึงกระบวนการในการพิจารณาผลงานให้เขาทราบ และบอกให้เขาทราบว่า จะมีการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องของการพิจารณาผลงานบ่อยแค่ไหน และจะทำอย่างไรกันบ้าง และพนักงานจะสามารถคาดหมายอะไรได้บ้างจะการพูดคุยกันในแต่ละครั้ง ให้เขียนรายละเอียดเหล่านี้ไว้เพื่อง่ายต่อการอ้างถึง วิธีการเช่นนี้ การสนทนาเพื่อประเมินผลงานกันจะเป็นรูปแบบที่ทำให้เกิดความชัดเจนด้วยกันทั้งสองฝ่าย
กำหนดเวลาในการพิจารณาด้วยกัน
ผู้ประเมินจำนวนไม่น้อยที่มักจะจัดให้มีการพิจารณาทบทวนถึงผลงานกับพนักงานโดยไม่ได้สนใจพนักงานหรือแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้า ซึ่งเป็นวิธีการที่ใช้ไม่ได้เลย เช่นเดียวกับการที่จับพนักงานไปวางไว้ที่จุดๆหนึ่ง แล้วก็ไม่ได้สนใจเลยว่าเขาจะมีโอกาสได้นึกถึงความสำเร็จ จุดมุ่งหมาย หรือคำถามอะไรบ้าง ยิ่งให้เวลาโดยแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้านานเท่าใด ก็ยิ่งจะทำให้การสนทนาแลกเปลี่ยนและแสดงความคิดเห็นนั้นมีประสิทธิภาพและเสร็จสิ้นก่อนเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น เพราะพนักงานจะเข้ามาพบด้วยความรู้สึกว่า มีความพร้อมและมั่นใจ และมีแนวโน้มที่จะทำให้การสนทนาเกี่ยวกับการประเมินผลนั้นเป็นไปด้วยความจริงใจ และมีประสิทธิภาพ
ชูประเด็นที่เป็นปัญหาให้เห็นล่วงหน้า
คุณควรพิจารณาคำถามที่รุนแรงหรือเรื่องร้องทุกข์เกี่ยวกับการประเมินผลอย่างเอาใจใส่ตลอดระยะเวลาที่มีการพูดคุยกัน เพราะมิเช่นนั้นแล้ว คุณจะได้รับการแต่การปกป้องตัวเอง และการตอบโต้จากพนักงานอย่างไร้ประโยชน์ เป็นเรื่องยากที่จะพูดถึงข้อบกพร่องในการทำงานในงานที่พนักงานปฏิบัติอยู่ เพราะการที่จะต้องพูดถึงผลงานที่ผิดพลาดของพนักงานนั้น มันย่อมน่าอึดอัดใจมากกว่าการพูดถึงสิ่งดีๆแน่นอน ดังนั้น เทคนิคที่ควรจะใช้สำหรับในกรณีนี้ก็คือ ก่อนที่จะถึงวันนัดพูดคุยกัน คุณควรจะเกริ่นเป็นนัยๆให้เขาทราบล่วงหน้า เช่น "เราจำเป็นต้องคุยกันว่า ทำไม..........และ..........จึงไม่เป็นไปตามเป้าหมาย เราคงได้มาคุยกันเพื่อรับทราบความคิดเห็นของคุณ เพื่อว่าเราจะได้ช่วยกันคิดและหาแนวทางในการแก้ไขปัญหานี้ด้วยกัน"
จัดให้พนักงานประเมินผลตนเอง
การจัดให้พนักงานได้ประเมินตนเอง เป็นทางเลือกหนึ่งที่กำลังกลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในสถานที่ทำงาน พิจารณาให้พนักงานได้มีโอกาสประเมินผลตนเองก่อนที่จะมาพบพูดคุยเรื่องประเมินผลงานกับคุณ เพราะคุณจะได้ประโยชน์อย่างแท้จริงจากการที่ทราบว่าพนักงานมีความคิดอะไร และคุณสามารถนำเอาสิ่งที่ได้นี้มาใช้เมื่อมีการพูดคุยเรื่องการประเมินผลงานกัน พยายามอ่าน ศึกษา และใช้ประโยชน์จากสิ่งที่คุณได้จากการที่ทราบว่าพนักงานประเมินผลตนเองอย่างไร
ทำให้เกิดการประเมินผลจากรอบข้าง
แทนที่จะให้การประเมินผลงานเป็นการดำเนินการเพียงฝ่ายเดียว คือผู้จัดการประเมินพนักงาน ลองพิจารณาถึงการประเมิน 360 องศา เพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสประเมินผลความมีประสิทธิภาพของผู้จัดการด้วยเช่นกัน อาจจะจัดให้พนักงานได้ให้คะแนนทักษะการบริหารของผู้จัดการในแบบสอบถาม หรืออาจจะทำให้พร้อมอย่างง่ายๆด้วยการแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าว่า ในระหว่างที่จะมีการพูดคุยกันเรื่องการประเมินผลงาน คุณพร้อมที่จะเปิดกว้างรับฟังความคิดเห็นที่เขามีต่อทักษะการบริหารงานของคุณ มีอะไรบ้างที่ดี และอะไรบ้างที่ไม่ดีกับเขาบ้าง กระตุ้นและให้คำแนะนำกับพนักงานที่จะจัดการดังกล่าวด้วย และยิ่งไปกว่านั้น ควรจะแนะนำให้พนักงานเขียน "สิ่งที่เขาหวัง" คือ เขาคิดว่าจะพัฒนาหรือทำให้งานที่เขาทำอยู่ดีขึ้นได้อย่างไร
อย่าเริ่มการสนทนาด้วยการพูดทางด้านลบ
ต้องพึงระลึกไว้เสมอว่า การเริ่มเปิดการสนทนาเป็นสิ่งสำคัญของบรรยากาศที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการพูดคุยกันต่อไป ไม่ควรจะเปิดการสนทนาด้วยการพูดถึงความผิดพลาดของพนักงาน เพราะเชื่อได้เลยว่า การสนทนานั้นจะกลายเป็นเรื่องเผ็ดร้อน และทำให้เป็นอุปสรรคต่อการสนทนาด้วยกันทั้งสองฝ่าย แม้ว่าคุณจะต้องวิเคราะห์ให้พนักงานเห็นถึงจุดบกพร่องของผลงานของเขา แต่ควรเริ่มต้นการสนทนาด้วยการมุ่งเน้นถึงผลงานของพนักงานในช่วงปีที่ผ่านมาในลักษณะที่เป็นบวก และท้ายสุดของการสนทนาจึงพูดถึงสิ่งที่ไม่เป็นไปตามที่ควรจะเป็น การสนทนาในลักษณะเช่นนี้จะจบลงด้วยดี โดยพนักงานมีแนวโน้มที่จะรับฟังและจะพยายามหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
วางแผนล่วงหน้า
การที่จะให้คะแนนประเมินผลกับพนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายๆเลย เพราะมันจะเป็นจุดเริ่มต้นที่จะให้พนักงานได้มีโอกาสเติบโตในระดับสูงขึ้นในบริษัท สำหรับทุกๆคำวิจารณ์หรือตำหนิ คุณควรจะต้องให้คำแนะนำพนักงานด้วยว่า เขาควรจะปรับปรุงอย่างไรต่อไป ทำให้พนักงานเห็นว่าคุณสนใจที่จะให้ความช่วยเหลือเขาในการพัฒนาปรับปรุงให้สำเร็จ โดยจะดำเนินการไปด้วยกันอย่างใกล้ชิดเพื่อเอาชนะความผิดพลาดที่ผ่านมา การที่ทำให้เขาเห็นว่า คุณอยู่ข้างเดียวกับเขา จะทำให้คุณมีอำนาจในการจูงใจมากยิ่งขึ้น
ทำให้การสนทนาเป็นไปอย่างต่อเนื่อง
การพบปะเพื่อพูดคุยกันนับเป็นโอกาสที่ดีที่จะทำให้คุณเข้าถึงพนักงาน แต่คุณควรมุ่งมั่นที่จะทำให้การสนทนามีความต่อเนื่องไปเกี่ยวกับผลงานของพนักงานตั้งแต่ต้นปีจนถึงสิ้นปี ด้วยการทำให้การประเมินผลนั้นไม่รู้สึกว่าเป็นทางการจนเกินไป ซึ่งจะช่วยให้การสนทนาระหว่างผู้จัดการและพนักงานรู้สึกดีขึ้น ให้เวลาพนักงานได้มีโอกาสคิดในระหว่างที่มีสนทนากันเกี่ยวกับการประเมินผลงานนั้น และอาจะกลับมาคุยกันอีกหากเห็นว่ามีคำถามหรือความคิดอะไรที่ยังไม่ได้พูดบ้างในการสนทนาครั้งแรก
ที่มา : สมาชิกเว็บไซต์
