การบริหารทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการวางแผนกำลังคนหรือที่เรียกกันว่า HRP การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดกระบวนการทำงานที่มีคุณภาพและมีทรัพยากรที่เพียงพอต่อการทำงาน
ซึ่งกระบวนการนี้ต่อเนื่องจากการวิเคราะห์งาน JA (หากท่านยังไม่เข้าใจ ควรศึกษาเพิ่มเติม) หากท่านยังสงสัยว่า HRP นี้สำคัญอย่างไร ไม่ทำได้หรือเปล่า และงานนี้ใครจะเป็นผู้ทำ ลองศึกษาใหม่อีกครั้งนะครับ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์มีความสัมพันธ์กับแผนกลยุทธ์ ซึ่งถือว่าเป็นแผนแม่บทขององค์กรก็ว่าได้ ไม่ว่าองค์กรของท่านจะทำแผนงานการผลิต การตลาด หรืออื่นๆ ล้วนเกี่ยวข้องกับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องจัดทำไว้ล่วงหน้าทั้งสิ้น
หากขาดการวางแผนทรัพยากรมนุษย์แล้ว องค์กรก็ไม่มีความมั่นคงได้อย่างแน่นอน สังเกตได้จาก การปรับเปลี่ยนผังโครงสร้างบ่อยๆ(ปรับตามตัวคน) ปรับเปลี่ยนระดับพนักงานอยู่ประจำ (ปรับขึ้นๆ ลงๆ ในตำแหน่งเดิม) คนล้นงาน คนขาดไม่เพียงพอ อื่นๆ ตรงกันข้ามหากองค์กรได้มีเป้าหมาย มีการวางแผนที่แน่นอนทำให้การบริหารงานตามโครงการ ซึ่งจะนำไปสู่กระบวนการพัฒนาให้มีความก้าวหน้ายิ่งขึ้น
สิ่งสำคัญที่สุด การวางแผนทรัพยากรมนุษย์นั้นช่วยแก้ปัญหากำลังคนที่เกิดขึ้นได้ทันท่วงที และสามารถใช้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และมีการคาดคะเนความต้องการด้านบุคลากรเพื่อรองรับกับงานและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
Human Resource Planning โดยทั่วไปจะใช้คำย่อว่า HRP หรือจะเรียกว่า การวางแผนกำลังคน Manpower Planning หรือ Personnel Planning หรือ Employment Planning เป็นต้น
มีผู้ให้คำนิยามต่างๆมากมายเกี่ยวกับ Human Resource Planning มากมาย เช่น
SiamHRM ให้คำนิยามว่า HRP เป็นการประมาณการด้านกำลังแรงงานอย่างเหมาะสมกับสถานการณ์และสอดคล้องกับการดำเนินงานในปัจจุบันของแต่ละองค์กรและมีการจัดสรรกำลังแรงงานให้เหมาะสมกับคุณสมบัติของแต่ละคนรวมถึงการจัดทำแนวทางในการธำรงรักษาบุคลากรอย่างเหมาะสม
ธงชัย สันติวงษ์ ให้คำนิยามเชิงปฏิบัติการไว้อย่างละเอียดว่า การวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นการพยากรณ์ความต้องการพนักงานต่างๆ สำหรับอนาคต โดยเปรียบเทียบกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบัน ในการดำเนินการจะมีการพิจารณาถึงจำนวนและประเภทของพนักงานทีต้องทำการสรรหาและรับเข้าใหม่ หรือที่ต้องออกไปจากองค์กร หรือจะสรุป ได้ว่า การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือ กระบวนการที่ทำให้หน่วยงานมั่นใจว่ามีสิ่งต่อไปนี้ ได้แก่
1. มีจำนวนและประเภทของทรัพยากรบุคคลตรงตามความต้องการ
2. มีทรัพยากรบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมบรรจุไว้ตรงตามที่งานต้องการ
3. มีทรัพยากรบุคคลไว้พร้อมในทุกโอกาสที่องค์กรมีความต้องการ
สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน ได้ให้ความหมายว่า การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงการดำเนินการอย่างเป็นระบบในการวิเคราะห์และพยากรณ์เกี่ยวกับอุปสงค์ (Demand) และอุปทาน (Supply) กำลังคน เพื่อนำไปสู่การกำหนดกลวิธีที่จะให้ได้กำลังคนที่มีความรู้ความสามารถอย่างเหมาะสมอย่างเพียงพอทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพ มาปฏิบัติงานเวลาที่ต้องการ โดยมีแผนการใช้และพัฒนาทรัพยากรบุคคลเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่อง ทั้งนี้เพื่อธำรงรักษากำลังคนที่เหมาะสมไว้กับองค์กรอย่างต่อเนื่องและทำงานให้กับองค์กรอย่างเต็มศักยภาพ
จากความหมายดังกล่าวพอสรุปได้ว่า การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงกระบวนการวิเคราะห์และคาดคะเนความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตอย่างเป็นระบบ โดยระบุจำนวน ประเภทของบุคคลที่จะปฏิบัติงาน รวมถึงระดับของความรู้ ทักษะ ความสามารถที่ต้องการ เพื่อให้องค์กรมั่นใจว่ามีบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และมีจำนวนเพียงพอกับการปฏิบัติงานในอนาคต พร้อมทั้งกำหนดแนวทางในการปฏิบัติ และมีแผนการใช้บุคลากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร
จุดประสงค์ของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
1. เพื่อการคาดคะเน กำลังแรงงานให้เหมาะสมกับงานและระยะเวลา โดยคำนึงถึง ความรู้ ทักษะ และความสามารถตามตำแหน่งงานนั้นๆ
2. เพื่อเป็นแนวทางในการกำหนดแผนกลยุทธ์ ในแต่ละด้านขององค์กร เช่นด้านการตลาด ด้านการผลิต และด้านอื่นๆ
3. เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กรมีความเข้าใจในกรอบและแผนอัตรากำลังคน สำหรับเตรียมหามาตรการรองรับ และแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับ กำลังแรงงานในอนาคต
4. เพื่อธำรงไว้ในเรื่องจำนวนและคุณภาพ ของทรัพยากรบุคคล ที่ต้องการ
5. เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับสภาพของทรัพยากรบุคคลในหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์การ ซึ่งจะเชื่อมโยง ไปถึงการไกล่เกลี่ยกำลังคนระหว่างหน่วยงานในอนาคต
ความสำคัญของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
ทรัพยากรมนุษย์เป็นทรัพยากรที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการผลิตหรือการดำเนินกิจการของหน่วยงาน การที่จะได้ทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพ จำเป็นต้องมีการวางแผน ทั้งนี้เพราะการวางแผนทรัพยากรมนุษย์มีความสำคัญดังต่อไปนี้
1. ช่วยให้องค์การสามารถที่จะพยากรณ์เกี่ยวกับเงื่อนไขต่างๆ ในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจและเทคโนโลยี ซึ่งถ้าได้มีการคาดการณ์ ก็จะได้มีมาตรการ เพื่อรองรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ทำให้ปัญหาที่องค์การจะต้องเผชิญในอนาคตด้านกำลังคน ลดความรุนแรงลงได้ ยังผลให้องค์การสามารถดำเนินการได้อย่างมั่นคงท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
2. ช่วยให้องค์การสามารถจัดปริมาณ ประเภท และระดับทักษะของทรัพยากรบุคคลในองค์การให้เหมาะสมกับงานในระยะเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถปฏิบัติกิจกรรมต่างๆ ที่กำหนดให้ ซึ่งจะเป็นผลทำให้ทั้งองค์การและบุคลากรมีการปฏิบัติงานที่บรรลุวัตถุประสงค์ทีกำหนดไว้อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพและได้รับผลประโยชน์สูงสุดในระยะยาว
3. ช่วยให้องค์การสามารถวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานในแต่ละกลุ่มงาน และในแต่ละระดับความรับผิดชอบได้ และช่วยให้ พนักงานมีความพึงพอใจในการทำงาน
4. ช่วยให้องค์การทราบข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสมรรถนะของทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ในปัจจุบัน ทำให้มีการปรับการใช้กำลังคนให้ยืดหยุ่นตามสภาพการณ์ทีเปลี่ยนแปลงไป
5. เป็นสิ่งที่เชื่อมโยงระหว่างการบริหารทรัพยากรบุคคล ให้เข้ากับกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ขององค์การ ซึ่งแผนการบริหารทรัพยากรบุคคล ที่สมบูรณ์ เสมือนเข็มทิศชี้นำการปฏิบัติให้ไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ
