เมื่อผมเรียนบัญชีมาผมถูกปลูกฝังในการบันทึกรายการค้าทางบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไปว่า เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นจะต้องนำไปบันทึกบัญชีโดยนำไปลงในสมุดรายวันขั้นต้นแล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเก็บงบทดลองออกงบการเงิน เป็นวงจรการบันทึกบัญชีนับจากจุดเริ่มต้นไปจุดสุดท้ายในการออกงบการเงิน
       
       แล้วเมื่อไหร่รายการค้าจึงจะเกิดขึ้นจะต้องมีหลักฐานเอกสารใดประกอบรายการค้านั้น จะเห็นได้ว่า ในการดำเนินธุรกิจเมื่อได้มีการทำธุรกรรมเกิดขึ้นและมีหลักฐานเอกสารการรับหรือจ่ายเงิน แล้วนำเอกสารดังกล่าวมาบันทึกบัญชี โดยปกติแล้วรายการค้าที่เกิดขึ้นมักจะมีเอกสารหลักฐานการทางการเงิน เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
       
        แต่ก็มีรายจ่ายบางประเภทที่มักจะสร้างปัญหาปวดหัวให้แก่นักบัญชีเป็นประจำก็คือ "ค่าพาหนะ" เพราะค่าพาหนะมีทั้งประเภทมีหลักฐานการจ่ายเงินและไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ทำให้เกิดปัญหาในการนำมาบันทึกบัญชี ค่าพาหนะเมื่อมีการจ่ายเงินมักจะมีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
       
        ค่าพาหนะ หลักฐานการจ่ายเงิน
        1. รถเมล์ ตั๋วรถเมล์
        2. เรือข้ามฟาก ตั๋วข้ามฟาก (แต่บางแห่งไม่มีหลักฐาน)
        3. รถไฟฟ้า ใบกำกับภาษี
        4. รถไฟ ตั๋วรถไฟ
        5. รถโดยสารขนส่งระหว่างจังหวัด ตั๋วรถโดยสาร
        6. เครื่องบิน ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
       
        แต่ยังมีค่าพาหนะบางประเภทที่เมื่อจ่ายไปแล้วไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน สำหรับค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
       
       1. ค่ารถแท็กซี่
       
       2. ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง
       
       3. รถตู้โดยสาร
       
       ในทางภาษีอากรเมื่อบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลได้มีการจ่ายค่าใช้จ่ายออกไปต้องพิสูจน์ว่า กิจการได้จ่ายจริงตามมาตรา 65 ตรี (9) "รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายซึ่งควรจะได้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีอื่น เว้นแต่ในกรณีที่ไม่สามารถจะลงจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีใดก็อาจลงจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีที่ถัดไปได้"
       
       ในกรณีของ "ค่าพาหนะ" ที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน แต่เป็นรายจ่ายที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลได้จ่ายจริงและเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ ทำอย่างไรจึงจะถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร ในทางปฏิบัติทุกคนคงทราบดีว่า ค่าพาหนะดังกล่าวข้างต้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ดังนั้นเราจะใช้เอกสารภายในแทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
       
       1. ใบเบิกเงิน
       
       2. ใบสำคัญจ่าย
       
       3. ใบขออนุมัติ
       
       แทนหลักฐานการจ่ายเงินค่าพาหนะ แต่เอกสารดังกล่าวจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อยดังนี้
       
       1. ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ไปอบรมสัมมนา ไปเสียภาษีอากรที่เขต(อำเภอ)
       
       2. รายละเอียดการเดินทาง ระบุต้นทาง ปลายทาง เช่น
       
       (1) ขาไป: บริษัทไปธนาคารไทยพาณิชย์สำนักชิดลม 180 บาท
       (2) ขากลับ: จากธนาคารไทยพาณิชย์สำนักชิดลมกลับบริษัท 200 บาท
       รวมเงิน 380 บาท
       3. ต้องได้รับการอนุมัติ (ลายเซ็น)จากผู้มีอำนาจอนุมัติหรือตัวแทนผู้รับมอบอำนาจ
       
        เมื่อมีการยื่นขอเบิกเงินที่ฝ่ายการเงินหรือบัญชีก็ตาม ทางฝ่ายบัญชีหรือการเงินก็จะมีการจัดทำใบสำคัญจ่ายเงินเพื่อแนบหลักฐานการเบิกเงิน (ใบเบิกเงิน) เพื่อขออนุมัติผู้จัดการฝ่ายบัญชีหรือการเงินเพื่อทำการจ่ายเงินต่อไป
       
       อย่างไรก็ดีในกรณีของค่ารถแท็กซี่บางคันที่เราใช้บริการอาจจะมีการออกใบเสร็จรับเงินค่ารถแท็กซี่ให้เป็นหลักฐาน ซึ่งมีรถแท็กซี่ที่สามารถออกใบเสร็จรับเงินโดยเครื่องบันทึกการออกใบเสร็จที่ติดไว้กับตัวรถแท็กซี่ ตัวอย่างข้างล่างนี้เป็นตัวอย่างของใบเสร็จรับเงินค่ารถแท็กซี่ที่ออกโดยเครื่องอัตโนมัติที่ติดไว้กับรถแท็กซี่บางคัน
       
        บางครั้งการทำงานก็ต้องมีการประยุกต์ใช้ระหว่างหลักการบัญชีกับประมวลรัษฎากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลักฐานการจ่ายเงินที่จะทำให้สรรพากรยอมให้ถือเป็นรายจ่ายได้คำนวณกำไรสุทธิได้ไม่ต้องห้าม ไม่ต้องบวกกลับในแบบ ภ.ง.ด.50 ที่นักบัญชีจะต้องทำรายละเอียดการเบิกจ่ายให้ครบถ้วน
       
       ในกรณีของการเบิกค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้ หากกิจการจำเป็นต้องจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ไม่มีใบเสร็จจะใช้ใบเบิกเงินแทนไม่ได้ ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินให้ชัดเจน เช่น ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ใบกำกับภาษี หากการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้เป็นหลักฐานการจ่ายเงิน
       
       1. ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
       
       2. จ่ายเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only โดยทำสำเนาแนบใบสำคัญจ่าย
       
       3. โอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน นำสำเนาใบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Pay-in) เป็นหลักฐานพร้อมใบสำคัญจ่าย
       
       หรือใช้นำกรณีข้อ 1 ใช้ร่วมกับข้อ 2 หรือจะใช้เอกสารในข้อ 1 ใช้ร่วมกับข้อ 3 ก็ถือเป็นหลักฐานการจ่ายเงินที่พิสูจน์ได้ว่าผู้รับมีตัวตนจริง ถือเป็นรายจ่ายได้ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร

แหล่งข่าว : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ