โดยทั่วไป ระบบบริหารคุณภาพเชิงISO มีความแตกต่างจากกลยุทธการจัดการทั่วไปตรงที่ว่า ระบบ ISO9000 ต้องการให้มีมาตรฐานในการทำงานและ มีกรอบนโยบายที่ชัดเจน ระบบบริหารที่จัดทำขึ้นต้องครอบคลุมเพื่อมุ่งประสงค์ในการทำให้องค์กรบรรลุนโยบาย บรรลุเป้าหมายขององค์กรที่กำหนดขึ้น รวมทั้งการนำข้อกำหนดไปประยุกต์ใช้อย่างครบถ้วนตามขอบเขตที่ขอการรับรอง
ฟังดูดี และทุกๆองค์กรน่าจะ ประสบความสำเร็จถ้วนทั่วหน้า ปัญหาเฉพาะหน้าควรจะหายไป เพื่อที่จะให้คนในองค์กรมีเวลาในการจัดการบริหารเชิงป้องกัน แต่ ความจริงปัญหาเฉพาะหน้ายังเกิดขึ้นทุกวัน ปัญหาซ้ำซากยังเกิดขึ้นบ่อยๆ ทำไม ชักน่าสงสัย????????
สาเหตุของการเกิดข้อบกพร่องกับมาตรฐาน
ท่านเคยถามตัวเองเวลาเกิดปัญหาในการบริหารงานโดยคิดคำนึงถึงปัจจัยเห่ลานี้หรือไม่ ปัญหาในการบริหารงานของท่านอาจเกิดจาก:
1. มิได้มีการกำหนดเป็นมาตรฐานในการดำเนินการเรื่องต่างๆไว้ (กฏเกณฑ์ในการทำงานไม่ชัดเจน กฏเกณฑ์บางอย่างที่จำเป็นมิได้ระบุไว้ตอนต้น ให้ลองทำ WORK SHOPเพื่อทำการระดมสมอง แล้วสร้างระบบ ข้อกำหนดกฏเกณฑ์ใหม่ๆสิครับ)
2. มีการกำหนดเป็นมาตรฐาน แต่มาตรฐานครอบคลุมไม่พอ หรือมาตรฐานมีความผิดพลาด (แก้ไข ปรับปรุงสิครับ !การออกแบบระบบไม่สามารถทำภายในครั้งเดียว ต้องปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง เพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป)
3. มีการกำหนดเป็นมาตรฐานไว้ แต่มิได้มีการปฏิบัติ (จัดระเบียบสังคม สิครับ ! )
4. พนักงานไม่ทราบว่ามีกฎ (บอกเขาหน่อยสิครับ อบรมเขาสิครับ ให้เวลาเขาหน่อยสิครับจะให้เขารู้เองได้อย่างไรครับ)
5. พนักงานไม่มีความสามารถที่จะปฏิบัติตามกฎ (ต้องอบรม อบรม และอบรม สิครับ)
6. ไม่มีการบังคับให้คนปฏิบัติตามกฎอย่างจริงจัง (จัดระเบียบสังคม สิครับ)
7. ผู้ที่เป็นหัวหน้า ท่านได้กระทำตัวเป็นตัวอย่างแล้วหรือยังครับ --บุตรหลาน (พนักงาน) ต้องมีต้นแบบการดำเนินชีวิต ( แนวทางปฏิบัติ) ที่ดีจากพ่อแม่ (หัวหน้า) !ท่านกำลังสร้างวัฒนธรรมที่ไม่ดีในองค์กรอยู่หรือเปล่า ครับ หากท่านต้องการสร้างวัฒนธรรมที่ดีในองค์กรอย่ายอมให้ผู้จัดการของท่านมี DOUBLE STANDARD สิครับ
ประเภทของมาตรฐานการทำงาน
1 วัตถุประสงค์ในการทำงาน เช่น มาตรฐานของสินค้า คุณภาพของผลผลิตขั้นสุดท้าย
2 ข้อจำกัดในการทำงาน เพื่อก่อให้เกิด ความมั่นใจในคุณภาพ ความปลอดภัย
3 วิถีทางและวิธีการในการทำงาน
ประเภทของมาตรฐานตามความต้องการของ ISO มิใช่ต้องการ เอกสารระบบที่เป็น ประโยคบอกเล่าในการทำงานเท่านั้นโดยเฉพาะ กรณีที่ท่านมีเอกสารที่เพียงแต่บอกว่า นาย ก รับเอกสาร/งาน แล้วส่งให้นาย ข หลังจากนั้นส่งให้นาย ค …… โดยที่ท่านไม่มีประโยคคำสั่งในระบบเลยเช่น ต้องทำให้เสร็จเมื่อไหร่ ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง ต้องตรวจอะไรบ้าง ในการวางแผนต้องพิจารณาประเด็นอะไรบ้าง อะไรที่ทำได้ อะไรที่ทำไม่ได้ หากเป็นเช่นนี้…… มีเอกสารไว้เพื่ออะไรครับ
เนื่องจากในการทำงานโดยเฉพาะ อุตสาหกรรมการผลิตหรือบริการโดยทั่วไป ผู้ปฏิบัติงานมีโอกาส เวลาในการอ่านมาตรฐานน้อยมากหรือไม่มีโอกาสเลย โดยเฉพาะ การอ่านไป - ทำไป ยกเว้นในจังหวะที่มีปัญหาหรือต้องการยืนยันในการประกอบการตัดสินใจ ในช่วงนั้นจึงจะขวนขวายในการดูมาตรฐาน ดังนั้นเอกสารประเภทข้อจำกัดในการทำงาน และวัตถุประสงค์ในการทำงานจึงเป็นเอกสารที่จำเป็นกับบริษัท และ ISO เป็นอย่างยิ่ง
หัวข้อการประเมินสถานภาพของระบบมาตรฐาน
แนวทางการประเมินเพื่อหาโอกาสในการปรับปรุงมาตรฐานระเบียบปฏิบัติ มีดังนี้
1. การจัดตั้ง การทบทวน และการยกเลิกได้สนับการสนับสนุน ใส่ใจที่ดีพอหรือไม่
2. มีการกำหนดขั้นตอนอย่างเป็นทางการเพื่อใช้ในการจัดตั้ง ทบทวน และยกเลิกมาตรฐานหรือไม่
3. มีการส่งเสริม การสั่งสมภูมิปัญญาของบริษัทที่ได้เรียนรู้จากปัญหาในระบบหรือไม่
4. มีการนำมาตรฐานไปใช้ประโยชน์หรือไม่
5. มาตรฐานมีความทันสมัยหรือไม่
6. มาตรฐานมีความเหมาะสมต่อการนำไปใช้หรือไม่ (จุดควบคุม เกณฑ์การตัดสินใจ
7. ข้อความชัดเจนถูกต้อง และไม่มีช่องว่างในการตีความที่หลากหลายจากผู้ใช้หลายคนหรือไม่
8. มีความสอดคล้องกันในกลุ่มของมาตรฐานหรือไม่ อ้างอิงกันดีหรือไม่
9. แบบฟอร์มมาตรฐาน และการจัดวางรูปแบบมีความง่ายในการจัดทำและ สะดวกในการนำไปใช้งานหรือไม่
10. มีการให้การศึกษาอบรมในเรื่องของมาตรฐานที่ได้จัดทำหรือไม่
11. มีการใช้แผนภูมิ หรือรูปภาพต่างๆอย่างเพียงพอเหมะสมหรือไม่ (ภาพ หนึ่งภาพดีกว่าคำพันคำ)
