บทความฉบับที่ผ่านมาผู้เขียนได้กล่าวถึงแนวทางในการประเมินช่องว่างความสามารถของพนักงานเพื่อวิเคราะห์ว่าความสามารถข้อใดที่เป็นจุดแข็งและจุดอ่อน สำหรับบทความฉบับนี้ผู้เขียนขอนำเสนอเครื่องมือการพัฒนาความสามารถของพนักงานด้วยวิธีการจัดฝึกอบรมในห้องเรียน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารโดยส่วนใหญ่มักคิดถึงเสมอเมื่อพบว่าพนักงานยังมีจุดอ่อนที่ต้องพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้น
การฝึกอบรมในห้องเรียน เป็นเครื่องมือการปรับปรุงและพัฒนาความสามารถของพนักงานที่เน้นให้เกิดความรู้ ทักษะ ทัศนคติ แรงจูงใจ และบุคลิกภาพที่เปลี่ยนไปจากเดิม พบว่าโดยทั่วไปรูปแบบของการฝึกอบรมนั้นจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
- การฝึกอบรมภายในที่บริษัทจัดให้มีขึ้น (In-House Training): ผู้เข้าร่วมฝึกอบรมจะเป็นผู้ปฏิบัติงาน
อยู่ภายในองค์การเดียวกัน ทั้งนี้วิทยากรสามารถเป็นบุคคลที่รับเชิญมาจากภายนอกองค์การ หรือ อาจจะเป็นบุคลากรที่ปฏิบัติงานอยู่ในองค์การนั้นๆ เป็นวิทยากรภายในที่ต้องมีการฝึกฝนและอบรมการ
สอนในเรื่องต่าง ๆ ตามที่องค์การมอบหมาย
- การฝึกอบรมภายนอกที่หัวหน้างานส่งพนักงานหรือพนักงานขอเข้ารับการฝึกอบรมจากสถาบันหรือหน่วยงานภายนอก (Public Training/Off-House Training): ผู้เข้าร่วมฝึกอบรมจะเป็นบุคคลที่มาจากหลากหลายองค์การที่แตกต่างกัน แต่มีความสนใจในหัวข้อหรือเนื้อหาการอบรมที่เหมือนกัน
วัตถุประสงค์หลักของการจัดฝึกอบรมในห้องเรียน การฝึกอบรมในห้องเรียนเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ผู้บังคับบัญชามักให้ความสนใจ และนำเครื่องมือดังกล่าวนี้มาใช้พัฒนาความสามารถของพนักงาน ถือได้ว่าเป็นการเรียนรู้ระยะสั้น (Short Term Learning) โดยมีผู้บังคับบัญชาทำหน้าที่จัดส่งพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมตามความสำคัญและความจำเป็น ประโยชน์ที่พนักงานได้รับจากการฝึกอบรมในห้องเรียน ได้แก่
- ปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น – การฝึกอบรมเป็นการปรับปรุงจุดอ่อนหรือข้อที่ต้องพัฒนาของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเมื่อพนักงานมีความสามารถในการทำงานที่ดีขึ้นย่อมส่งผลให้พนักงานทำงานที่ได้รับมอบหมายให้ดีขึ้นตามไปด้วย
- พัฒนาความสามารถให้มากขึ้น – การฝึกอบรมมิใช่เป็นเครื่องมือที่แก้ไขเฉพาะจุดอ่อนของพนักงานเท่านั้น การฝึกอบรมได้นำไปสู่การพัฒนาความสามารถที่เป็นจุดแข็งของพนักงาน ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือเสริมจุดแข็งทำให้พนักงานมีความสามารถในเรื่องนั้นดีขึ้นกว่าเดิม
- เตรียมความพร้อมสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น – การฝึกอบรมในห้องเรียนเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ผู้บังคับบัญชามักจะใช้เพื่อเตรียมความพร้อมของความสามารถในการทำงานสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น ทำให้ผู้บังคับบัญชาและพนักงานเกิดความมั่นใจว่าจะสามารถรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายเมื่อได้รับการเลื่อนตำแหน่งงานในอนาคต
- ใช้เป็นเครื่องมือคัดเลือกพนักงานดาวเด่นหรือผู้สืบทอดตำแหน่งงาน – องค์การหลาย ๆ แห่งได้ใช้การฝึกอบรมในห้องเรียนเป็นเครื่องมือในการคัดสรรพนักงานดาวเด่น (Talented People) ที่มีผลงานดีและศักยภาพในการทำงานสูง หรือถูกใช้สำหรับการคัดสรรผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successors) ที่จะก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งงานระดับบริหารต่อไป
ขั้นตอนการจัดฝึกอบรมในห้องเรียน– การฝึกอบรมในห้องเรียนมีขั้นตอนปฏิบัติที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
1. การประเมินความสามารถของพนักงาน – ขั้นตอนเริ่มแรกของการจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานก็คือ การประเมินระดับความสามารถของพนักงานมีข้อใดที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน/ข้อที่ต้องพัฒนาปรับปรุง และข้อใดที่พนักงานทำได้ตามที่ผู้บังคับบัญชาคาดหวัง ซึ่งผู้ประเมินสามารถเป็นได้ทั้งผู้บังคับบัญชาประเมิน หรือการใช้วิธีการประเมินแบบ 180 องศา หมายถึงประเมินโดยพนักงานและผู้บังคับบัญชาโดยตรง หรือการประเมินแบบ 360 องศา หมายถึงการประเมินจากผู้ประเมินหลากหลายกลุ่ม
2. การพิจารณาเลือกข้อที่ต้องพัฒนา – หลังจากที่กระบวนการประเมินเสร็จสิ้นลงแล้ว ขั้นตอนถัดไปก็คือ การพิจารณาความสามารถที่เป็นจุดอ่อนของพนักงานนำมาพัฒนาก่อนเป็นลำดับแรก เนื่องจากจุดอ่อนของพนักงานจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานในหน้าที่ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายปัจจุบัน
3. การชี้แจง/ให้ข้อมูลป้อนกลับแก่พนักงาน – ขั้นตอนนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนา ซึ่งผู้บังคับบัญชาจะต้องชี้แจงทำความเข้าใจกับพนักงานว่าความสามารถข้อใดที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน หรือเป็นไปตามมาตรฐาน/ความคาดหวังของผู้บังคับบัญชา รวมถึงการให้เหตุผลหรือการระบุเหตุการณ์หลัก (Critical Incidents) เพื่อสนับสนุนผลการประเมินของผู้บังคับบัญชา
4. การส่งพนักงานเข้าฝึกอบรม – เมื่อพนักงานทำความเข้าใจได้แล้วว่าความสามารถเรื่องใดที่ต้องพัฒนาก่อน ขั้นตอนถัดไปก็คือการหาวิธีการหรือเครื่องมือในการพัฒนาความสามารถของพนักงาน และองค์การหลายแห่งมักจะคิดถึงแต่เครื่องมือการฝึกอบรมเท่านั้น โดยผู้บังคับบัญชาสามารถกำหนดหัวข้อในการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับความสามารถที่คาดหวัง
5. การติดตามและประเมินผล – ความสำเร็จของการฝึกอบรมอยู่ที่การพัฒนาพนักงานให้มีความสามารถ และประสิทธิภาพการทำงานในการทำงานให้ดีขึ้น ดังนั้นขั้นตอนการติดตามและประเมินผลการฝึกอบรมจึงมีความสำคัญมาก พบว่าบ่อยครั้งที่ผู้บังคับบัญชามักไม่ใส่ใจหรือให้ความสำคัญในการตรวจสอบถึงประสิทธิผลของการฝึกอบรม ขาดการติดตามผลการฝึกอบรมอย่างจริงจัง จึงทำให้ผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การมักมีคำถามว่า การฝึกอบรมจะช่วยทำให้พนักงานทำงานดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงหรือไม่
สรุปว่าการฝึกอบรมในห้องเรียนจึงเป็นเครื่องมือที่ไม่ยุ่งยาก ง่ายต่อการนำไปใช้พัฒนาความสามารถของพนักงาน
ให้ดีขึ้น อย่างไรก็ตามมิใช่มีแค่เพียงการฝึกอบรมในห้องเรียนเท่านั้น ผู้บังคับบัญชาสามารถเลือกใช้เครื่องมือการพัฒนาความสามารถพนักงานด้วยวิธีการอื่นๆ ซึ่งผู้เขียนจะนำเสนอเครื่องมือดังกล่าวนี้ในบทความฉบับหน้า
เรียงเรียง/เขียน โดยคุณ อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์
