อุบัติเหตุรุนแรงหลายครั้งที่ผ่านมาได้เกิดขึ้นในระบบปฏิบัติการทางวิศวกรรมขนาดใหญ่ เช่น อุบัติเหตุที่โรงงานนิวเคลียร์ การระเบิดของกระสวยอวกาศ การปะทะกันของเครื่องบิน การล่มของระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสาร โรงงานไฟฟ้าขนาดใหญ่ดับ เมื่อมีการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของอุบัติเหตุเหล่านี้ มักจะพบว่าเป็นความผิดพลาดของระบบอุปกรณ์เชื่อมต่อของอุปกรณ์ต่างๆ และความผิดพลาดเนื่องจากผู้ปฏิบัติงาน การบำรุงรักษาและการซ่อมแซมไม่มีประสิทธิภาพ ในจำนวนนี้ข้อผิดพลาดจากผู้ปฏิบัติงาน (Human error) มักเป็นหัวข้อที่ถูกกล่าวหามากที่สุด และถึงแม้ว่าความผิดพลาดจะเกิดขึ้นจากคนเพียงคนเดียวก็ตาม แต่ผลที่เกิดขึ้นก็สามารถสร้างความเสียหายอย่างรุนแรงให้แก่ระบบที่ทันสมัยที่สุดได้
       
        บางทีถ้ามีการค้นหาความจริงอาจเป็นไปได้ว่า สาเหตุของการเกิดอุบัติเหตุในระบบขนาดใหญ่เป็นเพราะระบบการทำงานต่างๆ นั้นใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยมากเกินไป เกินกว่าที่มนุษย์จะสามารถควบคุมได้ และเป็นเรื่องธรรดาที่คนส่วนใหญ่จะไม่เข้าใจกับระบบที่ซับซ้อนเกินไป ดังนั้น ความผิดพลาดอาจเป็นเพราะตัวเทคโนโลยีเองที่ไม่มีใครสามารถควบคุมได้
       
        เช่นเดียวกับระบบการทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม และสำนักงานสมัยใหม่ที่มีการนำหุ่นยนต์เข้ามาใช้งานมากขึ้น ไม่ว่าจะใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยมากเพียงใดก็ตาม สามารถก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยเพิ่มผลผลิตได้หากใช้งานอย่างถูกต้อง แต่ในทางกลับกันก็ก่อให้เกิดโทษและความเสียหายได้อย่างรุนแรงเช่นกัน ถ้าใช้งานไม่ถูกต้อง กล่าวโดยสรุป คือ ถ้าระบบยิ่งมีความทันสมัยและมีประโยชน์มากเพียงใด ก็ยิ่งมีความอันตรายและความเสี่ยงต่อการเกิดความเสียหายจากอุบัติเหตุอย่างรุนแรงมากเช่นกัน
       
       คนทนภาวะความเครียดไม่ได้นาน
       
        เราต้องไม่ลืมความจริงว่า ธรรมชาติของคนเรานั้นยากที่จะรักษาสมาธิให้แน่วแน่ จดจ่อ อยู่กับการทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งได้เป็นเวลานานๆ ยิ่งเป็นการทำงานกับระบบที่มีความซับซ้อนมากๆ ก็จะยิ่งเกิดความเครียดได้ง่ายและจะทำให้สมาธิที่อยู่กับงานนั้นสั้นลง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมพนักงานจึงมีแนวโน้มที่จะเกิดอุบัติเหตุและความผิดพลาดในงานได้บ่อยครั้ง หลังจากทำงานต่อเนื่องเป็นเวลาชั่วโมงติดต่อกัน และความจริงข้อนี้อาจช่วยทำให้มุมมองต่อการป้องกันอุบัติเหตุเปลี่ยนไปก็ได้
       
        มีแนวโน้มที่โรงงานอุตสาหกรรมจะนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการทำงานเพิ่มมากขึ้นในอนาคต ซึ่งจะเป็นระบบที่ทันสมัยและมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ องค์กรสมัยใหม่จึงต้องเรียนรู้วิธีที่จะจัดการกับสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุได้ง่าย และหลายแห่งก็พบว่าการเริ่มต้นด้วยการทำกิจกรรม 5ส นั้นมีประโยชน์อย่างมากในการป้องกันอุบัติเหตุ
       
       จะเป็นอย่างไรถ้าทันสมัย แต่ไร้ 5ส
       
        แม้ว่าในระบบการทำงานจะมีการใช้อุปกรณ์และเทคโนโลยีที่ทันสมัยแค่ไหนก็ตาม แต่ถ้าหากระบบดังกล่าวยังมีปัญหา เช่น หน้าจอเครื่องควบคุมหรือหน้าปัดมาตรวัดแรงดันและอุณหภูมิสกปรก มีแต่ฝุ่น ผงและคราบน้ำมันจนมองไม่เห็นตัวเลข หรือปัญหาของการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐาน แม้ว่าจะเขียนมาตรฐานและข้อกำหนดการทำงานไว้ดีก็ตาม หรือปัญหาที่พนักงานขาดความระมัดระวังทำของตกหล่นอยู่บ่อยครั้ง หรือสถานที่ทำงานมีปัญหาความสกปรกจากน้ำมันที่รั่วจากเครื่องจักร หรือเครื่องมืออุปกรณ์ไม่มีการล้างทำความสะอาดมานานเท่าใดไม่มีใครรู้ หากมีสภาพการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น แม้โรงงานจะทันสมัยเพียงใดก็ไม่สามารถผลิตงานที่มีประสิทธิภาพ คุณภาพ และมีความปลอดภัยได้ ตลิดจนอายุการใช้งานของเครื่องจักร เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ทันสมัยเหล่านั้นก็จะสั้นลงด้วย
       
        ถึงผู้บริหารจะมีนโยบายและความตั้งใจที่ดี หรือมีการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัยเพียงใดก็ตาม ก็ไม่สำคัญเท่ากับการที่พนักงานมีความระมัดระวังและเอาใจใส่ในการปฏิบัติงาน ดูแลรักษาเครื่องมืออุปกรณ์อย่างสม่ำเสมอ อาจกล่าวได้ว่ายิ่งมีเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ทันสมัยมากเท่าไหร่ พนักงานก็ยิ่งต้องมีทัศนคติในการทำงานที่ทันสมัยมากขึ้นเท่านั้น
       
       ปรับทัศนคติ เปลี่ยนพฤติกรรม
       
        การปรับปรุงทัศนคติและปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของพนักงานทุกคนให้ยึดถือเรื่องความปลอดภัย และความถูกต้องเป็นลำดับแรกเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เช่น หากพนักงานป้อนข้อมูลผิดๆ และใช้คำสั่งผิดๆ ในการสั่งคอมพิวเตอร์ให้ทำงาน คอมพิวเตอร์ก็จะไม่มีทางรู้ได้เลยและคงทำงานต่อไปตามคำสั่งนั้น ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดและความเสียหายมากขึ้นได้ ดังนั้นการปรับเปลี่ยนทัศนคติและพฤติกรรมของพนักงานให้ทำสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก จึงถือเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง
       
        ทั้งนี้การปลูกฝังจิตสำนึกแก่พนักงานทุกคนให้รู้จักหยุดคิดและตรวจสอบการกระทำทุกอย่างของตนเอง จึงเป็นวิธีเดียวที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันความผิดพลาดง่ายๆ ที่อาจส่งผลเสียที่ร้ายแรง
       
       ชี้แจง-สื่อสาร ถูกต้องครบถ้วน
       
        ผู้บริหารและหัวหน้างานจำนวนมากคงเคยสงสัยว่า ทำไมพนักงานจึงไม่ค่อยจะปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานที่จัดเตรียมไว้ ทั้งที่รู้ดีว่ามาตรฐานเป็นสิ่งที่จำเป็น มีประโยชน์และทุกคนควรจะปฎิบัติตาม ถ้ามีการตรวจสอบปัญหานี้อย่างดีจะพบว่าสาเหตุของปัญหาเกิดขึ้นในขั้นตอนของการสื่อสารเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากไม่ได้มีการสื่อสารและชี้แจงมาตรฐานดังกล่าวอย่างถูกต้องและครบถ้วนจนถึงระดับที่พนักงานเกิดความเข้าใจและสามารถปฏิบัติงานได้ ดังนั้น การไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติอย่างไม่ถูกต้องจึงเกิดขึ้น
       
        การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดนั้นต้องใช้ทั้งคำพูด และเครื่องมือสื่อสารหลายๆ อย่างร่วมกัน เพื่อให้ผู้ฟังได้รับทราบข้อความและข้อมูลที่ต้องการสื่อไปถึงและเกิดความเข้าใจอย่างถ่องแท้ ซึ่งในทางปฏิบัตินั้นการสื่อสารถือเป็นเรื่องของศิลป์ที่ยากมาก
       
        มีตัวอย่างเรื่องหนึ่ง คือ หัวหน้างานชาวญี่ปุ่น พยายามจะสื่อสารเรื่องขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ถูกต้องให้พนักงานที่โรงงานในประเทศสหรัฐอเมริกาเข้าใจ เมื่ออธิบายเสร็จพนักงานก็พูดสั้นๆ ว่า “ฉันรู้แล้ว (I gotcha)” แต่เขาก็ยังไม่ปฏิบัติตามที่หัวหน้าได้อธิบายไป หัวหน้างานจึงพยายามอธิบายอีกครั้ง ครั้งนี้เขาตอบว่า “ฉันเข้าใจแล้ว (I see)” แต่เขาก็ยังคงทำงานแบบผิดๆ อยู่เหมือนเดิม หัวหน้างานจึงพยายามอธิบายใหม่อีกครั้ง คราวนี้พนักงานตอบว่า “ฉันเข้าใจดี (I understand)” แต่ก็ยังไม่ปฏิบัติงานตามขั้นตอนที่กำหนด ครั้งสุดท้ายมีการอธิบายกันอีกครั้งและ ครั้งนี้การตอบสนองที่มี คือ “ฉันเห็นด้วย (I agree)” ในครั้งสุดท้ายนี้พนักงานปฏิบัติงานตามขั้นตอนอย่างถูกต้องเพราะว่าเขามีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงความเกี่ยวข้องและความสัมพันธ์ของขั้นตอนงานที่เขาทำอยู่
       
       เห็นด้วย และลงมือ หรือแค่รับคำ
       
        เรื่องที่ยกเป็นตัวอย่างนี้ไม่ใช่ปัญหาของการข้ามวัฒนธรรมที่แตกต่างกันเพราะปัญหาแบบเดียวกันนี้ก็เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำในประเทศญี่ปุ่น พนักงานบางคนอาจพูดคำว่า “ตกลง (Hai)” อย่างเอาจริงเอาจัง แต่จริงๆ แล้วก็ไม่ได้หมายความว่าเขาเข้าใจตามที่พูดจริงๆ มันมีความหมายเพียงแค่ “ฉันได้ยินที่คุณพูด” ซึ่งมันอาจเท่ากับ “ฉันเข้าใจ (I see)” ในภาษาอังกฤษ ซึ่งเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานหรือผู้ที่รับผิดชอบเรื่องนี้ที่ต้องแก้ไขสถานการณ์ปัญหาให้ผ่านจากช่วงของ “ฉันเข้าใจดี (I understand)” ไปสู่ช่วง “ฉันเห็นด้วย (I agree)” ให้ได้ ดังนั้นเวลาที่พนักงานพูดว่า “ตกลง” อาจแสดงถึงระดับของความเข้าใจที่แตกต่างกัน จึงจำเป็นที่ผู้อธิบายหรือผู้สอนงานต้องรู้ระดับของความเข้าใจที่ผู้ฟังกำลังเป็นอยู่เพื่อทำให้การสื่อสารบรรลุผลสำเร็จให้ได้
       
        เวลาที่พนักงานไม่ปฏิบัติตามคำสั่งที่เขาได้รับ อาจเป็นเพราะว่าเกิดความไม่เข้าใจในเรื่องนั้นอย่างถ่องแท้ว่าถูกสั่งให้ทำอะไรกันแน่ เขาอาจจะรู้ว่าต้องทำอะไรแต่ไม่รู้ว่าต้องทำไปทำไม ดังนั้น การตรวจสอบย้อนกลับเพื่อยืนยันความเข้าใจที่ถูกต้องของผู้รับคำสั่งจึงเป็นวิธีที่ควรกระทำ และเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องสื่อสารให้ ผู้รับคำสั่งมีความเข้าใจอยู่ในระดับ “ฉันเห็นด้วย (ยอมรับ)” เพื่อให้เกิดการปฏิบัติที่ถูกต้อง
       
        และ 5ส ก็ช่วยให้ทุกคนเกิดความเข้าใจในระดับสูงสุดได้
       
       บทสรุป
       
        * กิจกรรม 5ส เกิดขึ้นและมีมานานแล้ว ไม่มีเรื่องอะไรใหม่ในการทำ 5ส เพียงแต่คนส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าสามารถนำ 5ส ไปใช้ทำอะไรได้บ้าง และหากมีโอกาสพิจารณารอบๆ ตัว ก็จะพบว่ามีปัญหาใหม่ๆ อีกหลายอย่างที่สามารถนำมาปรับปรุงแก้ไขได้
        * เมื่อเห็นว่า 5ส เป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ก็จะเห็นได้ชัดเจนว่ามีงานหลายอย่างที่ทำลงไปโดยไม่ทันคิดให้ดี และ 5ส ก็สามารถช่วยให้การทำงานต่างๆ ง่ายขึ้น
        * การทำ 5ส เปรียบเสมือนกระจกเงาที่สะท้อนให้เห็นทัศนคติและพฤติกรรมของคนแต่บ่อยครั้งที่คนเรามักจะหลีกเลี่ยงและไม่มองสิ่งที่อยู่ตรงหน้า
        * ปัญหาประจำวันหลายๆ อย่างจะได้รับการแก้ไข ถ้าเราใส่ใจในเรื่อง 5ส มากขึ้นและอย่าคิดว่า 5ส เป็นเครื่องหมายของทัศนคติและความคิดที่เฉื่อยชา
        * ก่อนที่ฝ่ายจัดการและหัวหน้างานบอกให้พนักงานทำกิจกรรม 5ส ต้องพิจารณาให้รอบคอบ และต้องเข้าใจให้ถ่องแท้ก่อนว่าทำไมถึงต้องทำ 5ส
       
        จากหนังสือ 5ส ฉบับปฏิวัติโรงงาน แต่งโดย Takashi Osada แปลโดย อมรรัตน์ สนธิไทย เจ้าของ สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ

แหล่งข้อมูล : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ