การบริหารงานโดยใช้วิธี Out-Sourcing สามารถลดต้นทุนและเวลาในการทำธุรกิจได้จริงหรือ มีหลายบริษัทที่ใช้วิธีการนี้แล้วได้ผลคุ้มค่าแน่นอน แต่ก็มีหลายบริษัทไม่ประสบความสำเร็จ
ในการบริหารงานทุกวันนี้ ผู้บริหารไม่จำเป็นที่ต้องบริหารจัดการไปทุกเรื่อง เพราะเราสามารถจ้างบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญมารับผิดชอบงานด้านต่างๆของบริษัท ทำให้ผู้บริหารมีเวลาในการจัดการกับภารกิจหลักมากขึ้น
หลายคนบอกว่าการทำ Out-Sourcing นั้นไม่เหมาะสมกับการบริหารธุรกิจไทย เพราะไม่เข้าใจหลักการทำที่แท้จริง จึงไม่สามารถที่จะวางแผนธุรกิจประสานกลมเกลียวกับแนวคิดนี้ได้ ประสิทธิภาพของการทำ Out-Sourcing อยู่ที่การวางแผนที่ดี การวิเคราะห์โครงสร้างต้นทุนของธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะยิ่งมีต้นทุนต่ำก็หมายถึงกำไรที่เพิ่มขึ้น
นอกจากการวางแผนที่ดีแล้ว การเลือกผู้ที่จะมารับหน้าที่ทำงานแทนเราก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะถ้าเราเลือกผิด ก็หมายถึงค่าใช้จ่ายที่บานปลาย การลดต้นทุนก็ไม่เป็นไปตามที่คิด การทำ Out-Sourcing ควรที่จะกระทำกับงานที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ในทางตรง
งานสนับสนุนการตลาดและการขาย
การตลาดและการขายถือเป็นหัวใจสำคัญ ขององค์กรที่มีวัตถุประสงค์แสวงหาผลกำไร ขั้นตอนนับจากการนำเสนอสินค่าไปจนกระทั่งการส่งมอบสินค้าถึงมือลูกค้านั้นมีลำดับขั้นตอนที่ต้องทำมากมาย ซึ่งหลายขั้นตอนนั้นก็สามารถจ้างผู้อื่นมาทำแทนได้
งานรับส่งเอกสาร
การที่จะจ้างพนักงานรับส่งเอกสาร (Messengers) เข้ามาเป็นพนักงานประจำ ก็คงจะต้องใช้พนักงาน และยานพาหนะจำนวนมาก ถ้าเราจ้างบริษัทรับส่งเอกสารเข้ามาทำหน้าที่นี้แทนเรา เขาจะคิดอัตราค่าบริการตามจำนวนครั้งในการส่ง เรามีลูกค้ามาก ทำธุรกรรมมาก เราก็จ่ายมาก ถ้าลูกค้าน้อยเราก็จ่ายน้อย
Call Center
งานนำเสนอข้อมูลการขาย และให้บริการหลังการขายทางโทรศัพท์ หากต้องลงทุนจ้างพนักงานมาทำงาน หรือการลงทุนทางด้านระบบคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ซอฟแวร์ก็อาจไม่คุ้มเพราะมีมูลค่าสูง แต่ถ้าเราจ้างบริษัทภายนอกมาทำ เขาจะคิดเป็นจำนวนครั้งที่ลูกค้าโทรเข้ามา
งานโฆษณาประชาสัมพันธ์
การจ้างบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญเข้ามาทำงานมีความจำเป็นอย่างยิ่ง แต่ถ้าเป็นองค์กรขนาดกลางและเล็กคงจะไม่คุ้มที่จะมีหน่วยงานที่จะทำงานด้านนี้เอง การใช้วิธีจ้างบริษัทตัวแทนที่มีความชำนาญมาทำงานแทนน่าจะได้ผลดีกว่า และประหยัดกว่า
งานด้านการบริหารสินทรัพย์
การลงทุนสินทรัพย์ถาวรเป็นเรื่องที่ควรหลีกเลี่ยง การใช้ระบบเช่าน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
รถยนต์ประจำตำแหน่ง
ปัจจุบัน ราคาการเช่ารถยนต์ประจำตำแหน่ง มีราคาถูกกว่าการเช่าซื้อ และการให้บริการก็ดีกว่า เมื่อรถเสียก็มีรถใหม่มาเปลี่ยนให้ทันที เราจะได้รถยนต์รุ่นใหม่มาใช้ตลอดเวลา ประหยัดเงินได้อีกมาก
อาคารสำนักงาน
ปัจจุบันราคาของอสังหาริมทรัพย์มีแนวโน้มคงที่ และลดลง การเช่าเป็นวิธีที่ดีที่สุด รวมไปถึงเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สำนักงานก็ต้องใช้วิธีเช่าเช่นกัน
คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์
ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศมรความก้าวหน้าเปลี่ยนแปลงเร็วมาก การเช่าจึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะผู้ให้เช่าจะรับผิดชอบต่อการเปลี่ยนแปลงให้เครื่องคอมพิวเตอร์ มีความทันสมัยตลอดเวลา ทำให้เราไม่ต้องกังวลกับการตกรุ่นของอุปกรณ์ต่าง ๆ
คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์
การลงทุนกับเทคโนโลยีสารสนเทศด้านซอฟต์แวร์มีมูลค่าที่สูงมาก การเช่าจึงเป็นทางเลือกใหม่ที่เริ่มได้รับความนิยม
งานบริหารการเงิน Cash Management
ธนาคารจะรับหน้าที่ในการบริหารเงินสดตั่งแต่รับเงินจากลูกค้า แล้วทำหน้าที่บริหารจัดการเงินให้กับเรา ตัดปัญหาเรื่องการนำเงินสดที่รับจากลูกค้าไปเข้าบัญชีธนาคาร การเขียนเช็คเพื่อสั่งจ่ายค่าบริการต่าง ๆ การโอนเงินไปยังบัญชีต่าง ๆ ที่ต้องทำเป็นประจำและอีกมากมาย>
เช่าหรือซื้อ อะไรดีกว่ากัน
การเช่าเป็นวิธีที่เหมาะสมในปัจจุบัน คนไทยยังติดนิสัยความเป็นเจ้าของไม่ว่าจะทำธุรกิจอะไรก็ต้องนึกถึงการลงทุนในทรัพย์สินเป็นอันดับแรก แต่หารู้ไม่ว่าผ่านไปทรัพย์สินดังกล่าวกลายเป็นภาระที่ต้องรับผิดชอบ
เปลี่ยนจากสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่าย
การทำ Out-Sourcing จะทำให้มีการเปลี่ยนแปลงทางบัญชี โดยเฉพาะจากเดิมที่เคยต้องซื้อสินทรัพย์ เช่น อาคารสำนักงาน อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ก็เป็นมาเป็นค่าใช้จ่ายจากการ “เช่า” ซึ่งจะทำให้บริษัทมีสินทรัพย์น้อยลง และมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น ซึ่งเป็นผลดีต่อสภาพคล่องทางการเงิน และยังสามารถลดต้นทุนลงไปได้มาก เพราะค่าใช้จ่ายที่เกิดจาก Out-Sourcing จะแปรฝันไปตามจำนวนธุรกรรมที่เกิดขึ้น ใช้มากจ่ายมาก ไม่เหมือนแบบเดิมที่จะใช้มากหรือน้อยก็จ่ายเท่ากัน
ลดต้นทุนได้จริง
วิเคราะห์โครงสร้างธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เราต้องรู้ว่างานใดในองค์กรที่ควรจะไปจ้างคนอื่นมาทำแทน ต้องคิดคำนวณระหว่าง Out-Sourcing กับทำเอง อย่างไหนคุ้มกว่ากัน
“เวลา” เป็นสิ่งสำคัญถ้าเราทำงานที่ไม่ชำนาญก็ต้องเสียเวลามากกว่า แต่ถ้าเราให้คนที่มีความชำนาญกว่าเราเป็นคนทำแทน งานก็จะเสร็จสมดังตั้งใจ และไม่ผิดพลาด การมีสินทรัพย์มาก ๆ ไม่ได้ทำให้องค์กรมีความคล่อง และแรงงานที่ไม่ใช่งานหลักขององค์กร เพราสิ่งเหล่านี้จะทำให้องค์กรของท่านเชื่องช้าและสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุอีกด้วย
ที่มา : http://www.one-stophr.com
