เพื่อให้การทดสอบที่ใช้มีความถูกต้องตรงตามจุดมุ่งหมายและเชื่อถือได้ ผู้ที่รับผิดชอบดำเนินการสอบจะต้องมีกระบวนการกำกับการทดสอบให้การดำเนินการไปอย่างเหมาะสม กระบวนการใช้แบบทดสอบประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้ คือ
ขั้นตอนที่ 1. กำหนดจุดมุ่งหมายเฉพาะในการใช้แบบทดสอบ
การกำหนดจุดมุ่งหมายจะมุ่งจำกัดเฉพาะการจ้างงาน เช่น
เพื่อการคัดเลือกพนักงาน
เพื่อการบรรจุบุคคลเข้าทำงาน
เพื่อวัดการทำงานและทดสอบการทำงาน
ขั้นตอนที่ 2. ทำการวิเคราะห์งาน
กิจกรรมการวิเคราะห์งานเป็นการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคุณลักษณะของบุคคลที่ต้องการคัดเลือกความชำนาญที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของงาน ทักษะในการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ บุคลิกภาพ ทัศนคติและอื่นๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้เป็นเกณฑ์ในการคัดเลือกพนักงานได้
ขั้นตอนที่ 3. พิจารณาเลือกแบบทดสอบที่จะนำไปใช้
แบบทดสอบที่ใช้จะต้องผ่านการคัดเลือก โดยแบบทดสอบที่เลือกใช้จะต้องมีความสัมพันธ์กับความสำเร็จของงาน การเลือกแบบทดสอบได้ถูกต้องเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมาย ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานและความชำนาญหรือประสบการณ์ในการใช้แบบทดสอบมาก่อน ในบางครั้งอาจต้องมีการใช้การทดสอบหลายๆ อย่างประกอบกันเป็นชุดก็ได้
ขั้นตอนที่ 4. ดำเนินการทดสอบโดยใช้แบบทดสอบ
เมื่อเลือกชนิดแบบทดสอบได้แล้ว จึงดำเนินการจัดให้มีการทดสอบ โดยดำเนินการตามคำแนะนำของการใช้แบบทดสอบแต่ละแบบอย่างเคร่งครัด ไม่ว่าจะเป็นแบบทดสอบข้อเขียนหรือการให้ทดลองปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 5. เปรียบเทียบคะแนนที่ได้รับกับเกณฑ์ของความสำเร็จในงานที่ได้จากการวิเคราะห์งาน
เกณฑ์ของความสำเร็จในงานที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่ คะแนนเฉลี่ยในการสอบ ปริมาณของผลที่ได้ทดสอบ คุณภาพของผลงานที่ทดสอบ เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 6. วิเคราะห์และตัดสินใจเพื่อการจ้างงาน
ในขั้นนี้จะพิจารณาดูว่าผู้ที่ถูกทดสอบมีคุณสมบัติครบตามเกณฑ์ขั้นต่ำหรือไม่เพียงใด การวิเคราะห์อาจต้องนำข้อมูลจากการสัมภาษณ์ จากใบสมัคร และจดหมายรับรองต่างๆ มาประกอบการพิจารณาการตัดสินใจจ้างงาน
กระบวนการใช้แบบทดสอบเพื่อการจ้างงานทั้ง 6 ขั้นตอน สามารถเสนอในรูปแบบของกระบวนการ(Process model) ได้ดังแผนภาพ
การทดสอบที่ใช้ในการคัดเลือกบุคลากรเพื่อการจ้างงาน
การทดสอบที่ใช้ในการคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานนั้นมีหลายวิธีด้วยกัน ในที่นี้ขอนำเสนอการทดสอบที่ได้รับความนิยมและใช้กันแพร่หลาย
การทดสอบข้อเขียน(Written tests)
การทดสอบข้อเขียนเป็นการทดสอบความรู้ด้านวิชาการ หรือสิ่งที่บุคคลได้ศึกษาเล่าเรียนมาโดยมากจะเป็นการทดสอบในการเข้าทำงานขอภาครัฐบาลดังเช่นในประเทศไทย วิชาที่สอบมี 2 ลักษณะ คือ ความรู้เฉพาะตำแหน่ง เช่น สำหรับพนักงานธุรการ นักบัญชี และนิติกร เป็นต้น ส่วนอีกฉบับเป็นการสอบความรู้ด้านวิชาการ ในส่วนขององค์กรภาคเอกชนมักไม่นิยมใช้วิธีการทดสอบข้อเขียน แต่จะดูผลการเรียนจากใบแสดงผลการเรียน(Transcript) ที่เคยเรียนมาแทน
อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้การทดสอบข้อเขียนตามแบบเดิมเพื่อคัดเลือกบุคลากรได้ลดความสำคัญลงไปบ้าง เพราะในปัจจุบันได้มีการใช้การทดสอบซึ่งมีความสัมพันธ์กับงานที่ผู้สมัครต้องทำ ช่วยทำให้นายจ้างสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น
แผนภาพ กระบวนการใช้แบบทดสอบเพื่อกรจ้างงาน
