Cover Letter หรือ จดหมายปะหน้า เป็นจดหมายแนะนำตัวและแสดงเจตจำนงที่ชัดแจ้งของผู้สมัครงานแก่นายจ้างหรือบริษัทจัดหางาน โดยส่วนมากจะแนบไปพร้อมกับเอกสารอื่นๆ เช่น Resume หรือ Curriculum Vitae ข้อความที่ผู้สมัครงานเขียนควรเน้นถึงคุณสมบัติที่มีผลในการพิจารณาตามมาตราฐานของบริษัท เช่น ประสบการณ์ ความรู้ หรือทักษะต่างๆ ซึ่งควรจะเขียนในรูปแบบที่ทำให้บริษัทเห็นว่าผู้สมัครสามารถตอบสนองความต้องการและมีคุณสมบัติเหล่านั้น
ในปัจจุบัน บริษัทต่างๆเลือกใช้ Cover Letter เป็นเครื่องมือสำคัญในกระบวนการสรรหาบุคลากร เนื่องจากCover Letter เป็นวิธีแรกที่ทำให้ทางบริษัทสามารถทราบถึงความถนัดและความสนใจของผู้สมัคร ในความเป็นจริงแล้วนั้น ผู้สมัครเป็นจำนวนมากถูกคัดออกเนื่องจากไม่ให้ความสำคัญกับการเขียน Cover Letter อย่างเพียงพอ ซึ่งทางบริษัทสามารถเห็นได้จากการที่ผู้สมัครเขียน Cover Letter ที่ไม่เฉพาะเจาะจงกับตำแหน่งงานและบริษัทที่สมัคร
Cover Letter ที่ดีควรจะสามารถตอบโจทย์ดังต่อไปนี้:
- อธิบายถึงสาเหตุที่ผู้สมัครให้ความสนใจกับตำแหน่งและบริษัทนี้เป็นพิเศษ
- กล่าวถึงประสบการณ์การทำงาน ความรู้ ทักษะ พรสวรรค์ หรือบุคลิกนิสัยของผู้สมัครที่ทำให้บริษัทจำเป็นต้องให้ความสนใจและพิจารณาผู้สมัครท่านนี้เป็นพิเศษ
- ระบุวัน เวลา และวิธีการที่ผู้สมัครจะติดต่อกลับไปยังบริษัท เพื่อติดตามผลของจดหมายสมัครงานและทำการขอนัดสัมภาษณ์
การเขียน Cover Letter จะช่วยให้ผู้สมัครมีความโดดเด่นเหนือคู่แข่ง ด้วยการแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงเหตุผลที่บริษัทควรให้ความสำคัญและพิจารณาตำแหน่งงานให้แก่ผู้สมัคร นอกเหนือจากนี้ ควรเน้นย้ำให้บริษัทตระหนักถึงความตั้งใจอันแน่วแน่ของผู้สมัครในการสมัครงานกับทางบริษัทนั้นๆ
รูปแบบของ Cover Letter
1. ส่วนแนะนำ (Introduction)
เนื้อหาในส่วนนี้ควรจะอยู่ในรูปแบบของการสรุปย่อ เพราะส่วนแนะนำนั้นไม่ควรจะมีความยาวเกินไป ผู้สมัครควรระบุให้ชัดเจนถึงตำแหน่งและสาเหตุที่ต้องการสมัคร หากทราบชื่อผู้ที่ต้องส่งจดหมายถึง ควรระบุชื่อของผู้นั้นลงในจดหมายด้วย ดังตัวอย่างเช่น เรียนคุณสมพร เจริญทรัพย์ แทนการใช้คำว่า เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
2. ส่วนเนื้อความหลัก (Body)
ส่วนเนื้อความหลักควรอธิบายถึงเหตุผลสำคัญที่แสดงให้บริษัทเห็นว่าผู้สมัครเป็นบุคคลที่เหมาะสมต่อตำแหน่งงานนั้นๆ เนื้อหาควรรวมถึงทักษะต่างๆ การศึกษา คุณสมบัติ และประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาของผู้สมัครที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนั้นโดยตรง
3. ส่วนปิดท้าย (Closing)
ในส่วนของข้อความปิดท้าย ผู้สมัครควรแสดงว่ามีความสนใจต่อตำแหน่งงานที่สมัครเป็นอย่างยิ่ง และควรระบุลงไปในจดหมายด้วยว่าจะติดต่อไปที่บริษัทในอีกประมาณ 1 – 2 อาทิตย์หลังจากส่งเอกสารสมัครงาน เพื่อให้แน่ใจว่าทางบริษัทได้รับใบสมัครงานเรียบร้อย พร้อมกันนี้ยังต้องระบุว่าผู้สมัครยินดีที่จะตอบคำถามหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากทางบริษัทต้องการ
ในกรณีที่ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ควรลงท้ายด้วยคำว่า “Sincerely yours,” พร้อมกับการเซ็นต์ชื่อกำกับ และขั้นตอนสุดท้าย ควรพิมพ์ชื่อและนามสกลุของผู้สมัครเพื่อเป็นการปิดท้ายจดหมายที่เหมาะสม
หาก Cover Letter ของผู้สมัครไม่ดีพอที่จะดึงดูดความสนใจของบริษัท ทางบริษัทจะไม่พิจารณาหรือไม่อ่านแม้กระทั่ง Resume ของผู้สมัคร ในทางกลับกัน หากผู้สมัครสามารถเขียน Cover Letter ได้เป็นที่น่าสนใจ ก้าวต่อไปของกระบวนการคัดสรรของคุณก็จะเป็นไปได้อย่างราบรื่นจากการสร้างความประทับใจครั้งแรกให้แก่ทางบริษัท พร้อมทั้งเป็นการทำให้บริษัทต้องการพิจารณา Resume ของคุณมากยิ่งขึ้น
Cover Letter เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการที่จะดึงดูด ความสนใจของบริษัท และที่สำคัญ Cover Letter สามารถทำให้คุณมีความโดดเด่นเหนือคู่แข่งนับร้อยที่ต้องการตำแหน่งเดียวกับคุณ
