แม้ว่าการทำงานในสำนักงาน หรืองานออฟฟิศจะไม่มีอันตรายร้ายแรงแฝงตัวอยู่เหมือนการทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม แต่ก็ไม่ได้หมายความว่างานออฟฟิศจะมีความปลอดภัยไปทั้งหมด อย่างน้อยก็มีคำถามเกิดขึ้นอยู่เสมอว่า อุปกรณ์สำนักงานบางชนิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องถ่ายเอกสารที่มีแสงจ้าและกลิ่นสารเคมีระเหยออกมาตลอดเวลานั้นจะมีผลต่อสุขภาพหรือไม่ ?

อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสารมีอยู่จริง แต่ผลกระทบต่อสุขภาพผู้ใช้จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับว่า มีการปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อความปลอดภัยหรือไม่ โดยทั่วไปแล้วเมื่อมีการใช้เครื่องถ่ายเอกสารแต่ละครั้งจะมี "สภาพที่ไม่ปลอดภัย" ปรากฏออกมานั่นคือ

1. ก๊าซโอโซน เป็นการทำให้เกิดการระคายเคือง และการสัมผัสก๊าซนี้นาน ๆ จะเป็นอันตรายต่อระบบหายใจและระบบประสาทได้
2. ฝุ่นผงหมึก เป็นส่วนประกอบของสารเคมีที่เป็นอันตราย รวมถึงสารที่อาจก่อมะเร็ง และสารที่เป็นสาเหตุของภูมิแพ้
3. แสงเหนือม่วง (UV Light) มักเป็นอันตรายต่อตา การสัมผัสแสงจ้าจากการถ่ายเอกสารเป็นเวลานานจะเป็นสาเหตุของการอาการปวดตาและปวดศีรษะ

โอโซนจากเครื่องถ่ายเอกสาร

เกิดขึ้นจากการอัดและปล่อยประจุไฟฟ้าที่ลูกกลิ้งกระดาษ และบางส่วนที่เกิดจากการปล่อยแสงเหนือม่วงจากหลอดไฟพลังงานสูงของเครื่องถ่ายเอกสาร (แสงเหนือม่วงจะทำใหก๊าซออกซิเจนรวมกันเป็นโอโซนได้ง่ายขึ้น) แต่ในสภาพปกติหรือในสำนักงานทั่วไป โอโซนจะสลายตัวเป็นออกซิเจนภายใน 2-3 นาที ซึ่งอัตราการสลายตัวจะขึ้นอยู่กับระยะเวลา อุณหภูมิ (อุณหภูมิสูงสลายตัวได้เร็วขึ้น) การระบายอากาศและพื้นวัตถุที่โอโซนจะสลายตัวได้ถึง 100 หากสัมผัสถ่านที่มีประจุ (Activated Carbon) ในเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่ๆ มักจะมีแผ่นกรองประเภท Activated Carbon Filter เพื่อสลายโอโซนก่อนปล่อยออกจึงมั่นใจในเรื่องความปลอดภัยได้มากขึ้น

ผงหมึก

ผงหมึกที่ใช้ในเครื่องถ่ายเอกสารทั่วไปในปัจจุบัน (ระบบแห้ง) เป็นผงหมึกประเภทผงคาร์บอนดำ 10% ผสมกับพลาสติกเรซิน ซึ่งมีอันตรายต่อสุขภาพ จึงควรระมัดระวังขณะเติมผงหมึก รวมทั้งความสะอาดและกำจัดผงหมึกที่ใช้แล้วโดยควรทิ้งในภาชนะบรรจุมิดชิด ไม่ควรทิ้งลงในตะกร้าหรือถังขยะในสำนักงาน

การหายใจเอาผงหมึกเข้าไปจะทำให้เกิดการระคายเคืองต่อระบบหายใจ มีการไอและจาม นอกจากนี้สารไนไตรไพรีนซึ่งพบในผงคาร์บอนดำ และสารไนไตโตรฟลูออรีน (TNF) ก็เป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นสารก่อมะเร็ง และเป็นสารที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางพันธุกรรมมีผลต่อทารกในครรภ์ ผู้ที่มีหน้าที่ถ่ายเอกสารเป็นประจำหรือผู้ที่มีหน้าที่เปลี่ยนถ่ายผงหมึกควรได้รับการฝึกอบรมในเรื่องความปลอดภัยในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ควรใช้ถุงมือในการสัมผัสกับผงหมึก หลีกเลี่ยงการสูดเอาผงหมึกเข้าไป ในกรณีที่เครื่องถ่ายเอกสารมีปัญหาเช่น พบผงหมึกเปื้อนติดกระดาษเป็นจำนวนมากควรหยุดเครื่องและติดต่อบริษัทเพื่อรับการซ่อมบำรุงทันที

สารเคมีอื่น ๆ ที่อาจพบได้ในเครื่องถ่ายเอกสาร ได้แก่ เซเลเนียม แคดเมี่ยมซัลไฟด์ ซิงไดออกไซด์และโพลิเมอร์บางตัว แต่มีจำนวนน้อยมากในเครื่องถ่ายเอกสารสภาพปกติ

แสงเหนือม่วง

แสงเหนือม่วงแผ่รังสีออกมา จากหลอดไฟพลังงานสูงภายในเครื่องขณะที่มีการถ่ายเอกสารซึ่งทำให้เกิดการอักเสบของกระจกตาและมีผื่นคันตามผิวหนัง แต่ปกติแสงเหนือม่วงจะไม่ทะลุผ่านกระจกที่วางเอกสารต้นฉบับ เพราะมีพลังงานต่ำและถูกดูดกลืนและถูกดูดกลืนไป อันตรายจากแสงเหนือม่วงจะเกิดขึ้นได้หากมองแสงที่ทะลุออกมาจากกระจก ทำให้เกิดอาการปวดศีรษะ แสบตาดังนั้นในการถ่ายเอกสารทุกครั้งควรปิดฝาครอบให้มิดชิด

นอกจากที่กล่าวไปแล้ว สิ่งที่อาจเป็นอันตราpของเครื่องถ่ายเอกสาร ได้จากความร้อนจากการถ่ายเอกสารเป็นเวลานาน ในสถานที่ไม่มีการถ่ายเทอากาศ และเรื่องเสียงดัง ในเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่อาจดังถึง 80 เดซิเบล

แนวทางความปลอดภัยในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร

1. ถ่ายเอกสารทุกครั้งควรปิดฝาครอบให้สนิท หากไม่สามารถปิดได้ควรหลีกเลี่ยงการมองที่กระจกต้นฉบับ
2. ติดตั้งพัดลมดูดอากาศเฉพาะที่ในห้องถ่ายเอกสาร
3. สวมถุงมือขณะเติมหรือเคลื่อนย้ายผงหมึก ในกรณีจำเป็นควรใส่หน้ากากกันฝุ่นเคมี และขอเอกสารข้อมูลเคมีภัณฑ์ (MSDS) จากผู้ผลิตหรือผู้จำหน่าย
4. ผงหมึกที่ใช้แล้วนำไปกำจัดลงในภาชนะปิดมิดชิด รวมไปถึงผงหมึกที่หกเลอะเทอะหรือฟุ้งกระจายขณะเติมผงหมึกด้วย
5. เลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารที่มีระบบเติมผงหมึกที่ปลอดภัยและมีภาชนะบรรจุเศษผงหมึกภายในเครื่อง ระบบตัดการทำงานอัตโนมัติเมื่อภาชนะบรรจุเศษผงหมึกเติมแล้ว
6. มีการบำรุงรักษาเครื่องเป็นประจำ
7. ไม่ควรตั้งเครื่องถ่ายเอกสารในห้องทำงาน ควรจัดแยกไว้ในที่เฉพาะ หรือไว้ที่มุมห้องไกลจากคนทำงาน และมีการระบายอากาศที่เหมาะสม
8. ผู้ซ่อมบำรุงเครื่องถ่ายเอกสารควรสวมถุงมือแบบใช้แล้วทิ้ง ขณะทำงานและหลีกเลี่ยงการสัมผัสโดยตรงกับลูกกลิ้งด้วย
9. ไม่ควรมีผู้ใดต้องทำงานถ่ายเอกสารทั้งวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีระบบทางเดินหายใจ
10. ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายเอกสาร ควรได้รับการแนะนำอบรมวิธีการใช้ การเปลี่ยนถ่านผงหมึกรวมทั้งการกำจัดผงหมึก ฯลฯ

แบบสำรวจสภาพแวดล้อมในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร

1. เครื่องถ่ายเอกสารได้จัดวางไว้ในที่มีการระบายอย่างเพียงพอหรือไม่
2. ถ้าเครื่องถ่ายเอกสารอยู่ในห้องปิดมิดชิด มีระบบการระบายอากาศเฉพาะที่ติดตั้งอยู่หรือไม่
3. มีพื้นที่ว่าง ๆ รอบเครื่องถ่ายเอกสาร เพียงพอสำหรับการไหลเวียนของอากาศและอำนวยความสะดวกในการซ่อมบำรุงหรือไม่
4. เครื่องถ่ายเอกสารได้รับการว่อมบำรุงอย่างสม่ำเสมอหรือไม่
5. ระดับความสูงของพื้นที่หน้างานของเครื่องถ่ายเอกสารอยู่ในระดับที่เหมาะสมหรือระดับที่สบายสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป ( ระดับที่สบายคือระดับเดียวกับระดับบข้อศอกหรือต่ำกว่าเล็กน้อย ) หรือไม่
6. ในกรณีจำเป็น ได้มีการจัดเตรียมโต๊ะทำงานสำหรับวางเอกสารที่มีระดับความสูงที่สบายต่อการใช้งานไว้หรือไม่
7. สำหรับการใช้สารเคมีทุกชนิด มีการจัดเตรียม MSDS ไว้หรือไม่

ทั้ง 7 ข้อหากตอบว่า "ใช่" แสดงว่ามีการจัดสภาพการทำงานในการใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะสม