ข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์งาน
ก่อนที่จะศึกษาถึงวิธีการรวบรวมข้อมูลในการวิเคราะห์งานควรทราบว่าข้อมูลที่ใช้มีอะไรบ้าง ข้อมูลในการวิเคราะห์งานที่จำเป็นและขาดมิได้มี 2 ประการ คือ ข้อมูลเกี่ยวกับภารกิจงาน และ ข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ต้องใช้ในการทำงาน การรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงานของตำแหน่งตัวแทน เพื่อศึกษาและเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับงานนั้นๆในรายละเอียด ซึ่งปกติจะใช้เทคนิคในการเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆกัน เช่น การสัมภาษณ์ การสังเกต หรือ การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่จะทำการรวบรวมได้แก่
1. รายละเอียดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานจริง (Job Activities)
ในด้านหน้าที่และภารกิจที่จะต้องปฏิบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงานซึ่งได้แก่
1.1. เหตุผลในการปฏิบัติงานนั้น
1.2. ขั้นตอนการปฏิบัติงานนั้น
1.3. วิธีการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอนโดยละเอียด
1.4. เวลาโดยเฉลี่ยในการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอน
1.5. ช่วงเวลาหรือความถี่ที่จะต้องปฏิบัติงานนั้น เช่น ทุก 3 เดือน หรือ ตลอดเวลา
2. พฤติกรรมในการปฏิบัติงาน (Human Behaviors)
2.1. งานนั้นมีปัญหาในการปฏิบัติงานอย่างไร จำเป็นต้องใช้วิธีการติดต่อสื่อสาร หรือการวินิจฉัยสั่งการ
อย่างไร
2.2. การเคลื่อนไหวทางด้านร่างกายเพื่อปฏิบัติงานนั้นเป็นอย่างไร เช่น ต้องเดินก้ม ปีนป่าย นั่ง ยืน เป็น
ต้น
3. การใช้เครื่องจักร เครื่องมือ หรืออุปกรณ์ ตลอดจนเครื่องช่วยในการปฏิบัติงาน (Machine , tools , equipment , and work aids uses)
4. มาตรฐานในการปฏิบัติงาน (Performance Standard)
ทั้งในแง่ปริมาณ คุณภาพ และเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติ ตลอดจนมีความยุ่งยากอย่างไรในการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
5. ส่วนประกอบอื่นๆ ของงาน (Job Context)
5.1. สภาพการทำงาน เช่น ร้อนอบอ้าว หรือเย็นสบาย
5.2. อันตรายที่อาจเกิดจากการปฏิบัติงาน เช่น มีความเสี่ยงต่อการได้รับสารพิษ
5.3. ช่วงเวลาในการทำงาน เช่น ต้องทำงานเป็นกะ เป็นต้น
6. คุณสมบัติที่ต้องใช้ในการทำงาน (Job Requirement)
ข้อมูลในส่วนนี้จะนำไปใช้เขียนการศึกษา ประสบการณ์ และคุณสมบัติอื่นๆที่ผู้ปฏิบัติงานต้องมีในการกำหนดลักษณะเฉพาะของงาน แหล่งที่จะให้ข้อมูลอื่นๆ เช่น ผู้บังคับบัญชา ผู้รู้ในงานนั้นๆ
องค์ประกอบของคุณสมบัติที่ต้องใช้ในการทำงานมี 4 ประการ คือ ความรู้ (Knowledge) ,ความสามารถ (Abilities) , ทักษะหรือความชำนาญ (Skill) , และองค์ประกอบอื่นที่เอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงาน (Other Characteristics) ซึ่งเขียนย่อๆ ว่า KASOC
6.1. ความรู้ (Knowledge)
คือ ความรู้ที่เกี่ยวพันกับวิชาเฉพาะด้าน ซึ่งสามารถนำมาปรับใช้ และทำให้งานนั้นสำเร็จลงได้
6.2. ทักษะหรือความชำนาญ (Skill)
คือ ความสามารถที่ปฏิบัติงาน ซึ่งความสามารถนี้จะสังเกตเห็นได้ ทักษะนั้นแตกต่างจากความรู้ในแง่ที่
ว่า ความรู้เป็นสิ่งที่เรียนรู้ได้ ส่วนทักษะอาจจะเกิดจากประสบการณ์ที่สะสมกันมา
6.3. ความสามารถ (Abilities)
คือ ศักยภาพที่จะปฏิบัติงานทั้งในแง่งานที่ใช้กำลังกายและกำลังสมอง
6.4. องค์ประกอบอื่นที่เอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงาน (Other Characteristics)
คือ คุณสมบัติอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนอกเหนือจาก 3 ประการที่กล่าวมาแล้ว
ที่มาจาก : การวิเคราะห์งาน โดย สุภาพร พิศาลบุตร
