จากรูปจะเริ่มพิจารณาขั้นตอนดำเนินการดังนี้
1. ขั้นการบริหาร (Administrantion Phase)
เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเตรียมและการกำหนดว่าจะทำการวิเคราะห์อะไร และวิเคราะห์ทำไม โดยทั่วไปเป็นการดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องต่อไปนี้
1.1. การกำหนดวัตถุประสงค์ในการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน
1.2. การเลือกงานที่จะทำการวิเคราะห์
1.3. การกำหนดประเภทและขอบเขตของข้อมูลในการเก็บรวบรวม
1.4. การกำหนดความรับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรม
ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการวิเคราะห์งานควรจะกำหนดวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งานให้ชัดเจนว่าจะนำข้อมูลไปใช้ในงานอะไรหรือเพื่อประโยชน์อย่างใด ซึ่งมักจะมีบางสิ่งบางอย่างแสดงให้เห็นปัญหาที่เกิดขึ้นจนทำให้ต้องมีการวิเคราะห์งาน ในขั้นนี้จะต้องกำหนดประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมและมีขอบเขตในการวิเคราะห์งานเพียงใด มีการเลือกงานที่จะทำการวิเคราะห์ และกำหนดความรับผิดชอบในการดำเนินการ ส่วนในการกำหนดการวิเคราะห์งานมักจะทำการวิเคราะห์หลายงานพร้อมๆกัน ไม่ใช่วิเคราะห์เพียงงานใดงานหนึ่ง การวิเคราะห์ควรใช้บุคคลหรือหน่วยงานย่อยขององค์การทำการวิเคราะห์งาน
2. ขั้นการออกแบบ (Design Phase)
ในขั้นนี้เป็นการกำหนดวิธีการว่าทำอย่างไรจึงจะได้ข้อมูลตามต้องการ กิจกรรมในขั้นนี้เกี่ยวข้องกับ
2.1. การเลือกแหล่งและตัวแทนของข้อมูล
2.2. การเลือกวิธีหรือระบบในการวิเคราะห์งาน
2.3. การเลือกเทคนิคในการวิเคราะห์ข้อมูล
3. ขั้นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล (Data Gathering and Analysis Phase)
ในขั้นนี้ถือเป็นหัวใจของการวิเคราะห์งานประกอบด้วยกิจกรรมที่สำคัญ 3 ประการ
3.1. การเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องการตามวิธีและกระบวนการที่ได้เลือกไว้เพื่อทำการวิเคราะห์
3.2. การวิเคราะห์ซึ่งหมายถึง การบรรยาย การจำแนก และการประเมินค่าปัจจัยของงานทั้งหลาย
3.3. การสังเคราะห์ซึ่งหมายถึง กระบวนการแปลความหมายและจัดระบบข้อมูลขององค์การในรูปแบบที่จะนำไปใช้ได้
4. ขั้นการกำหนดผลของการวิเคราะห์งาน (Product Formulation Phase)
ในขั้นนี้ ข้อสนเทศที่เป็นผลผลิตจากกระบวนการวิเคราะห์งานได้แก่ เอกสารบรรยายลักษณะงาน และเอกสารการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน
5. การนำเผยแพร่ (Dissemination Phase)
ในขั้นนี้เกี่ยวข้องกับผู้ที่ต้องการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน โดยประกอบด้วย 2 กิจกรรม คือ
5.1. นำผลที่ได้จากการวิเคราะห์ให้กับผู้ทำหน้าที่สรรหาคนเข้าทำงาน ผู้ฝึกอบรม พนักงาน และบุคคลอื่นๆ ที่ต้องการใช้ด้วย
5.2. ให้การอบรมอย่างถูกต้องแก่ผู้ที่นำผลการวิเคราะห์งานไปใช้
6. ขั้นการควบคุม (Control Phase)
การใช้ผลของการวิเคราะห์งานจะต้องมีการตรวจสอบจากผู้ใช้อยู่เสมอ เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงภายในองค์การอยู่เสมอ ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีทำให้ระบบการทำงานต้องเปลี่ยนไปหรือมีการปรับปรุงวิธีการทำงานซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นเหล่านี้ก็เป็นสาเหตุที่จะต้องมีการจัดทำการวิเคราะห์งานขึ้นมาใหม่
ที่มาจาก : การวิเคราะห์งาน โดย สุภาพร พิศาลบุตร
