วัตถุประสงค์ของการจัดปฐมนิเทศ
1. เพื่อช่วยลดปัญหาที่เกี่ยวกับต้นทุนอันเนื่องจากพนักงานที่เข้าใหม่
กล่าวคือ ถ้าหากพนักงานใหม่มิได้มีความเข้าใจเกี่ยวกับงาน ตลอดจนหน่วยงานและสมาชิกเพื่อนร่วมงานแล้ว ก็ย่อมเป็นปัญหาทำให้เสียเวลาแก่พนักงานใหม่ที่จะต้องค่อยๆเรียนรู้ความเป็นไปของสิ่งต่างๆ ซึ่งนั่นก็ย่อมหมายถึงการที่จะต้องเสียต้นทุนโดยไม่จำเป็น สำหรับระยะแรกของพนักงานใหม่ในช่วงของการเริ่มต้นฝึกหัดงาน การจัดปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพจะสามารถช่วยลดต้นทุนได้ในแง่นี้และช่วยให้พนักงานใหม่สามารถทำงานเข้าสู่มาตรฐานเทียบเท่ากับคนอื่นๆได้รวดเร็วขึ้น
2. ช่วยลดปัญหาความกังวล และขจัดการแซวของพนักงานเก่าๆ
ถ้าหากพนักงานใหม่มีความกังวลแล้ว ส่วนใหญ่ผลของการกังวลและกลัวในสิ่งต่างๆ มักจะทำให้การปฏิบัติงานล้มเหลวไม่ได้ผลเท่าที่ควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากพนักงานเก่ามิได้มีความช่วยเหลืออย่างจริงจังหรือมีมิตรไมตรีที่ดี แต่กลับคอยแหย่หรือก่อกวนหยอกล้อพนักงานใหม่แล้ว ก็ยิ่งจะมีผลทำให้เกิดความกลัวมากยิ่งขึ้น ซึ่งผลเสียก็ย่อมเกิดสำหรับ ผู้ที่ต้องไปเผชิญกับสภาพแวดล้อมใหม่และเพื่อนร่วมงานใหม่ ดังนั้น ผู้บังคับบัญชาจึงควรถือเป็นหน้าที่ที่นอกจากจะต้องช่วยลดความกังวลเพื่อให้เข้าใจในสิ่งต่างๆ ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวกับงานและเพื่อนร่วมงานแล้ว ยังจะต้องคอยดูแลส่งมอบพนักงานใหม่ ให้มีการรับเพื่อนใหม่เข้าไปในกลุ่มในลักษณะที่ช่วยเหลือช่วยดูแลระหว่างกัน การปฐมนิเทศพนักงานใหม่จึงเท่ากับเป็นการช่วยเหลือในการขจัดปัญหาเหล่านี้ ตลอดจนสามารถช่วยลดความกังวลที่มีอยู่ได้
3. ช่วยลดอัตราพนักงานลาออก
ถ้าพนักงานมีความเข้าใจว่าตนเองทำงานไม่ค่อยมีประสิทธิภาพมากนัก หรือเป็นที่ไม่พึงปรารถนาแก่เพื่อนร่วมงานหรือหน่วยงาน หรือกลายเป็นส่วนเกิน ซึ่งหากมีความรู้สึกขึ้นในทำนองเช่นที่ว่านี้เมื่อใดแล้ว วิธีการแก้ไขของเขาก็คือ มักคิดลาออก จากการวิเคราะห์ได้พบสถิติที่แจ้งชัดว่าอัตราลาออกมักจะสูงในช่วงระยะแรกของการเข้าทำงาน และถ้าได้จัดการแก้ไขโดยมีการปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพแล้ว การลาออกในส่วนนี้ก็จะสามารถลดลงได้ ซึ่งย่อมเท่ากับเป็นการช่วยประหยัดต้นทุนไปในตัวด้วย ทั้งนี้เพราะการที่จะรับพนักงานคนหนึ่งๆ ได้นั้น ธุรกิจมักจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสรรหาและการคัดเลือกมาแล้วเป็นจำนวนไม่น้อยทีเดียว อีกทั้งยังต้องเสียเวลาเพื่อการนั้นด้วย
4. ช่วยประหยัดเวลาให้กับหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงาน
เนื่องจากพนักงานที่เข้ามาใหม่และที่ได้รับเข้ามาแล้วจะต้องทำงานที่มอบหมายให้เสร็จสิ้นจึงย่อมเป็นเหตุผลโดยตรงที่การดำเนินการช่วยเหลือเขาเป็นสิ่งที่พึงต้องให้อย่างยิ่ง ผู้ที่จะให้การช่วยเหลือเขาได้อย่างดีนั้นก็คือเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างาน ซึ่งควรได้ใช้เวลาในการที่จะเข้าถึงตัว และช่วยเหลือพนักงานให้สามารถทำงานได้ตั้งแต่ระยะแรกๆ ในที่นี้การจัดปฐมนิเทศที่ถูกต้องและดีพอย่อมจะเท่ากับเป็นส่วนช่วยให้ทุกฝ่ายได้รับประโยชน์ที่ไม่ต้องไปเสียเวลาระหว่างกันอีกในภายหลัง
5. ช่วยให้พนักงานใหม่ได้มีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับความคาดหมายต่างๆ ต่องาน ตลอดจนมีทัศนคติในทางบวกหรือทางที่ดีต่อเจ้าของกิจการหรือหัวหน้างาน และเพื่อให้มีความเข้าใจในงานที่ทำด้วย
แต่ก่อนนักสังคมวิทยามักเชื่อว่า ความคาดหมายที่เกี่ยวกับงานนั้นจะปรากฎขึ้นก็ต่อเมื่อได้มีประสบการณ์และเรียนรู้งานต่างๆ เป็นเวลานานตามสมควรแล้ว โดยสังคมภายนอกจะมีส่วนอย่าง สำคัญและเป็นตัวกำหนดในการเสริมสร้างทัศนคติและพฤติกรรมที่เกี่ยวกับงานแต่ละอย่าง ซึ่งความเข้าใจนี้ไม่เป็นจริง เพราะข้อเท็จจริงปรากฏว่า พนักงานใหม่ส่วนใหญ่มักเรียนรู้ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เกี่ยวกับการคาดหมายขององค์การที่จะมีต่อเขาและการคาดหมายของเขาเองที่มีต่องานนั้นๆ ได้ทันทีตั้งแต่ระยะแรกเริ่มของการทำงาน และในเวลาไม่สู้จะนานนักก็มักจะครุ่นคิดในสิ่งเหล่านี้ตลอดเวลาว่าเขาได้ทำให้กับองค์การมากไปหรือน้อยไปอย่างไร พนักงานแต่ละคนมักจะนำเอาเรื่องต่างๆ และงานที่ทำมาเป็นความนึกคิดในทัศนะของตนเสนอ จากการวิจัยค้นคว้าที่ทำการศึกษาในโรงงานของTexas Instrument ได้ชี้ให้เห็นว่า
ก. ในไม่กี่วันแรกของการทำงาน ความกังวลและความไม่แน่ใจมักจะปรากฎขึ้นเสมอในระยะดังกล่าว
ข. พนักงานส่วนใหญ่จะทำงานไปตามขนาดของการชักนำของกลุ่มเพื่อนร่วมงานที่ทำอยู่แล้ว และจะมีความกังวลมากยิ่งขึ้นจากอิทธิพลของกลุ่มเพื่อนร่วมงาน
ค. ความกังวลดังกล่าวนี้จะมีผลกระทบต่อกระบวนการฝึกอบรมที่จะดำเนินการต่อไปด้วย
จากข้อเท็จจริงดังกล่าวนี้ย่อมจะเห็นได้ว่า การปฐมนิเทศเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญที่เป็นเครื่องช่วยให้พนักงานผู้นั้นมีอิสระที่จะมีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับงาน ทั้งในแง่ความคาดหมายต่างๆ ที่เกี่ยวกับงาน ตลอดจนเพื่อให้มีทัศนคติและมีความพอใจในงานที่ทำด้วย ทั้งนี้เพื่อไม่ให้อิทธิพลของกลุ่มมามีส่วนกำหนดความหมายที่เกี่ยวกับงานอย่างผิดๆ
ที่มา: การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (ฉบับปรับปรุงใหม่ พิมพ์ครั้งที่ 11 ) โดย รศ.ธงชัย สันติวงษ์
