ยุคนี้เป็นยุคของการใช้ KPIs (Key Performance Indicators) หรือตัวชี้วัดซึ่งเป็นเครื่องช่วยขับเคลื่อนให้งานเดินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

"ระยะเวลาที่ใช้ในการบรรจุตำแหน่งว่าง" เป็นตัวชี้วัดที่ใช้กันค่อนข้างมากในวงการ H.R.โดยอาจกำหนดเป็นจำนวนวันนับตั้งแต่ได้รับคำร้องขอบรรจุตำแหน่ง (Hiring Card) เช่น 45-60 วัน เป็นต้น พูดถึงเรื่อง "ระยะเวลาที่ใช้ในการบรรจุตำแหน่ง "H.R. เป็นจำนวนไม่น้อยประสบปัญหาในการบรรจุตำแหน่งว่างให้ได้เมื่อถึงเวลาที่ต้องการ ทั้งนี้ สืบเนื่องมาจากเหตุผลหลายประการ เช่น ปัญหาการขาดแคลนกำลังคน ปัญหาการกำหนดคุณสมบัติสูงสำหรับตำแหน่งงานที่หายาก (Hard - to - Fill Positions) เช่น วิศวกร เป็นต้น ปัญหาการปฏิเสธของผู้สมัครหลังจากที่ได้รับการเสนองาน (Job Office) แล้วเนื่องจากได้รับการเสนองานที่น่าสนใจมากกว่า ปัญหาผู้บังคับบัญชาเจ้าของตำแหน่งจุกจิก จู้จี้ หรือไม่ยอมตัดสินใจเลือกทั้ง ๆ ที่ควรจะเลือกได้ เป็นต้น

H.R. จะต้องพยายามเข้าถึงแหล่งผู้สมัครในแต่ละสาขาอาชีพอย่างรวดเร็ว ทั้งนี้ จะต้องรู้จักวิธีเสาะหาซึ่งมีอยู่หลายวิธีขึ้นอยู่กับระดับตำแหน่งงาน เช่น ระดับสูงอาจต้องใช้ Head-hunter ประกาศในหน้าหนังสือพิมพ์ สำหรับระดับจัดการรอง ๆ ลงมา หรือเสาะหาจาก Internet ซึ่งกำลังเป็นที่นิยมอยู่ในขณะนี้ ประกาศผ่านสื่อรับสมัครงานต่าง ๆ เช่น หนังสือพิมพ์ หนังสือรวมประกาศรับสมัครงานโทรทัศน์

การทำ Campus Recruitment หรือการออกไปพบนักศึกษาในมหาวิทยาลัย เป็นต้น สำหรับระดับล่าง ๆ อาจใช้วิธีประกาศหน้าโรงงาน ประกาศหน้านิคมอุตสาหกรรม ปิดประกาศตามแหล่งชุมชนต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งออกไปยังแหล่งผู้สมัครงานซึ่งอยู่ตามหมู่บ้าน ในส่วนการส่งจดหมายสมัครเข้ามา (Write-in) พบน้อยมากในทุกระดับ ต่างจังหวัด ใช้วิธีบอกต่อ (Words of Mouth) รอให้ผู้สมัครเดินเข้ามาเอง (Walk-in) เป็นต้น

เนื่องจากกำลังคนขาดแคลน กำลังคนจึงทำให้เกิดภาวะแย่งชิงกัน เช่น เอาการทำงานล่วงเวลาเป็นจุดขายสำหรับพนักงานปฏิบัติซึ่งหลาย ๆ กรณีก็เป็นการทำงานล่วงเวลาที่เกินชั่วโมงที่กฎหมายกำหนด เช่น ให้ทำ 12 ชั่วโมงทำงานทั้งปีแทนที่จะจ้างพนักงาน 3 กะ ก็จะจ้างเพียง 2 กะเพื่อให้มีการทำงานล่วงเวลาวันละ 4 ชั่วโมง ซึ่งน่าจะเป็นการผิดเจตนารมณ์ของกฎหมายซึ่งมีการควบคุมการทำงานล่วงเวลา ด้วยเหตุผลทางด้านสุขภาพและความปลอดภัยของลูกจ้าง

เนื่องจากภาวะขาดแคลนใบสมัครที่เก็บไว้ในบัญชีรายชื่อผู้สมัคร (Applicant Supply Files) ในช่วงระยะเวลา 3 - 6 เดือน จึงมักไม่ค่อยได้ผลเมื่อติดต่อเรียกตัวมาสัมภาษณ์เนื่องจากผู้สมัครได้งานอื่นไปแล้ว ดังนั้น ถ้าเห็นว่าผู้สมัครเหมาะสมจงอย่ารีรอเพราะถ้าช้านายจ้างอื่นจะคว้าไปก่อน แต่ถ้ายังไม่เหมาะสมก็สมควรที่จะรอต่อไปเพราะคุณภาพเป็นเรื่องสำคัญ

เนื่องจากภาวะการขาดแคลนกำลังแรงงาน สถานประกอบการหลายแห่งจึงมีนโยบายจ่ายค่าจ้างในอัตราที่สูงกว่าเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการดึงดูด (Attract) ผู้สมัครงาน (แต่ไม่ใช่ใช้วิธีแบบดูด ส.ส.เข้าสังกัดพรรคการเมืองอย่างที่เป็นข่าวลือกันอยู่เสมอ ๆ นะครับ)

นอกจากการวัดประสิทธิภาพด้วยตัวชี้วัด (KPI) ในเรื่องความเร็วแล้วยังมีการวัดคุณภาพของผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกอีกด้วยโดยการวัดจาก "อัตราการผ่านทดลองงาน" เช่น อาจจะตั้ง KPI ไว้ที่ร้อยละ 80-85 ซึ่งก็หมายความว่า ยอมให้ผิดพลาดได้ร้อยละ 15 เป็นต้น นี่ก็เป็น KPI อีกตัวหนึ่ง

การบรรจุตำแหน่งว่างควรจะพิจารณาจากบุคคลภายในก่อนการเปิดโอกาสให้ได้เติบโตหรือมีความก้าวหน้า สถานประกอบการเป็นจำนวนไม่น้อยจึงมีการกำหนด KPI ในเรื่อง เช่น อาจจะกำหนดไว้ร้อยละ 60-70 ของตำแหน่งว่างจะต้องถูกบรรจุโดยบุคคลภายในเพื่อเป็นการบังคับให้มีการ "ปั้น" หรือ "สร้าง" ผู้ที่จะมาสืบทอดหรือทดแทนโดยการวางระบบวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) นอกจากกำหนด KPI ดังกล่าวแล้วยังอาจมีการกำหนด KPI ว่าผู้ที่ผ่านการคัดเลือกจากภายในจะต้องสามารถทำงานในตำแหน่งใหม่ได้ดีมากโดยอาจกำหนดไว้ที่ร้อยละ 90-95 เพราะเปอร์เซ็นต์การผิดพลาดย่อมจะมีน้อยกว่าเลือกคนจากข้างนอกซึ่งจากตัวอย่างข้างต้นกำหนดไว้ที่ร้อยละ 80-85

นอกจากนั้น ยังอาจกำหนด KPI ว่าจะต้องหาผู้สมัครที่ (คัดสรรแล้ว) ให้ได้ในอัตราส่วน 5 ต่อ 1 ตำแหน่งว่างเพื่อวัดประสิทธิภาพการสรรหา (Sourcing) ซึ่งก็หมายความว่าถ้ามีตำแหน่งว่าง 1 ตำแหน่งจะต้องหาผู้สมัครให้ได้ 10 - 15 คน เพื่อที่จะคัดเลือกให้เหลือ 5 คน และจาก 5 คัดเอาผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดเพียง 1 คนเท่านั้น

จากที่ได้กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่า ได้มีการพูดถึง KPIs ในเรื่องการสรรหาและคัดเลือกดังตัวอย่างต่อไปนี้

• ตำแหน่งว่างถูกบรรจุโดยบุคคลภายใน 60-70 %
• บุคคลภายในที่ได้รับการคัดเลือกสามารถปฏิบัติงานได้ดีมาก 90-95 %
• ระยะเวลาที่ใช้ในการบรรจุตำแหน่ง (ไม่รวมเวลาที่ผู้สมัครต้องยื่นใบลาออกหรือบอกกล่าวล่วงหน้า) 45-60 วัน
• อัตราส่วนผู้สมัคร (คัดสรรแล้ว) ต่อตำแหน่งว่าง 5 : 1
• ผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกจากภายนอกผ่านการทดลองงานและสามารถทำงานได้ดี 80-85 %

การนำบุคคลภายนอกเข้ามาเป็นเรื่องที่จำเป็น บางครั้งต้องเอาเข้ามาเสริม บางครั้งต้องเข้ามาเพราะบุคคลภายในไม่มีคุณสมบัติดีพอเนื่องจากการคัดเลือกที่ผ่านมาใช้เกณฑ์การคัดเลือกค่อนข้างต่ำหรือไม่มีการพิถีพิถันกันจนหาคนเก่ง ๆ แทบจะไม่ได้เลย

งานสรรหาและคัดเลือกเป็นงานที่ท้าทายความรู้ความสามารถโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีการกำหนด KPIs ยิ่งทำให้ท้าทายมากยิ่งขึ้น การกำหนด KPIs จะต้องยึดหลักความเป็นไปได้ (Realistic) คือ ไม่สูงไม่ต่ำจนเกินไปและเมื่อได้กำหนดแล้วก็จะต้องเปลี่ยน KPI ให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ เช่น จากวันในเรื่องของการเสาะหาอาจลดลงเหลือ 35-40 วัน หรือน้อยกว่า พูดกันอย่างง่าย ๆ จะต้องปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (ได้แล้วต้องทำให้ดีกว่าเดิม) หรืออย่างที่ภาษาอังกฤษใช้คำว่า "Continuous Improvement" นั่นเอง

เห็นตัวเลขของ KPIs ข้างต้นแล้วหลาย ๆ ท่านที่ทำหน้าที่สรรหาและคัดเลือกอาจเกิดความท้อแท้ หรือเห็นเป็นเรื่องที่ยากจะทำได้ เพราะหาผู้สมัครในอัตรา 1 ต่อ 1 ก็ยากอยู่แล้วและยิ่งคนหายากก็ยิ่งใช้เวลาหามากขึ้น หลาย ๆ ท่านอาจเห็นว่าแค่คนหาและส่งไปสัมภาษณ์ได้ถือว่าเก่งแล้วในยุคขาดแคลนกำลังคน ผู้เขียนไม่อยากให้คิดเช่นนั้น นักสรรหาและว่าจ้างมืออาชีพจะตั้งเป้าให้สูงเสมอและพยายามทำให้ได้เป้าและพยายามปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ

ที่มา: Hr.Management เรื่อง : ชำนาญ พิมลรัตน์
ที่ปรึกษาอาวุโส กลุ่ม บริษัท บีแอลซีไอ กรุ๊ป จำกัด โทร. 0 2937 3773 โทรสาร 0 2937 3770
E-mail : [email protected]
นิตยสาร Recruit Update ฉบับที่ 420 วันที่ 16-28 กุมภาพันธ์ 2548