การวางแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นส่วนหนึ่งของยุทธศาสตร์การจัดวางกำลังคน (STRATEGIC STAFFING) ซึ่งเป็นภารกิจย่อยของยุทธศาสตร์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (STRATEGIC HUMAN RESOURCE PLANNING) อย่างไรก็ตาม ในสภาพความเป็นจริงการวางแผนสืบทอดตำแหน่งยังไม่ได้รับการดำเนินการอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิผลเท่าที่ควรอันเป็นผลทำให้ต้องว่าจ้างบุคคลภายนอกเข้ามา ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาตามมาหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ทำให้บุคคลภายในเสียขวัญเสียกำลังใจและในหลาย ๆ กรณี บุคคลเหล่านั้นต้องจากองค์การไปเพื่อแสวงความก้าวหน้าหรือหาที่โตในองค์การอื่น

เหตุสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้การวางแผนสืบทอดตำแหน่งไม่ได้ผลดีเท่าที่ควรก็เพราะผู้ที่มีหน้าที่ที่จะต้องวางแผนซึ่งหมายถึงบรรดาผู้จัดการหรือผู้บริหารต่าง ๆ ไม่ต้องการที่จะสร้างบุคลากรอื่นมาแทนเนื่องจากเกรงว่าตัวเองจะด้อยความสำคัญหรือขาดอำนาจต่อรอง ด้วยเหตุผลดังกล่าว สถานประกอบการจึงถือเป็นนโยบายว่าต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งแบบแกมบังคับ กล่าวคือ ถ้าบุคคลใด ๆ ไม่สร้างผู้สืบทอด บุคคลนั้นก็จะไม่มีโอกาสที่เลื่อนขึ้นไป โดยกำหนดเป็นนโยบายและดูแลให้มีการจัดทำแผนและทบทวนผลคืบหน้าทุก ๆ ปี

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งจะต้องมีการมองไปข้างหน้าอย่างน้อย 5 ปี (FIVE YEAR FORWARD PLAN) โดยจะต้องตรวจดูว่ามีความต้องการผู้ที่จะสืบทอดตำแหน่ง ณ จุดใดบ้าง

กล่าวได้ว่าการวางแผน 5 ปีข้างหน้าเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งของการจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง ทั้งนี้ ควรจัดให้มีการจัดทำแผน 5 ปีข้างหน้า ในทุก ๆ ฝ่ายขององค์การ

การทำการคาดคะเนบุคคลที่สมควรจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต (Promotability Forecast) ก็เป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งเพราะจะช่วยให้ทราบว่ามีจุดใดบ้างที่ต้องการผู้สืบทอดและมีใครบ้างอยู่ในข่ายและจะมีความพร้อมเมื่อใดซึ่งเป็นพื้นฐานในการฝึกและพัฒนาเป็นรายบุคคล

เมื่อได้ทำการคาดคะเนบุคคลที่อยู่ในข่ายแล้วขั้นต่อไปก็คือ การจัดทำแผนพัฒนาเป็นรายบุคคล (INDIVIDUAL DEVELOP-MENT PLAN)

ปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง อยู่ที่การเฟ้นหาบุคคลที่จะมาดำรงตำแหน่ง

การที่จะเลือกบุคคลเพื่อเลื่อนตำแหน่งในอนาคต ควรจะพิจารณาทั้งผลการปฏิบัติงานและศักยภาพควบคู่กันไปด้วย (PERFORMANCE / POTENTIAL MATRIX)

ผู้ที่สมควรที่จะได้รับเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดควรจะเป็นผู้ที่มีผลงานดีเด่นและศักยภาพสูง ที่เหมาะสมรอง ๆ ลงมาได้แก่ การมีผล-งานสูงและศักยภาพกลาง ๆ และผู้ที่มีผลงานกลาง ๆและมีศักยภาพสูง ข้อสำคัญอย่าไปเลือกคนที่มีผลงานและศักยภาพกลาง ๆ หรือต่ำกว่าก็แล้วกัน

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นเรื่องที่จะต้องได้รับความสนใจอย่างจริงจังและทำอย่างต่อเนื่องถ้าหากจะคาดหวังให้องค์การมีพลังคนที่แข็งแกร่งและพร้อมที่จะเผชิญการแข่งขันซึ่งนับวันก็มีแต่จะรุนแรงมากขึ้น ๆ

ความสำคัญของการวางแผนสืบทอดตำแหน่งอยู่ที่ความเอาจริงเอาจังของฝ่ายบริหารระดับสูง การวางระบบ และดูแลให้มีการปฏิบัติการตามระบบการสำรวจตรวจสอบการประสานทั่วองค์การ มิใช่ต่างฝ่ายต่างทำ และการคัดเลือกก็มิใช่มุ่งเฉพาะฝ่ายเท่านั้น

เมื่อได้ค้นหาศักยภาพและคัดเลือกบุคคลที่เข้าข่ายแล้วก็จะต้องมีการพัฒนากันอย่างจริงจัง และต้องผนวกแผนสืบทอดตำแหน่งเข้ากับแผนบริหารทรัพยากรมนุษย์ด้วย

ที่มา: HR.Management นิตยสาร Recruit Update ฉบับที่ 422 วันที่ 16-31 มีนาคม 2548
โดย : ชำนาญ พิมลรัตน์ Senior Vice President - Operations
ติดต่อผู้เขียนได้ที่กลุ่มบริษัท บีแอลซีไอ กรุ๊ป จำกัด
โทรศัพท์ 0 2937 3773 โทรสาร 0 2937 3770
E-mail : [email protected]