ถอดรหัสธุรกิจ : พอใจ พุกกะคุปต์
ท่านผู้อ่านหลายท่านที่อยู่ในองค์กรที่มีระบบบริหารผลงาน หรือ Performance Management คงอยู่ระหว่างการเตรียมตัวเตรียมใจรับขวัญการประเมินผลงานกลางปีซึ่งจะเกิดในอีกไม่นานเกินรอ

โดยปกติแล้วดิฉันเห็นน้อยคนนักที่จะนึกรักขั้นตอนการประเมินผลการปฏิบัติงาน เพราะล้วนเบื่อหน่ายกับกระบวนการที่ดูเหมือนใช้เวลามากมาย มีแบบฟอร์มและเอกสารหลากหลายให้ไล่กรอก

นอกจากจะไม่สบายใจที่ถูกวัดผลงาน และหลายครั้งถูกไล่บี้จากผู้บังคับบัญชาแล้ว ใครเลยจะชื่นชมกับการนั่งคุยเรื่องจุดอ่อนจุดแข็งของคนอื่น (โดยเฉพาะต่อหน้าเขาจะจะ)

อย่างไรก็ดีกระบวนการ Performance Management ก็ยังคงเป็นแชมป์ของระบบที่นำมาซึ่งความสำเร็จขององค์กร โดยมิต้องเสียการลงทุนลงแรงหลักแต่อย่างใด มีแต่ตัวกับใจ...และสมอง ก็สามารถมีกระบวนการที่เคียงบ่าเคียงไหล่กับองค์กรใหญ่ๆ ในโลกได้

กระบวนการ Performance Management ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลักคือ

1.กระบวนการตั้งวัตถุประสงค์ขององค์กร หน่วยงานและบุคคล อันเปรียบเสมือนการกำหนดเส้นชัยให้ทีมงานตระหนักว่าองค์กรต้องการให้เราทำอะไร วิ่งถึงที่ใด ภายในเวลาเท่าไร

2. กระบวนการติดตามงาน สอนงาน แก้งาน กระตุ้นให้ขวัญกำลังใจ ไล่ไปถึงการใช้ไม้นวมและไม้แข็งบ้างยามจำเป็น เพื่อช่วยให้ลูกทีมวิ่งไปถึงเส้นชัย

3.กระบวนการประเมินผลงานหัวหน้างานและลูกทีมหารือกันอย่างเป็นทางการปีละอย่างน้อย 2 ครั้งเพื่อวัดผลงาน

4.กระบวนการโยงผลงานไปสู่ผลตอบแทนในรูปแบบต่างๆ ตามผลการทำงานของแต่ละคน

กระบวนการ Performance Management นี้ หากใช้อย่างโปร่งใสและมีประสิทธิภาพถือเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการกระตุ้นให้พนักงานตระหนักว่าที่ทำงานนี้ “ทำดีได้ดี” จริงๆ

นอกจากนั้น ท่านที่ใช้ระบบ การบริหารผลงานดังกล่าว คงคุ้นเคยกับระบบ Forced Distribution มาตรการบังคับให้จัดลำดับพนักงานตามผลงาน ซึ่งเป็นรูปแบบการประเมินผลงานที่ใช้เสริมและสนับสนุนให้เกิดผลงานที่องค์กรต้องการ การใช้มาตรการนี้ถือเป็นอีกหนึ่งความแสลงใจของคนทำงานจำนวนไม่น้อย ทำไมต้องบีบบังคับให้มีการจัดลำดับ แค่ถูกวัดก็เครียดจัดแล้ว แถมยังต้องถูกวัดเรียงลำดับไหล่ ไล่จากผู้มีผลงานเข้าเป้าหรือเกินเป้า ไปถึงผู้ที่มีผลงานรั้งท้าย ในหลายองค์กรมักใช้อัตราส่วนหรือร้อยละเข้ามาเป็นเกณฑ์ในการจัดลำดับ อาทิบริษัท GE เจ้าพ่อของการจัดลำดับพนักงานตามผลงาน มีสูตรว่าเมื่อจัดลำดับแล้วพนักงานชั้นแนวหน้าจะมีประมาณ 20% พนักงานที่มีผลงานระดับกลางประมาน 70% และพนักงานที่มีผลงานน้อยสุดเมื่อเทียบกับพรรคพวกคือ 10% สุดท้าย

ระบบ Forced Distribution แม้จะมีข้อจำกัดที่ดูโหดร้าย เช่นการคัดคนเก่งเพื่อประคบประหงม ขณะที่ทีมงาน “หางแถว”ถูกเชิญให้ไปอยู่กับคู่แข่ง แต่หากใช้ระบบนี้อย่างระมัดระวังและมีประสิทธิภาพ จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการผลงานและบุคลากรอย่างยิ่ง

ปัจจัยที่องค์กรต้องระมัดระวังและใช้ระบบ Forced Distribution อย่างชาญฉลาดได้แก่

ต้องมีการตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน หากขาดเป้าที่กระจ่าง ขาดมาตรวัดความสำเร็จที่คมชัด การวัดว่าใครควรเป็น 10% รั้งท้ายหรือ 10% สูงสุด ย่อมยากนักที่จะโปร่งใสเป็นธรรม

ต้องมีการสื่อสารชัดเจนถึงกระบวนการและแนวทางการประเมินผลงาน ในรูปแบบ Forced Distribution เพื่อเป็นปัจจัยกระตุ้นให้พนักงานทุ่มเททำงาน โดยเฉพาะกลุ่มพนักงานที่มีผลงานดีเด่น กลุ่ม “ครีม” หรือ Top Talent ที่พร้อมจะดันตัวให้เป็นที่หนึ่งขององค์กร

ต้องมีความโปร่งใสของการประเมินผลงานและให้ผลตอบแทนตามผลงาน ด้วยทั้งระบบ ตลอดจนทักษะและความเป็นธรรมของหัวหน้า ถือเป็นหัวใจของกระบวนการ หากขาดเป้าที่กระจ่าง ทั้งยังไร้แนวทางการวัดที่เป็นธรรมโปร่งใส กระบวนการที่ดีอย่างไรก็ไม่สามารถผลักดันให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้ มีระบบไป ก็ไม่ได้ช่วยอะไร รังแต่จะเป็นภาระ เกะๆ กะๆ ทั้งยังสร้างความแตกแยกในองค์กรก็มีให้เห็น

ต้องดูแลพนักงาน “หางแถว” การที่พนักงานบางกลุ่มถูกจัดลำดับไว้ปลายสุดเพราะผลงานไม่เข้าตากรรมการ มิได้หมายถึงว่ากลุ่มคนเหล่านี้เป็นผู้ไม่เก่งไม่ดี หรือไม่มีผลงานเสมอไป ในหลายกรณี เมื่อจำเป็นต้องบังคับจำลำดับพนักงาน คนกลุ่มหนึ่งจะต้องถูกจัดให้อยู่ปลายแถวเพราะเมื่อเทียบกับผู้อื่นในทีมแล้วเขาอาจจะด้อยกว่าเท่านั้น

บางองค์กรจึงมีระบบเสริมและช่วยให้คนกลุ่มนี้เร่งปรับทักษะเพื่อปรับผลงาน หรือหาบทบาทใหม่ในองค์กรที่เหมาะสมกว่าให้ ในที่สุดหากองค์กรมีนโยบายที่จะเชิญกลุ่มคนเหล่านี้ออก มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรต้องดูแลพนักงานอย่างเมตตาและเป็นธรรม ไม่ว่าจะเป็นการชดเชยด้านผลตอบแทน หรือการให้จากไปจากองค์กรอย่างสง่างามเท่าที่จะทำได้ เป็นต้น

ระบบการจัดลำดับพนักงานตามผลงาน หากใช้อย่างดี ถือเป็นวิธีการที่ทำให้องค์กรสามารถเฟ้นหาคนเก่งได้อย่างชัดเจน ทั้งยังสามารถเลือกตอบแทนผู้ที่มีผลงานมากและน้อยได้อย่างมีระบบและโปร่งใส เพราะให้ตามผลงานจริงๆ

อย่างไรก็ดีหากใช้แบบไร้แนวทาง ผลที่เกิดคือความคับแค้นใจของพนักงาน ความไม่โปร่งใส ไม่เป็นธรรมในองค์กร

ระบบ Forced Distribution นี้จึงเป็นเหมือนอีกหลากหลายเครื่องมือของการบริหารจัดการองค์กรที่มีทั้งคุณอนันต์และโทษมหันต์

กรุณาเลือกใช้อย่างระมัดระวังค่ะ

///////

ล้อมกรอบ

พอใจ พุกกะคุปต์ มีประสบการณ์การทำงานกับภาครัฐและภาคเอกชน ทั้งในและต่างประเทศ เป็นวิทยากรและที่ปรึกษาขององค์กรชั้นนำจำนวนมาก จบการศึกษาปริญญาตรีสาขาเศรษฐศาสตร์และสาขารัฐศาสตร์จาก University of Michigan, Ann Arbor และปริญญาโทสาขาความสัมพันธ์ระหว่างประเทศจาก Stanford University ล

แหล่งที่มา : หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ