1. กำหนด/ระบุกิจกรรมทุกกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้นหรืออาจจะเกิดขึ้น

2. หาผลลัพธ์/ความสำคัญและประโยชน์/สิ่งที่จะเกิดขึ้นในการทำกิจกรรมหนึ่ง ๆ จะเกิดผลกระทบอะไรต่อกิจกรรมใดหรือไม่ และจะเกิดอะไรขึ้นที่มีผลต่อองค์กรหรือไม่

3. ตัดกิจกรรมที่ไม่มีประโยชน์ซึ่งมีทั้งงานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และงานแต่งงาน งานกฐิน/ผ้าป่า

4. รวบรวมงานที่มีผลกระทบต่อองค์กร/กิจกรรมอื่น หรืองานใด ๆ ก็ตามที่ส่งผลให้เกิดความล้มเหลว/หายนะต่อองค์กรได้พอ ๆ กับความสำเร็จแล้วจัดเวลาว่างานใดที่มีทั้งความสำคัญและเร่งด่วนที่ต้องทำก่อนงานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

5.เรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละงานที่ต้องทำก่อนหลังโดยแยกตามระดับของผลกระทบในความเสียหายต่อองค์กรถ้าละเลยการปฏิบัติงานนั้น โดยการเรียงลำดับทั้งกลุ่มที่มีทั้งความสำคัญและเร่งด่วนกับงานที่สำคัญแต่ยังไม่เร่งด่วน

6. บันทึกกิจกรรมต่าง ๆ ที่ควรกระทำลงในสมุดบันทึกเวลาและการวางแผน และกำหนดเวลาโดยกว่าง ๆ ตามลำดับความสำคัญก่อนหลังที่อาจจะมีผลกระทบต่อองค์กร/กิจกรรมอื่น ๆ

7. ตรวจสอบว่า มีกิจกรรมใดที่ผู้อื่นหรือลูกน้องมีความถนัดและสามารถทำได้ดี หรือสามารถฝึกและพัฒนาให้ทำได้ไม่ยาก

8. ทำการแบ่งงาน/กระจายงาน และมอบงาน/อำนาจของงานที่ลูกน้อง/ผู้อื่นทำได้ให้พวกเขา

9. การจัดประชุมที่มีเนื้อหาสาระที่สำคัญภายในเวลาอันจำกัด และได้ข้อสรุปในการประชุมและแนวทางต่าง ๆ ในทางสร้างสรรค์สำหรับงานสำคัญและเร่งด่วน โดยไม่ทำให้ตัวผู้นำและลูกน้อง/ผู้อื่นเสียเวลาหรือใช้เวลามากเกินไปในการประชุมและไม่ได้ข้อสรุปใด ๆ นอกจากการถกกันแต่เรื่องหยุมหยิมไร้สาระ

10. การจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่สำคัญต่องานอย่างเป็นหมวดหมู่ และมีประสิทธิภาพสะดวกต่อการค้นหาและมีสาระสำคัญต่อการวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ

11. การจัดโครงสร้างการบริหารขององค์กร/หน่วยงานที่กระชับ/ชัดเจน ตามลำดับตำแหน่งและสายการบังคับบัญชาที่จะให้สะดวกต่อการมอบหมายงานและการติดตามงาน/การรายงานที่รวดเร็วและเกิดประสิทธิผล

12. กำหนดขั้นตอนการทำงาน/การจัดการให้เป็นมาตรฐานที่แน่นอนและสั้นกระชับที่จะก่อให้เกิดความคล่องตัวและรวดเร็ว

13. กำหนดตารางอำนาจการบริหาร ในการนำเสนอ/ตรวจสอบ/พิจารณาและอนุมัติพร้อมกับระบบการประสานงานให้ชัดเจนตามลำดับความสำคัญของตำแหน่ง และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

14. จัดกำลังคน/ลูกน้อง/ผู้ช่วยให้เหมาะกับปริมาณงานโดยไม่ให้งานล้นคน และคนล้นงานที่จะสามารถทำให้งานนั้นสำเร็จอย่างมีคุณภาพในระยะเวลาที่กำหนด และต้องเน้นการใช้คนที่มีคุณภาพจำนวนน้อยจะก่อให้เกิดผลสำเร็จมากกว่าการใช้คนมากแต่ขาดคุณภาพ

15. แล่งเวลาติดตามและตรวจสอบงานของลูกน้องพร้อมพับการช่วยลูกน้องแก้ไขทันทีมีปัญหาก่อนงานเสร็จแล้วต้องรื้อทำใหม่ให้เสียเวลา และต้องจัดเวลาฝึก/พัฒนาลูกน้องให้เก่งมากขึ้น

ที่มา : http://www.jobbyyou.com