ใบสมัครงานมีความสำคัญเป็นอย่างมากและเป็นส่วนหนึ่งของทะเบียนลูกจ้างตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะต้องเก็บไว้ในแฟ้มประวัติของลูกจ้างแต่ละคน แม้จะมีประวัติย่อ (Resume) แล้วก็ตาม ผู้สมัครก็จะต้องถูกขอให้กรอกใบสมัครงานด้วยลายมือของตัวเองด้วย

 สถานประกอบการหลาย ๆ แห่งถือว่าการกรอกใบสมัครด้วยตัวเองเป็นการทดสอบความรู้ความสามารถอย่างหนึ่ง ดังนั้น จึงจะให้ผู้สมัครกรอกแบบ "ฉายเดี่ยว" ไม่ใช่แบบ "ไทยมุง"  หรือมีคนคอยยืนสอนให้กรอกโน่นกรอกนี่หรือมีโค้ชคอยชี้แนะอยู่ข้าง ๆ 

 การกรอกใบสมัครเป็นเรื่องที่จะต้องเตรียมตัวและเตรียมข้อมูลที่จะกรอก ผู้สมัครบางรายใช้เวลากรอกใบสมัครเนิ่นนานจนเกินไป ในขณะที่ผู้สมัครบางรายใช้เวลาไม่มากในการกรอกใบสมัคร ผู้สมัครจะต้องกรอกให้ครบทุกรายการ เพราะการกรอกไม่ครบอาจทำให้สูญเสียโอกาสที่จะได้รับการพิจารณาได้ นอกจากจะต้องกรอกให้ครบแล้วยังจะต้องเขียนให้อ่านง่าย คือ ไม่ถึงขนาดหวัดหรือแบบยุ่ง ๆ เหมือนยุงตีกัน แต่ก็ไม่ต้องขนาดบรรจงถึงขนาดลายมือที่เขียนในประกาศนียบัตร ผู้สมัครควรยึดหลัก 4Cs คือ ชัดแจ้ง (Clear) กะทัดรัด (Concise) ถูกต้อง (Correct) และครบถ้วน (Complete) ซึ่งเป็นหลักการเขียนที่เป็นสากล

 ด้วยเหตุผลดังกล่าว ผู้สมัครจึงจะต้องเตรียมตัวและจดจำข้อมูลหรือมีเอกสารติดมือไปด้วย เพื่อการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ที่จะต้องใช้ เช่น วันเดือนปีที่จบการศึกษา วันเดือนปีที่เข้าและออกจากงานแต่ละแห่ง อัตราเงินเดือนที่รับหรือเคยได้รับ ตำแหน่งงานที่ทำหรือเคยทำ เหตุผลที่คิดจะออกจากงานหรือต้องออกจากงาน เงินเดือนที่ต้องการ วันที่จะมารายงานตัวทำงานใหม่ได้ถ้าได้รับการคัดเลือก แผนการศึกษาต่อ (เมื่อใด จะเรียนอะไรและที่ไหน) มีญาติพี่น้องทำงานอยู่หรือไม่ ถ้ามี ใครบ้าง ชื่อและที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่จะให้สอบถามประวัติได้ ระดับความสามารถด้านภาษา เครื่องมือเครื่องใช้หรือเทคโนโลยีหรือโปรแกรมที่ใช้หรือถนัด งานอดิเรกและกีฬาที่ชอบ สมาชิกชมรมหรือสมาคมต่าง ๆ ประวัติด้านสุขภาพและการเจ็บป่วยที่ผ่านมาในรอบ 5-10 ปี งานที่สนใจที่จะสมัครหรือถนัดและอื่น ๆ 

 สำหรับเหตุผลที่คิดจะออกจากงานหรือออกจากงานแล้ว ผู้สมัครควรจะให้ความจริงและเตรียมอธิบายเหตุผล เคยพบอยู่เหมือนกันที่ผู้สมัครอ้างว่าที่ต้องออกมาก็เพราะไม่มีเวลาหางาน  ซึ่งเป็นเรื่องยากที่ผู้สัมภาษณ์จะเชื่อเพราะตามปรกติแล้วผู้สมัครจะซุ่มเงียบและหาจังหวะขอลาพักร้อน(ใช้ลาป่วยและลากิจคงมีเหมือนกัน) หรือหาจังหวะว่าง ๆ แอบไปสมัครหรือสอบสัมภาษณ์ ไม่น่าจะมีใครที่จะออกมาหางานทำแบบ Full-Time หรือเดินหางานแบบเต็มเวลา ขอย้ำว่าเหตุผลที่คิดจะออกจากงาน หรือออกจากงานแล้วเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้สัมภาษณ์มาก  

 เหตุผลที่ออกจากงานอาจได้แก่ ปัญหาการเดินทาง ไม่พอใจกับงานที่ทำอยู่ เงินเดือนหรือรายได้น้อย ขาดความก้าวหน้าในสายอาชีพ ถูกเลิกจ้าง เพราะยุบตำแหน่งหรือลดขนาดหรือการควบรวมกิจการ มีปัญหากับผู้บังคับบัญชาหรือไม่พอใจนโยบายของนายจ้าง ซึ่งต้องพร้อมที่จะอธิบาย เป็นต้น 

 เหตุที่ว่าใบสมัครเป็นเรื่องสำคัญก็เพราะผู้สัมภาษณ์ จะต้องให้แน่ใจว่าได้ข้อมูลครบ  ผู้สมัครที่ให้ข้อมูลไม่ครบจะถูกขอให้จัดหาให้ภายหลัง เพราะถ้าข้อมูลไม่ครบผู้สัมภาษณ์อาจจะไม่พิจารณาจนกว่าจะได้ข้อมูลครบ ซึ่งอาจหมายถึงการพลาดโอกาสสัมภาษณ์ หลักง่าย ๆ ที่ผู้สัมภาษณ์ยึด ก็คือ ถ้าข้อมูลไม่ครบและผู้สมัครจัดหาให้ไม่ได้ ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่ามีประวัติการทำงานไม่น่าพึงพอใจหรือมีปัญหาบางอย่าง ซึ่งต้องระมัดระวังเป็นพิเศษซึ่งผู้สมัครจะต้องทำความเข้าใจกับหลักการของผู้สัมภาษณ์ที่ว่านี้

 เหตุผลที่ว่างงานก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ผู้สัมภาษณ์สนใจและเป็นเรื่องที่ผู้สมัครจะต้องเตรียมอธิบาย ซึ่งก็คงจะเชื่อมโยงกับเหตุผลที่ออกจากงาน ผู้เขียนเคยพบอยู่เสมอ ๆ เช่น รายหนึ่งบอกว่าไปช่วยน้าขายข้าวแกงทั้ง ๆ ที่ทำงานในโรงงานดีพอสมควร แต่เมื่อซักไซ้ก็ยอมรับว่าถูกนายจ้างกลั่นแกล้งให้ออก เพราะเป็นกรรมการสหภาพแรงงาน ครั้นตรวจสอบไปก็พบว่าเป็นคนที่มีนิสัยและทำงานดี ซึ่งในที่สุดก็จ้างและทำงานได้ดีจนได้เลื่อนตำแหน่งในเวลาต่อมา  เป็นต้น ไม่ใช่ว่าผู้สมัครที่ออกจากงานจะเป็นคนไร้คุณภาพเสมอไปไม่ ผู้สัมภาษณ์จะต้องดูเป็นราย ๆ ไปเพราะนายจ้างที่ไม่ดีมีอยู่ไม่น้อย 

 สำหรับผู้สมัคร ถ้าจะต้องระบุว่ามีปัญหาขัดแย้งกับผู้บังคับบัญชาก็ควรที่จะเตรียมอธิบายว่าลักษณะของความขัดแย้งส่วนตัวเป็นอย่างใด มิใช่ว่าผู้สัมภาษณ์ทุกคนจะไม่พิจารณาเสมอไป นักสัมภาษณ์มืออาชีพจะใจกว้างและฟังเหตุฟังผล เป็นไปได้ที่ผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้างไม่ได้มาตรฐาน ไม่เป็นธรรม กลั่น-แกล้งหรือเอารัดเอาเปรียบ การบอกความจริงน่าจะดีกว่าการให้ข้อมูลเป็นเท็จหรือฟังแล้วน่าจะเป็นเท็จหรือฟังไม่ขึ้น และถูกต้อนจนมุมผู้สมัครบางรายระบุว่าออกเพราะได้งานที่ดีกว่า แต่ปรากฏว่าได้เงินเดือนน้อยกว่าเดิม ซึ่งจะต้องพร้อมที่จะอธิบายด้วยเช่นกันและหลาย ๆ กรณีเป็นเรื่องที่อธิบายได้     

 ถ้าผู้สมัครมีประวัติเปลี่ยนงานบ่อยเกินไป หรืออย่างที่ฝรั่งเรียกว่า Job Hopper จะต้องสามารถอธิบายได้ เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ผู้สัมภาษณ์จะระมัดระวังมากโดยเฉพาะผู้ที่เข้าข่าย 5 ปี 4 งาน อย่างที่ผู้เขียนชอบใช้เปรียบเทียบเล่น ๆ เพื่อให้เห็นความถี่ จะถูกซักถามมากเป็นพิเศษเพราะถ้าไม่เก่งเป็นพิเศษก็แย่เป็นพิเศษ การเปลี่ยนงานไม่ใช่เรื่องเสียหายและอาจจะดีกว่าผู้ที่ไม่เคยเปลี่ยนเสียเลย  เพราะผู้สมัครจะได้ประสบการณ์ที่หลากหลาย แต่ถ้าเปลี่ยนมากจนเกินไปและอธิบายไม่ได้ โอกาสได้งานย่อมจะมีน้อยกว่า  
  
 การระบุเงินเดือนที่ต้องการก็มักจะเป็นข้อที่หนักใจ สำหรับผู้สมัครงาน ผู้สมัครเป็นจำนวนมากระบุว่า "แล้วแต่จะพิจารณา" ซึ่งน่าจะสู้การระบุตรง ๆ ไม่ได้ อย่างไรก็ดี  ผู้สมัครจะต้องเตรียมตัวชี้แจงแสดงเหตุผลว่าทำไม จึงขอเงินเดือนจำนวนนั้น ผู้สมัครควรศึกษาราคาค่าตัวหรือระดับเงินเดือนของงานที่สมัคร สำหรับกรณีที่มีความชำนาญแล้วและอัตราเริ่มต้น ถ้าจะต้องกำหนดราคาค่าตัวสูงกว่าราคากลาง ผู้สมัครก็จะต้องพร้อมที่จะอธิบายว่าตัวเองมีดี หรือมีคุณค่าอย่างไร  และทำไมจึงขอในราคานั้น     

 การระบุแผนการศึกษาต่อมีทั้งข้อดีข้อเสียอยู่ในตัวของมันเองในสายตาของผู้สัมภาษณ์ ถ้าองค์การที่ไปสมัครงานด้วยเน้นการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง และการพัฒนาตัวเองก็อาจจะไม่มองเป็นเรื่องลบ อย่างไรก็ตาม ผู้สมัครควรพร้อมที่จะอธิบายว่าแผนการศึกษาต่อจะไม่กระทบกระเทือนต่อการทำงานและควรระบุระยะเวลาที่เหมาะสม เรื่องนี้เป็นเรื่องของอนาคต และเป็นเรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจ ไม่ใช่เรื่องถูกเรื่องผิดและผู้สัมภาษณ์ก็จะต้องทำความเข้าใจกับ Needs หรือความต้องการของผู้สมัครด้วย ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้ที่จบใหม่จะขอลาออกไปศึกษาต่อ หลังจากที่ทำงานมาได้สักระยะหนึ่งทั้ง ๆ ที่ไม่ได้ระบุว่ามีแผนจะศึกษาต่อตอนกรอกใบสมัคร เรื่องทำนองนี้พบอยู่เสมอ ๆ ผู้สัมภาษณ์มืออาชีพจะเข้าใจประเด็นเรื่องการศึกษาต่อ และจะมองในเชิงบวกตราบใดที่เห็นว่าไม่มีอุปสรรคต่องานมากนัก หรือเรียนต่อรวดเร็วเกินไป     

 ข้างต้นเป็นเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยสำหรับผู้สมัครในเรื่องการกรอกใบสมัคร และสำหรับผู้สัมภาษณ์เกี่ยวกับการตรวจสอบใบสมัครและการซักถามเพิ่มเติมระหว่างการสัมภาษณ์เบื้องต้น

ที่มา: นิตยสาร Recruit Update ฉบับที่ 407 ประจำวันที่ 1-15 สิงหาคม 2547