เมื่อได้มีการเขียนโครงการฝึกอบรม และเสนอขออนุมัติไปตามขั้นตอนเรียบร้อย เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมควร จะต้องร่วมกันวางแผนดำเนินการฝึกอบรม ซึ่งมีลักษณะเป็นแผนปฏิบัติการหรือที่เรียกว่า Action Plan ซึ่งระบุถึงกิจกรรมต่างๆ ขั้นตอน และแนวทางที่จะดำเนินการอย่างละเอียด พร้อมทั้งระบุลำดับการกระทำกิจกรรมต่าง ๆ ด้วยว่าสิ่งใดจะต้องดำเนินการก่อน-หลัง ตลอดจน กำหนดตัวบุคคลผู้รับผิดชอบดำเนินการสำหรับแต่ละกิจกรรมอันเป็นการแบ่งงานกันทำไว้ด้วยแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีของ โครงการฝึกอบรมซึ่งมีระยะเวลาฝึกอบรมยาวนาน และมีการฝึกอบรมหลายหมวดวิชา ทั้งนี้ เพื่อช่วยให้การดำเนินงาน เป็นไปอย่างมีระบบ เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติงานตามหน้าที่อย่างมีขั้นตอน รู้ข้อมูล เหตุผลความจำเป็น และแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง ทำให้เกิด ความร่วมมือ ประสานงานกันระหว่างผู้มีหน้าที่รับผิดชอบร่วมกัน สะดวกในการติดตามผลการปฏิบัติงาน ตลอดจน อาจช่วยลด ปัญหาและอุปสรรค และช่วยทำให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
เพื่อให้การบริหารโครงการฝึกอบรมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ เราอาจแบ่งการวางแผนการดำเนินงานฝึกอบรม ออกเป็น 3 ส่วน คือ
- การดำเนินงานสำหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม
- การดำเนินงานสำหรับช่วงระหว่างการฝึกอบรม
- การดำเนินงานสำหรับช่วงหลังการฝึกอบรม
การวางแผนการดำเนินงานสำหรับแต่ละโครงการฝึกอบรม และในแต่ละหน่วยงานอาจจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป ตามความเหมาะสม และลักษณะเฉพาะของหน่วยงาน แต่ก็คงจะมีขั้นตอนและกิจกรรมที่สำคัญ ๆ คล้ายคลึงกันเป็นส่วนใหญ่ ดังที่จะกล่าวในรายละเอียดต่อไป เพื่อให้สามารถนำไปใช้เป็นรายการเพื่อการตรวจสอบ (Checklist) ถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ผู้รับผิดชอบ โครงการฝึกอบรม จะต้องดำเนินการในการบริหารโครงการฝึกอบรม
