วันนี้อยากจะมาคุยกับท่านผู้อ่านในหัวข้อ Managing Up หรือเทคนิคการบริหารหัวหน้าของเรานั่นเองครับ ก่อนอื่นขอเท้าความสักเล็กน้อยว่าปัญหาที่ผมได้รับฟังมาบ่อยๆ อันนำมาซึ่งความสำคัญของการ Managing Up นี่มันคืออะไร ปัญหาที่มีก็เช่น
      
       • หัวหน้าบางคนไม่ค่อยจะรับฟังความคิดเห็นของเราเลย หรือเสนออะไรไปก็ไม่เคยเห็นด้วยหรือไม่ก็ต้องคอยท้วงนู่นนิดนี่หน่อยตลอด - ทำให้เรารู้สึกว่าทำไมหัวหน้าไม่เปิดใจฟังเรา หรือไม่เห็นความสำคัญของเราบ้างเลย
      
       • หัวหน้าบางคนไม่ค่อยบอกรายละเอียดเราให้ชัดๆ ว่าต้องการอะไรจากงานที่สั่งมา - ทำให้เราไม่รู้ว่างานนี้ทำไปเพื่ออะไร หรือ จะต้องส่งงานเมื่อไร หรือจะต้องมีรายละเอียดของงานที่ส่งอย่างไร เอาเนื้อหาแค่ไหน
      
       • หัวหน้าบางคนไม่ค่อย feedback เราว่าสิ่งใดที่เราทำได้ดีหรือสิ่งใดที่ต้องการให้ปรับปรุง - ทำให้เราทำงานเหมือนคนตาบอด แล้วก็ไปรอวัดใจกันตอนประเมินผลงานสิ้นปีทีเดียว ...มันหนาวๆ ร้อนๆ นะครับ
      
       • หัวหน้าบางคนก็ลงรายละเอียดซะทุกเรื่อง จู้จี้ไปซะทุกอย่างที่เรากำลังทำอยู่ - ส่งผลให้เรารู้สึกหมดความมั่นใจในตัวเอง และรู้สึกว่าไม่ได้รับความไว้วางใจจากหัวหน้าเอาซะเลย .....พาลจะพาให้เรารำคาญหัวหน้าไปซะ
      
       • หัวหน้าบางคนก็เปลี่ยนลำดับความสำคัญของงานไปมาบ่อยๆ (และส่วนมากไม่ค่อยถามเราก่อนซะด้วย) -ส่งผลให้เราวางแผนงานไม่ได้เลย ต้องคอยจัดลำดับงานใหม่ตามใจหัวหน้าและทำให้บ่อยครั้งต้องทำงานอยู่จนดึกๆดื่นๆ
      
       • หัวหน้าบางคนก็ยุ่งซะจนไม่มีเวลามาคุยกับเราเลย - ส่งผลให้เราสงสัยว่า “เอ๊ะ หัวหน้าเค้าไม่ชอบหน้าเรารึเปล่าเนี่ย” หรือบางทีเราก็ไม่รู้ว่าหัวหน้าเราเค้ายุ่งเรื่องอะไรอยู่ และทำให้เรารู้สึกว่าเกร็งๆว่าถ้าเราจะเข้าไปคุยกับเค้าบ้างจะได้มั้ยเนี่ย
      
       เทคนิค Managing Up ที่ผมจะนำมาฝากในวันนี้มุ่งเน้นที่การสร้างอิทธิพลกับหัวหน้าของเราผ่านกระบวนการสื่อสารครับ ว่าง่ายๆ ก็คือการบอกหัวหน้าเรานั่นเองว่าเราต้องการอะไรหรือรู้สึกอย่างไร แต่ใช้วิธีการบอกแบบมีเทคนิคครับ เพราะผมพบว่าปัญหาส่วนใหญ่ระหว่างเรากับหัวหน้ามีพื้นฐานมาจากการขาดการสื่อสารที่เหมาะสมนั่นเอง
      
       เริ่มแรกที่ต้องทำสำหรับ Managing Up คือการสร้างทัศนคติเชิงบวกของตัวเราเองก่อนครับ เพื่อผลักดันให้เราเห็นความสำคัญชองการทำสิ่งนี้และมีความกล้าที่จะทำ ขอให้บอกตัวเองว่า เราต้องการสื่อสารในเชิงบวกกับหัวหน้าเพื่อให้ทั้งหัวหน้า ตัวเรา และองค์กรของเราได้ประโยชน์สูงสุด ซึ่งหมายความว่าเรากำลังทำในสิ่งที่ดีที่ถูกต้อง เราไม่ควรต้องกังวลใจ และควรมุ่งมั่นที่จะทำสิ่งนี้ ถ้าไม่เริ่มปรับที่ทัศนคติ เราก็จะล้มตั้งแต่ยังไม่เริ่มก้าวเดินแล้วครับ
      
       เมื่อใจเราพร้อมแล้ว ขอให้เริ่มทำการบ้านก่อนที่จะเข้าไปคุยกับหัวหน้า ซึ่งผมขอให้เราลองตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ก่อนครับ
      
       1. สิ่งที่เรากำลังทำอยู่จะช่วยแก้ปัญหาของหัวหน้าเราได้อย่างไรบ้าง? ว่าง่ายๆ ก็คือหัวหน้าจะได้ประโยชน์อะไรบ้างถ้าเขาต้องมาสนับสนุนงานของเรา เรากำลังขายประโยชน์ที่หัวหน้าจะได้รับจากการมาช่วยเหลือเรา
      
       2. ฉันจะช่วยแบ่งเบางานของหัวหน้าได้อย่างไร? หัวหน้าเราย่อมมีงานที่ต้องรับผิดชอบมากกว่าที่เรารู้ ถ้าเราสามารถเข้าใจถึงภารกิจทั้งหมดของหัวหน้าได้ขอให้แบ่งปันความเข้าใจนี้กับเขา เมื่อหัวหน้าเห็นว่าเราเป็นคนที่มีมุมมองกว้างขวางและไม่ได้มุ่งหวังเพียงแต่ประโยชน์ของตัวเราเอง เขาก็จะเปิดใจรับฟังข้อเสนอของเรามากขึ้น
      
       3. หัวหน้าเราต้องการข้อมูลแบบไหน? เมื่อรู้สไตล์หัวหน้าแล้วก็ขอให้พยายามปรับสไตล์ในการให้ข้อมูลของเราให้ตรงกับความถนัดของหัวหน้า
      
       4. ฉันจะให้ Feedback หรือสื่อสารกับหัวหน้าได้อย่างไรบ้าง? สิ่งสำคัญที่เราควรจะสื่อสารและให้ feedback กับหัวหน้า คือความรู้สึกของเราต่อสไตล์การบริหารงานของเขา เชื่อหรือไม่ว่าหัวหน้าทุกคนอยากได้ข้อมูลนี้จากลูกน้อง เพียงแต่จะเปิดรับหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับสไตล์ในการสื่อสารนั่นเอง
      
       5. ฉันจะทำอย่างไรให้หัวหน้าเข้าใจสิ่งที่ฉันต้องการ? พิจารณาตัวเองด้วยว่าเราเป็นคนที่พูดแล้วคนอื่นเข้าใจหรือไม่ อาจจะเน้นเรื่องการพูดให้ชัดเจนตรงประเด็น หรืออาจจะเป็นเรื่องของการพูดให้ชัดถ้อยชัดคำ ไม่เร็วไม่ช้าเกินไป
      
       ผมเชื่อและหวังเป็นอย่างยิ่งว่าท่านจะได้รับประโยชน์จากเทคนิคในการ Managing Up และมีความสุขในการทำงานมากขึ้นนะครับ

โดย ผู้จัดการ 360° รายสัปดาห์