*สถานการณ์ผิดปกติเกิดได้ทุกเวลา นี่คือเครื่องมือที่นักบริหารไม่ควรละเลย
      
       *3 เครื่องมือการจัดการสมัยใหม่รับความเสี่ยงจากวิกฤตธรรมดา ไปถึงมหันตภัย
      
       *2 เครื่องมือไฮเทคที่ช่วยผู้บริหารยุคดิจิตอลให้ทำงานง่ายขึ้น
      
       *การสร้างภูมิคุ้มกันล่วงหน้า เพื่อองค์กรไม่ต้องรักษาในภายหน้า
      
       การบริหารจัดการธุรกิจมีความจำเป็นต้องอาศัยเครื่องไม้เครื่องมือที่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมากขึ้น ดังนั้น หากจะประมวลเครื่องมือสมัยใหม่ที่ได้ถูกหยิบฉวยขึ้นมาใช้เป็นเครื่องมือใหม่ๆ ในเชิงการบริหารที่บรรดานักบริหารทั้งหลายจะละเลยไม่ได้ อาจแยกออกเป็น 2 กลุ่มหลัก คือ
      
       กลุ่มแรก เป็นกลุ่มของเครื่องมือที่จะช่วยนักบริหารในการบริหารความเสี่ยงจากสถานการณ์ที่ผิดปกติ วิกฤติทางธุรกิจที่ร้ายแรง ไปจนถึงการเกิดมหันตภัยที่กระทบในองค์กรทั้งอุตสาหกรรม ทั้งระบบอย่างกรณีของโรงไฟฟ้าปรมาณูระเบิดในญี่ปุ่น ซึ่งหมายความว่านักการบริหารถูกตั้งสมมติฐานว่าต้องบริหารสถานการณ์ปกติหรืองานประจำวันได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง ในฐานะของมืออาชีพ หากแต่การบริหารวิกฤติแตกต่างกันเพราะอาจจะใช้เครื่องมือหรือทรัพยากรตามปกติไม่เพียงพอ
      
       กลุ่มที่สอง เป็นการบริหารที่เน้นการพึ่งพาเทคโนโลยีสมัยใหม่ สังคมดิจิตอลเพื่อการบริหารจัดการมากขึ้น แทนการยึดติดอยู่เฉพาะรูปแบบเดิม ๆ เพราะพฤติกรรมและการใช้ชีวิตของลูกค้ามีความทันสมัยและเป็นสังคมที่พึ่งพาและใกล้ชิดกับเทคโนโลยีมากขึ้นตามลำดับ
      
       ในกลุ่มแรกของเครื่องมือการบริหารจัดการสมัยใหม่ แบ่งออกเป็น 3 เครื่องมือหลัก ๆ ด้วยกัน
      
       เครื่องมือแรกที่มีความสำคัญและนำมาใช้ในการบริหารจัดการกิจการสมัยใหม่มากขึ้น คือ การใช้เครื่องมือที่เรียกว่าฉากทัศน์ ตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า scenario analysis
      
       Scenario analysis เป็นเครื่องมือที่นำไปใช้ในการกำหนดวิสัยทัศน์ ซึ่งก่อนที่จะกำหนดวิสัยทัศน์ที่เป็นเรื่องระยะยาวได้ ผู้ที่จะกำหนดวิสัยทัศน์จะต้องมีความรู้ความเข้าใจและมีความสามารถในการสร้างฉากสุดท้ายหรือเป้าหมายปลายทางการพิจารณาได้
      
       อย่างเช่นในอีก 15 ปีข้างหน้าโฉมหน้าของกิจการที่บริหารจัดการจะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมในอีก 15 ปีข้างหน้าด้วยว่าลูกค้าเป็นใคร การดำรงชีวิตของลูกค้าเป็นอย่างไร คู่แข่งขันเราเป็นอย่างไร  และที่สำคัญประชาคมโลกและสังคมไทยจะเป็นอย่างไร
      
       หากผู้บริหารไม่สามารถสร้างหรือจิตนาการว่าภาพอนาคตที่เป็นภาพสุดท้ายจะเป็นอย่างไร การทำแผนงานที่เป็นลักษณะของแผนที่นำทางหรือ roadmap ก็ไม่อาจจะทำได้ และที่สำคัญ roadmap ดังกล่าวอาจจะเป็นความคาดหวังที่ผู้มีส่วนได้เสียของกิจการต้องการรับรู้ตั้งแต่วันนี้ อย่างเช่น กรณีของสังคมธุรกิจของญี่ปุ่นมีการวางฉากทัศน์ในอนาคตอย่างชัดเจนว่าต้องการให้เกิดอารยธรรมหุ่นยนต์ที่ทั่วโลกจะใช้สินค้าประเภทหุ่นยนต์ช่วยงานของกิจการญี่ปุ่น
      
       เครื่องมือตัวที่สองคือ แผนบริหารความต่อเนื่องของธุรกิจ (Business Continuity Plan :BCP) เพื่อเป็นแผนเตรียมความพร้อมที่กิจการจะนำขึ้นมาใช้ได้ หากเกิดเหตุการณ์ใดก็ตามที่ทำให้กิจการต้องหยุดชะงักและไม่สามารถดำเนินงานหรือส่งมอบสินค้าและบริการให้กับลูกค้าได้ตามปกติเป็นเวลานานติดต่อกันเป็นวัน เป็นสัปดาห์ หรือเป็นเดือนไม่ใช่เป็นรายชั่วโมง และรอให้มีการซ่อมแซมหรือปรับปรุงเพื่อดำเนินการต่อไปได้
      
       การที่เครื่องมือ BCP ได้รับความสนใจจากนักบริหารสมัยใหม่มากขึ้นก็เพราะว่าภายในสภาวะปัจจุบันมีโอกาสที่จะเกิดภัยธรรมชาติ ภัยจากการกระทำของมนุษย์ที่คุกคามให้การดำเนินธุรกิจหยุดชะงัก โดยไม่อาจคาดหมายเหตุการณ์ที่ร้ายแรงนั้นได้ล่วงหน้า เพราะอาจไม่เคยเกิดขึ้นในประเทศไทยมาก่อน หรือเพราะว่ามีคำทำนาย ความคาดหมายจากคนที่มีความรู้ว่าอาจจะเกิดสิ่งนั้นสิ่งนี้ขึ้น หรือมีข้อมูลที่เป็นความเสี่ยงอยู่แล้ว แต่ยังไม่ได้เกิดจริง เช่น การเกิดน้ำท่วมกรุงเทพ การเกิดแผ่นกินไหวจากรอยเลื่อนใหญ่ๆ ในประเทศไทย
      
       การนำเครื่องมือ BCP มาใช้เพื่อให้เกิดกระบวนการเตรียมความพร้อมหรือการระบุกิจกรรมที่ต้องดำเนินการว่าจะหาทางกอบกู้ธุรกิจหลังการเกิดเหตุการณ์ที่ร้ายแรงนั้น ๆ อย่างไร อะไรเป็นทรัพยากรวิกฤติซึ่งหากสูญเสียไปจะกอบกู้ธุรกิจไม่ได้หากไม่เกิดเหตุก็ยังไม่ต้องใช้แผนนี้
      
       เครื่องมือตัวที่สามในกลุ่มแรกคือ ข้อมูลความเสี่ยงที่ต้องได้รับการยกระดับการจัดทำให้เป็นทะเบียนข้อมูลความเสี่ยงที่ครบถ้วนสมบูรณ์ (Risk Register& dashboard) เพื่อให้ทุกคนในกิจการไม่ใช่เพียงผู้บริหารเห็นภาพของข้อมูลความเสี่ยงอย่างเดียวกัน
      
       ข้อมูลความเสี่ยงเหล่านี้จะต้องจัดเก็บและนำไปใช้งานในการบริหารจัดการองค์กรอย่างครบถ้วน แทนที่จะพยายามปกปิด หลีกเลี่ยง ไม่พูดถึงความเสี่ยงที่เกิดอยู่
      
       คำว่าความเสี่ยงในกรณีนี้หมายถึงเหตุการณ์ที่ยังไม่ได้เกิดตอนนี้ หากแต่มีโอกาสเกิด และเมื่อใดที่เกิดขึ้นจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของกิจการ และทำให้เป้าหมายที่กำหนดไว้ไม่บรรลุผล
      
       ดังนั้น นักบริหารจึงต้องเรียนรู้วิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกับความเสี่ยง นอกเหนือจากการวางระบบการควบคุมภายในแบบพื้น ๆ ซึ่งในระบบการบริหารสมัยใหม่ถือว่าการควบคุมภายในเป็นเรื่องเด็ก ๆ ที่นักบริหารต้องดำเนินการอยู่แล้ว
      
       นอกจากนั้น ในการกำหนดเงื่อนไขการว่าจ้างนักบริหารระดับสูงในหลายองค์กร ยังเริ่มมีการกำหนดให้มีการประเมินผลการดำเนินงานด้านการบริหารความเสี่ยงแล้ว ทำให้นักบริหารทั้งหลายอาจต้องทำการบริหารความเสี่ยงเพิ่มเติม หรือหาทางว่าจ้างมืออาชีพด้านการบริหารความเสี่ยงโดยเฉพาะมาช่วยกิจการ โดยให้ทำหน้าที่ในการมองไปข้างหน้าและกลับมาบอกกับนักบริหารที่เหลือว่าข้างหน้ามีอุปสรรคและภัยคุกคามอย่างไรอยู่บ้าง และกิจการต้องมีการเตรียมความพร้อมเพื่อรับมือล่วงหน้าอย่างไร
      
       เครื่องมือในการบริหารข้อมูลความเสี่ยงนี้ มีลักษณะสำคัญที่แตกต่างจากการบริหารงานประจำวันอีกอย่างหนึ่งคือ เป็นการใช้ข้อมูลความเสี่ยงในการสร้างภูมิคุ้มกันล่วงหน้า เพื่อที่ว่ากิจการจะได้ไม่ต้องคอยฉีดวัคซีนหรือกินยาทุกครั้งที่ป่วยเป็นไข้หวัด
      
       สำหรับกลุ่มเครื่องมือในด้านเทคโนโลยีไฮเทคมาช่วยในการบริหารจัดการ ได้แก่
      
       เครื่องมือแรกเป็นการพัฒนาธุรกิจและกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับโลกดิจิตอล คือ การพัฒนาการโฆษณา การส่งเสริมการจำหน่ายหรือแม้แต่ช่องทางการจำหน่ายแบบ outdoor ด้วยระบบเสมือนจริง 3D หรือ Virtual marketing ให้กับลูกค้าที่ติดต่ออยู่เพื่อให้เห็นภาพได้ในลักษณะ 3 มิติ เช่น การที่กิจการท่องเที่ยวฮาวายส่งข้อมูล 3 มิติไปให้ลูกค้าได้สัมผัสกับความเป็นฮาวายก่อนที่ลูกค้าจะเดินทางมาถึง การที่โรงแรมทำวิดีโอเสมือนจริงที่อาศัยเทคโนโลยี 3D เพื่อให้พนักงานต้อนรับแขกสามารถให้บริการแขกพักได้จากทีวีในห้องพัก โดยไม่ต้องเสียเวลาในการโทรศัพท์หรือเดินลงไปสอบถามเอง หรือการที่ร้านอาหารในเกาหลีใต้ติดตั้งระบบภาพ 3D เท่าสินค้าจริง เพื่อให้ลูกค้าที่กำลังกลับบ้านและรอรถไฟใต้ดินสั่งอาหารหรือสินค้าได้ และได้รับสินค้านั้นเมื่อกลับถึงบ้านพอดี
      
       โดยรวมของเครื่องมือ virtual 3D ก็คือการที่ทำให้ลูกค้าได้เห็นภาพแบบ 3 มิติหรือ 4 มิติที่เสมือนจริงเกือบจะ 100% เพื่อกระตุ้นความต้องการ
      
       นอกจากนั้นเทคโนโลยีไฮเทค 3D เสมือนจริงนี้ยังนำมาใช้ในการบริหารจัดการประชุมข้ามพื้นที่ที่ทำให้ผู้ที่ร่วมประชุมมีความรู้สึกเสมือนว่าได้ร่วมประชุมในสถานที่เดียวกันจริงๆ ไม่ใช่เป็นการมองภาพจากจอทีวีเหมือนเดิมอีกต่อไป
      
       เครื่องมือตัวที่สองที่นำมาใช้ในการบริหารจัดการมากขึ้นคือ การวางระบบการควบคุมแบบไร้สายกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ครบวงจร โดยเฉพาะอุปกรณ์ไฟฟ้า ทำให้นักบริหารสามารถสอดส่อง ตรวจตราการทำงานของบุคลากร การป้องกันการโจรกรรม การแก้ไขสถานการณ์ได้เพียงการใช้รีโมทคอนโทรลในการสั่งการ ทำให้สามารถควบคุมการทำงานทั้งหมดได้
      
       เครื่องมือนี้มีความสำคัญและเป็นการต่อยอดการทำงานของระบบงานที่เรียกว่า Office Automation เพราะภายใต้ระบบดังกล่าวได้กำหนดเงื่อนไขให้ระบบงานควบคุมการทำงานของคน คนไม่มีสิทธิที่จะเปลี่ยนแปลง นอกจากทำตามกฎเกณฑ์ที่ระบุไว้อย่างเดียว
      
       แต่ภายใต้ระบบงานใหม่นั้น จะทำให้มนุษย์ทำการควบคุมการทำงานหรือที่เรียกว่า Office management system ซึ่งอยู่ที่การสั่งการ การควบคุมโดยมนุษย์เป็นหลัก 
      
       พัฒนาการที่ก้าวหน้ามากของเครื่องมือการควบคุมการบริหารจัดการแบบไร้สายนี้ ทำให้นักบริหารยุคใหม่หลุดออกจากการควบคุมการดำเนินงานแบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง มาเป็นความสามารถในการควบคุมระบบงานทั้งหมดข้ามอุปกรณ์ได้ สามารถอ่านและสั่งการอุปกรณ์ทั้งหมดได้ แม้ว่าจะอยู่ต่างสถานที่กันหรือออกไปนอกสำนักงานแล้วได้อย่างมีประสิทธิภาพ
      
       แม้ว่าจะมีการนำเอาเทคโนโลยีไฮเทคมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการดังกล่าว แต่ข้อดีคือการทำงานของเครื่องเทคโนโลยีไฮเทคเหล่านี้เป็นวิธีการแบบง่ายดาย  หมายความว่านักบริหารไม่จำเป็นต้องมีความรอบรู้ทางคอมพิวเตอร์พิเศษมากมาย
      
       และที่สำคัญอุปกรณ์ที่ใช้เป็นรีโมทควบคุมก็คืออุปกรณ์สำนักงานที่ใช้อยู่แล้ว อย่างแล็บท็อป หรือ แทบเล็ท หรืออาจจะเป็นสมาร์ทโฟนธรรมดา ไม่ต้องมีห้องควบคุมเหมือนกับงานไอทีโดยทั่วไปแต่อย่างใด

 โดย ผู้จัดการ 360° รายสัปดาห์