5.5.2 ตัวแทนฝ่ายบริหาร (Management Representative)
ผู้บริหารระดับสูงต้องแต่งตั้งผู้บริหารหนึ่งคน จากคณะผู้บริหาร ซึ่งนอกเหนือจากภารกิจและอำนาจหน้าที่ในงานอื่นๆ แล้ว ตัวแทนฝ่ายบริหารที่แต่งตั้งขึ้นนี้ต้องมีความรับผิดชอบและอำนาจสั่งการในเรื่องดังต่อไปนี้
a) ทำให้แน่ใจว่ากระบวนการที่จำเป็นสำหรับระบบบริหารคุณภาพ ได้มีการจัดทำ นำไปปฏิบัติใช้ และ ดูแลรักษา
b) รายงานผลการดำเนินงานของระบบบริหารคุณภาพต่อผู้บริหารระดับสูง รวมถึงความจำเป็นใดๆในการปรับปรุง
c) รณรงค์ส่งเสริมให้เกิดความตระหนัก ถึงข้อกำหนดของลูกค้าขึ้นแก่พนักงานหรือบุคลากรทุกคนในองค์การ
หมายเหตุ ความรับผิดชอบของตัวแทนฝ่ายบริหารยังอาจครอบคลุมไปถึงการติดต่อประสานงานกับบุคคลภายนอกองค์การในเรื่องที่เกี่ยวข้องระบบบริหารคุณภาพ
5.5.2 ตัวแทนฝ่ายบริหาร
ตัวแทนฝ่ายบริหารควรได้รับการแต่งตั้งและมอบอำนาจโดยผู้บริหารสูงสุดเพื่อบริหาร เฝ้าติดตามประเมิน และประสานงานในระบบบริหารคุณภาพการแต่งตั้งนี้เพื่อเสริมสร้างประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการดำเนินการและการปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพ ตัวแทนฝ่ายบริหารควรรายงานต่อผู้บริหารสูงสุด และสื่อสารกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสียอื่นเรื่องเกี่ยวกับระบบบริหารคุณภาพ
5.5.3 การสื่อสารภายในองค์การ (Internal communication)
ผู้บริหารระดับสูง ต้องทำให้มั่นใจได้ว่าได้มีการกำหนดกระบวนการสื่อสารที่เหมาะสมภายในองค์การ และการสื่อสารเหล่านี้มีขึ้นเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิผลในระบบบริหารคุณภาพ
5.5.3 การสื่อสารภายใน
ฝ่ายบริหารขององค์กรควรกำหนดและดำเนินการกระบวนการสื่อข้อมูลอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ นโยบายคุณภาพ ข้อกำหนด เป้าหมายและผลสำเร็จ การมีสารสนเทศเหล่านี้สามารถช่วยในการปรับปรุงสมรรถนะขององค์กร และมีผลโดยตรงต่อบุคลากรเข้ามามีส่วนร่วมในผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ ฝ่ายบริหารควรสนับสนุนอย่างเอาการเอางานด้วยการป้อนกลับและสื่อข้อมูลจากบุคลากรในองค์กรเพื่อเป็นช่องทางให้พวกเขาเข้ามามีส่วนร่วม
ตัวอย่างของกิจกรรมสำหรับสื่อข้อมูลในสถานที่ทำงาน :
- ฝ่ายบริหารเป็นผู้นำในการสื่อข้อมูลในสถานที่ทำงาน
- การบรรยายสรุปจากทีมงาน และการประชุมอื่น เช่น การแสดงความชื่นชมในผลสำเร็จ
- กระดานติดประกาศ วารสาร/นิตยสารภายใน
- โสตทัศนูปกรณ์ และสื่อทางด้านอิเลคทรอนิคส์ เช่น อี-เมล์ และเวบไซท์ และ
- สำรวจความเห็นพนักงาน และโครงการข้อเสนอแนะ
