การสร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงานเพื่อให้พนักงานมีประสิทธิภาพ ถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อผลกำไรที่เพิ่มขึ้นขององค์กร บริษัทหรือธุรกิจขนาดเล็กซึ่งมีหลักบริหารจัดการ ระบุวิธีขยายอัตราผลผลิตของพนักงานให้เพิ่มขึ้นถึงขีดสุดไว้ชัดเจน มีศูนย์กลางอยู่ที่สิ่งสำคัญสองประการซึ่งต้องให้ความสนใจ นั่นคือแรงจูงใจส่วนบุคคลกับโครงสร้างพื้นฐานของสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน
เราพบว่าหนึ่งในปัจจัยหลักของการกระตุ้นทรัพยากรมนุษย์เพื่อให้เกิดการผลิตมากที่สุดได้แก่การให้สิ่งจูงใจ ขณะที่สิ่งจูงใจส่วนใหญ่ ซึ่งเห็นชัดว่าเป็นการเพิ่มอัตราผลผลิตของพนักงาน จะตั้งอยู่บนพื้นฐานของเงินเดือนและการเลื่อนตำแหน่ง แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นเช่นนี้เสมอไป ในทุกกรณี เพราะธรรมชาติที่แท้จริงของการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์เผยให้เห็นเมื่อไม่นานมานี้ว่า เงินเดือนก่อให้เกิดแรงจูงใจน้อยกว่าปัจจัยสำคัญอื่น ๆ
อะไรคือปัจจัยดังกล่าวที่มีอิทธิพลต่ออัตราผลผลิตของพนักงาน?
ก่อนเริ่มตอบคำถามนี้ สำคัญยิ่งที่ต้องตระหนักถึงรากฐานแท้จริงของมนุษย์กับความสัมพันธ์ในที่ทำงาน ถอยออกมาและลองคิดสักหน่อย – สิ่งใดที่ทำให้คนเราทำงานหนักขึ้น? เงินเดือนเป็นปัจจัยซึ่งก่อให้เกิดแรงจูงใจมากที่สุดในที่ทำงานใช่หรือไม่?
ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากตั้งข้อสังเกตว่า เหตุที่พนักงานมีอัตราผลผลิตน้อยก็เพราะได้รับค่าตอบแทนมากเท่านั้น ที่สำคัญ ไม่เคยมีใครคาดหวังให้พนักงานคอยคิดคำนวณความคุ้มค่าเงินกับการกระทำทุกอย่าง ยกตัวอย่างเช่น พวกเขาจะไม่มัวมาจดบันทึกว่าตนได้เงินเท่าไหร่ในแต่ละครั้งที่ส่งอีเมลออกไปสักฉบับ พิจารณาเอกสาร หรือทำงานสักอย่างสำเร็จลุล่วง นั่นไม่ใช่นิสัยตามธรรมชาติของมนุษย์
วิธีจูงใจพนักงาน
สิ่งซึ่งจูงใจพนักงานได้ดีคือการที่สามารถมองเห็นความสำเร็จของโครงการอันเกิดจากการกระทำของตน ขณะที่กระบวนแท้จริงของการติดตามผลเรื่องนี้เป็นงานเฉพาะของพนักงาน – ผู้จัดการโครงการ – กระนั้นก็สำคัญไม่แพ้กันที่พนักงานคนนี้ ในทางกลับกัน ต้องตระหนักว่าพนักงานที่ข้องเกี่ยวกับกระแสงานควรมองเห็นผลผลิตซึ่งสำเร็จทันทีที่ทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์ และได้รับการยอมรับว่าเขาหรือเธอสำคัญต่อโครงการนั้นเช่นเดียวกับคนอื่น ๆ
อาจกล่าวเพิ่มเติมได้ว่า สภาพแวดล้อมในที่ทำงานซึ่งก่อให้เกิดแรงจูงใจ ต้องเป็นแห่งเดียวกันกับที่พนักงานได้รับการปฏิบัติอย่างยุติธรรม จึงเป็นเรื่องสำคัญยิ่งสำหรับผู้จัดการ ที่จะทำให้พนักงานแต่ละคนรู้สึกว่าตนมีบทบาทสำคัญ เต็มไปด้วยพลังและความคิดสร้างสรรค์ในสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่านั้น ไม่สำคัญว่าพนักงานคนดังกล่าวมีอัตราผลผลิตซึ่งสัมพันธ์กับกระบวนการธุรกิจทั้งหมดมากน้อยแค่ไหน แท้จริงแล้วการก่อให้เกิดความจงรักภักดีถือเป็นปัจจัยสำคัญของพนักงานที่มีแรงจูงใจ และด้วยเหตุนั้น จึงเป็นการเพิ่มอัตราผลผลิตของกระบวนการทั้งหมดนั่นเอง
พลังของการยกย่องชมเชย
เครื่องมือสำคัญประการหนึ่งในการสร้างแรงจูงใจพนักงานคือการยกย่องชมเชย ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพต้องเรียนรู้วิธีฝึกฝนกระบวนการอันเปี่ยมประสิทธิภาพของการสร้างแรงจูงใจพนักงานวิธีนี้ เพราะนี่เป็นกระบวนการที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง ทำให้พนักงานสัมผัสได้ถึงการมีคุณค่าในการเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับการทำงานจริง ๆ ให้สำเร็จลุล่วง แม้บ่อยครั้งจะเป็นวิธีที่บรรดาผู้จัดการหลงลืมไปก็ตาม มีตัวอย่างมากมายนับไม่ถ้วน แสดงให้เห็นว่าการยกย่องชมเชยส่งผลต่อการเพิ่มอย่างรวดเร็วของอัตราผลผลิต
การกำหนดเป้าหมาย
นอกจากการยกย่องชมเชยแล้ว ปัจจัยสำคัญยิ่งอีกประการคือการกำหนดเป้าหมาย ซึ่งสัมพันธ์กับงาน ณ ปัจจุบันที่สำเร็จลุล่วง เป้าหมายที่จับต้องได้จะยืนยันว่า งานที่ทำสำเร็จนั้นบรรลุทั้งการตรงต่อเวลาและมีคุณภาพ ทั้งยังทำให้พนักงานเองรู้สึกพร้อมรับงานต่อไปทันทีที่งานซึ่งทำตอนแรกสำเร็จเสร็จสิ้น
แนวทางเพื่อสร้างการมีระเบียบวินัยในที่ทำงาน
การกำหนดแนวทางเพื่อสร้างการมีระเบียบวินัยยังเป็นสื่อกลาง ส่งเสริมให้เกิดสภาพแวดล้อมในที่ทำงานซึ่งก่อประโยชน์อีกด้วย ที่สำคัญ แรงจูงใจไม่จำเป็นต้องเป็นด้านบวกเสมอไป หากพนักงานไม่ได้ถูกบังคับให้ต้องรับมือสิ่งซึ่งเกิดตามมาจากการทำงานที่ด้อยประสิทธิภาพ ส่วนเผื่อของอัตราผลผลิตก็อาจจะตกมาอยู่ในระดับที่ก่อให้เกิดความเสียหายร้ายแรงก็เป็นได้ ขณะที่ความหวั่นเกรงอย่างยิ่งของทุกคนอาจเป็นเรื่องที่ว่าตนต้องออกจากงาน แต่หนึ่งในความหวั่นเกรงอย่างเดียวกันของผู้จัดการจะเป็นการที่เขาหรือเธอต้องสูญเสียความสามารถที่มีค่ายิ่ง ดังนั้นแทนที่จะปล่อยให้พนักงาน ซึ่งอาจจะมีประสิทธิภาพและทำงานได้ดีในสภาวะแวดล้อมเหมาะสม ต้องออกจากบริษัท ผู้จัดการต้องมีความคิดสร้างสรรค์ เมื่อถึงเวลาต้องหาวิธีอื่นลงโทษพนักงานที่ทำให้อัตราผลผลิตลดลง
อย่างไรก็ตาม คุณค่าของสิ่งซึ่งจะเกิดตามมาไม่ได้อยู่ที่การนำสิ่งเหล่านั้นไปประยุกต์ใช้ แต่อยู่ที่การสร้างขึ้นมาต่างหาก เพื่อว่าลักษณะนิสัยต่าง ๆ ซึ่งไม่จำเป็นเลยต่อการนำไปประยุกต์ใช้จะไม่เกิดขึ้น นอกจากนี้ ยังสมควรที่จะกล่าวด้วยว่า สิ่งแรกที่ผู้จัดการต้องเกิดความปรารถนาจะกระทำ คือการพุ่งความสนใจของพนักงานไปยังการเสริมความแข็งแกร่งในแง่บวก ซึ่งการสร้างระบบผลตอบแทนที่จับต้องได้
สภาพแวดล้อมของสำนักงาน
นอกจากระดับการสื่อสารและแรงจูงใจส่วนบุคคลที่ดีในที่ทำงานแล้ว การจัดผังสำนักงานก็สำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน ทั้งนี้เพราะส่งผลต่อการเพิ่มอัตราผลผลิตให้ถึงขีดสุด ขณะที่ผู้จัดการกับเจ้าของธุรกิจหลายคนเลือกตกแต่งสำนักงานเท่าที่จำเป็น ก็อาจหลงลืมสิ่งซึ่งจะกลายเป็นอุปสรรคสำคัญบนเส้นทางการเพิ่มผลผลิตของพนักงานก็เป็นได้
ดังนั้น จงแน่ใจว่าพนักงานที่มีคุณภาพ มีพื้นที่ทำงานซึ่งสามารถเรียกว่าเป็นของตนได้ ไม่ว่านั่นจะเป็นสำนักงานหรือไม่ก็ตาม อาจเป็นห้องเล็ก ๆ หรือกระทั่งโต๊ะตัวหนึ่งในพื้นที่โล่ง แต่ก็ควรเป็นพื้นที่ซึ่งสำคัญยิ่งต่อการช่วยให้พนักงานบ่มเพาะความรู้สึกว่า นั่นเป็น “สถานที่ของตน” ในบริษัทคุณ สิ่งซึ่งต้องมาพร้อมกับสถานที่แห่งนี้ก็คือ การที่ผู้จัดการสำนักงานได้จัดเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สร้างหรือทำขึ้นถูกต้องตามหลักสรีรศาสตร์ ทั้งนี้ก็เพื่อสุขภาพที่ดีของผู้ใช้ และยังเป็นอุปกรณ์ชั้นดีด้วย
แท้จริงแล้วเราพบว่า สภาพแวดล้อมของที่ทำงานซึ่งก่อให้เกิดประสิทธิภาพ ต้องการการบริหารจัดการที่ก่อให้เกิดแรงจูงใจแง่บวกต่อพนักงานและโครงสร้างพื้นฐาน ซึ่งตอบสนองความต้องการของพนักงานด้วย
