เวลาเป็นเครื่องวัดประสิทธิภาพของหน่วยงาน และยังวัดต่อไปถึงตัว หัวหน้าหน่วยงาน นั้นๆด้วย การทำงานจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้บริหารงานทั้งหลาย จะจัดการงานในสำนักงานอย่างไร ให้เวลาที่มีอยู่ในระหว่างการทำงาน เป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานมากที่สุด
ในขณะที่หัวหน้าบางคนจะใช้วิธีไล่จี้พนักงานให้ทำงานให้ทัน เขากลับบอกว่า หัวหน้างานนั่นแหละที่จะต้องเริ่มต้นเสียก่อน เริ่มต้นที่ว่านี้ก็คือ เป็นผู้เริ่มเปลี่ยนแปลงวิถีทางในการใช้เวลาของตัวเองให้ดีและเหมาะสมเสียก่อน
ถ้าหัวหน้างานจะแย้ง ก็จะต้องถามตัวเองต่อไปว่า รู้จักตัวเองดีใช่หรือไม่ ? รู้จักจุดมุ่งหมายของหน่วยงานดีใช่หรือไม่ ? และรู้ต่อไปว่า ตัวเองได้ใช้เวลาในการทำงานอย่างไร ?
รู้จักตัวเอง
ถ้าไม่เข้าข้างตัวเองมากไปนักเขาบอกว่าให้ทดสอบคำถามต่อไปนี้เสียก่อน เพราะคำถามพวกนี้ จะเป็นคำตอบที่ดีว่า หัวหน้างาน รู้จักตัวเองดีแล้วหรือยัง
เหตุที่ต้องมีคำถามนี้ ก็เพราะจะช่วยให้ทราบจุดอ่อนจุดแข็ง ที่สามารถนำไปปรับปรุงลักษณะนิสัยในการทำงานให้ดีขึ้น, ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและที่สำคัญ จะได้ไม่บอกว่า ไม่ว่างอยู่เรื่อย
(1) คุณจัดระบบอย่างไร ?
- ทำงานบนโต๊ะที่มีของวางเกลื่อนไปหมด หรือว่ามี่โต๊ะซึ่งจัดเอาไว้อย่างมีระเบียบ ?
- มีการวางแผนงานล่วงหน้าหรือไม่ ?
- เป็นคนที่ชอบเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำหรือเปล่า ?
- ทำงานตามลำดับขั้นตอนความสำคัญหรือเปล่า ?
- ทำทุกอย่างโดยมีจุดหมายหรือเปล่า ?
- รู้จักพูดคำว่า “ไม่” หรือเปล่า ?
(2) นิสัยของคุณเป็นอย่างไร ?
- ขี้บ่น (เป็นประจำ) ?
- เป็นคนตรงต่อเวลา และพยายามที่จะเริ่มทำงานแต่เช้า ?
- พอใจในตำแหน่งที่ได้รับอยู่ในปัจจุบัน หรือ กำลังมองหาหนทางในการที่จะทำให้ตนเองมีตำแหน่งดีขึ้น ?
- เป็นคนที่รีรอในการทำอะไร ??
- เป็นคนที่ไปเรื่อย ๆ ยังไงก็ได้ ???
(3) บุคลิกภาพของคุณเป็นอย่างไร ?
- เป็นคนมองโลกในแง่ดี หรือว่าร้าย ?
- พอใจที่จะทำงานตามลำพัง หรือ ทำงานกับคนอื่น ๆ ก็ได้
- มีความเห็นใจคน และเข้าใจคนอยู่เสมอ ?
- ทำงานทุกอย่างให้ถูกต้องและดีที่สุดตลอกเวลา ??
- มีความวิตกกังวลในการทำงานต่าง ๆ สูงมาก
- มักจะเลื่อนการตัดสินใจอยู่เสมอ ?
- มีความรู้สึกว่าอยากจะเปลี่ยนแปลงการใช้เวลาของตัวเอง ?
รู้จุดมุ่งหมายของหน่วยงาน
การทำงาน จุดมุ่งหมายหลักของเราทั้งหลาย ก็คือ ทำงานให้บรรลุตามเป้าหมายขององค์กร หรือหน่วยงาน หัวหน้าที่ประสบความสำเร็จมักศึกษาจุดมุ่งหมายของหน่วยงาน, หน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองในการทำงาน รู้ดีว่าใครที่เป็นหัวหน้าของตัวเองอีกที และใครคือลูกน้องที่ตัวเองต้องดูแล
เรื่องของการประสานงานที่เป็นเรื่องปวดหัวทุกวันนี้นั้น หัวหน้างานที่ประสบความสำเร็จอีกเช่นกันที่จะรู้ว่า ตนจะต้องประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหน่วยงานใดบ้าง เพื่อที่จะทำให้วางแผนงานได้ถูกต้อง
รู้จักใช้เวลาในการทำงาน
การบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้บริหารรู้วิธีที่จะศึกษาการใช้เวลาในการทำงานให้ได้ประโยชน์มากที่สุด
วิธีหนึ่งที่ทำกันคือ การเก็บบันทึกการใช้เวลาและวิเคราะห์การใช้เวลาในแต่ละวันเป็นเวลา 1 สัปดาห์ โดยเลือกบันทึกและวิเคราะห์เวลาในสัปดาห์ที่ตนทำงานเป็นปกติ ไม่ใช่สัปดาห์ที่จะต้องไปร่วมประชุมเป็นกรณีพิเศษ หรือเป็นสัปดาห์ที่มีวันหยุดในระหว่างสัปดาห์ในแต่ละวันอาจเริ่มด้วยการเขียนวันที่ เดือน พ.ศ. และบันทึกลงไปว่าในแต่ละช่วงเวลานั้นเราทำงานอะไรบ้าง เมื่อทำงานเสร็จสิ้นในวันนั้น ตอนเย็นก่อนกลับบ้าน ก็ลองมาขีดเครื่องหมายถูกลงไปในช่อง 1, 2 หรือ 3 โดยการพิจารณาว่าช่อง 1 หมายถึง ทำงานในหน้าที่และเหมาะกับเวลา, ช่อง 2 หมายถึงการทำงานในหน้าที่แต่ไม่เหมาะสมกับเวลา และช่อง 3 หมายถึง ทำงานที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่ แค่อาทิตย์เดียวคงจะพอรู้ว่า เราได้ใช้เวลาในแต่ละวันเป็นอย่างไร, เราใช้เวลาในการทำงานให้กับหน่วยงาน เพื่อประโยชน์ของหน่วยงานจริงหรือไม่ ? หรือได้ใช้เวลาให้หมดไปด้วยเรื่องส่วนตัว ? หรือแก้ไขงานที่ผิดซ้ำซากเพราะขาดการวางแผนงาน ? หรือเข้าไปช่วยเหลืองานในหน้าที่ของพนักงานคนอื่น ทั้ง ๆ ที่เราทำงานในความรับผิดชอบของเราเองไม่เสร็จ ? หรือว่า เราพยายามทำงานทุกอย่างด้วยตัวเราเองโดยไม่กระจายงานไปให้คนอื่นช่วยทำ ??
ถ้าพบ..หมายถึงรู้ว่ากิจกรรมใดที่ทำให้สูญเสียเวลา คงต้องพยายามตัดมันทิ้งไป ต่อจากนั้น จึงมาจัดทำตารางเวลาในการทำงานของเราใหม่ต่อไป
เวลา คือ ชีวิต
ถ้าเราใช้เวลาเป็น ท่านว่า เราก็จะเป็นเจ้าชีวิตตนเอง สัจธรรมอย่างหนึ่งก็คือ ทุกคนมีเวลาเท่ากัน คือ วันละ 24 ชั่วโมง เราไม่สามารถจัดเวลาให้สั้นลง หรือยาวนานกว่า 24 ชั่วโมงก็ได้ ไม่ต้องไปพูดถึงเรื่องของการหยุดเวลาที่มีทั้งหลายคนพยายามจะหยุดวัย...
ไม่สายหรอกกับการบอกตัวเองเสียแต่วันนี้ ว่าฉันจะจัดการกับตัวเองให้ได้ ฉันจะใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์รั่วไหลน้อยที่สุด และมีเวลาทำงานให้มากที่สุดเท่าที่มีการกำหนดไว้ในแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็นนี่แหละ เราทำได้เมื่อไหร่...ประสาอะไรกับลูกน้อง จริงมั้ย ???
โดย : ดร.จีระพันธุ์ พูลพัฒน์ (นิตยสารเมเดิร์นออฟฟิศ)
