มิติที่ 7 - Motivation System

ปัญหาหนักสำหรับ Line Manager อีกเรื่องหนึ่งก็คือ การบริหารและจัดการกับลูกน้องที่เราจะต้องควบคุมดูแล หากถามว่าปัญหาเรื่องตัวงาน กับเรื่องคน …. ปัญหาใดที่ Line Manager จะกลุ้มใจและแก้ไขยากที่สุด โดยส่วนใหญ่จะตอบว่าเป็นปัญหาเรื่อง คน … คุณเคยเจอปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้บ้างไหม และถ้าเจอคุณแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหรือไม่ และโดยวิธีการใด

แล้วคุณมีวิธีการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นนี้อย่างไรบ้าง…ไม่ขอคำแนะนำนะคะว่า ถ้าลูกน้องไม่ทำงานให้เรา เราก็ทำงานเหล่านี้เอง ดิฉันว่าคุณควรจะหาวิธีการบริหารลูกน้องของคุณให้เค้าอยากจะทำงานให้ ไม่ใช่ทำงานให้เพราะถูกบังคับ …แล้วคุณจะหาวิธีการจูงใจพนักงานให้เค้ารู้สึกอยากทำงานให้คุณได้อย่างไร

Line Manager จึงควรหาวิธีการในการจัดระบบการจูงใจพนักงาน (Motivation System) ซึ่งเราจะคุยกันใน 2 ประเด็นหลัก ได้แก่ การจัดสภาพแวดล้อมในการทำงาน (Working Environment) และการเป็นที่ปรึกษาให้กับพนักงาน (HR Clinic) เป็นรายบุคคล ดังนี้

การจัดสภาพแวดล้อมในการทำงาน (Working Environment)

การสร้างบรรยากาศในการทำงานหรือการจัดสภาพแวดล้อมในการทำงานให้พนักงานรู้สึกอยากทำงานและมีความสนุกไปกับงานที่ได้รับมอบหมาย จึงเป็นบทบาทหน้าที่ที่สำคัญของ Line Manager ซึ่งจำเป็นจะต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลปะในการบริหารคนไปควบคู่กัน

การจัดสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ลูกน้องรู้สึกอยากจะทำงานนั้น ไม่ใช่เรื่องง่ายและก็ไม่ใช่เรื่องยากซะทีเดียว เพียงแต่ว่าคุณจะต้องมีวิธีการในการสร้างบรรยากาศในการทำงานของลูกน้องคุณเองเป็นรายบุคคล ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. การศึกษานิสัยและพฤติกรรมของลูกน้อง : การสร้างบรรยายกาศให้ลูกน้องคุณอยากจะทำงานให้ ดิฉันอยากให้คุณ
   มองเป็นรายบุคคล เพราะลูกน้องแต่ละคนจะมีลักษณะนิสัยและพฤติกรรมที่แตกต่างกัน และเพื่อให้เกิดสภาพแวดล้อมหรือบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกัน ขั้นตอนแรกที่คุณจะต้องทำ นั่นก็คือ การศึกษาความแตกต่างของนิสัยและพฤติกรรมของลูกน้อง เช่น บางคนชอบแสดงความคิดสร้างสรรค์ บางคนเป็นคนขาดความมั่นใจจึงชอบทำงานอย่างใกล้ชิดกับนาย บางคนชอบทำงานที่ท้าทาย บางคนไม่ชอบให้ใครมาจู้จี้..สั่งงานซ้ำแล้วซ้ำเล่า เป็นต้น
2. การหาวิธีการจูงใจพนักงานแต่ละคน : หากศึกษานิสัยและพฤติกรรมของลูกน้องของคุณในแต่ละคนแล้ว คุณจะพบ
   ว่ามีลูกน้องที่มีนิสัยและพฤติกรรมที่ต่างกัน ดังนั้นคุณควรจะวิเคราะห์ว่าแต่ละคน ถ้าจะจูงใจให้เค้าอยากทำงาน คุณ
   ควรจะต้องมีกลยุทธ์เข้าถึงใจเค้าได้อย่างไร เช่น
   
   • นิสัยชอบแสดงความคิดสร้างสรรค์ : คุณควรถามให้เค้าคิด และมอบหมายงานให้เค้าริเริ่มหรือออกแบบงานหรือโครงการใหม่ ๆ
     
   • นิสัยขาดความมั่นใจ : คุณควรสอนและแนะนำการทำงานให้กับลูกน้องของคุณอย่างใกล้ชิด การมอบหมายงานที่ไม่ยาก ซึ่งมองแล้วว่าเค้าสามารถทำงานนั้นได้สำเร็จไปด้วยดี….และค่อย ๆ มอบหมายงานที่ยากขึ้นให้กับเค้าเพื่อเสริมความมั่นใจให้กับลูกน้องของคุณเอง
     
   • นิสัยชอบทำงานที่ท้าทาย : คุณควรวางแผนการจัดสรรงานสำหรับลูกน้องที่ชอบทำงานท้าทายว่าเราควรจะมอบหมายงานอะไรให้เค้าทำ ทั้งนี้ลักษณะงานควรจะเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายาม และมีเป้าหมายที่ท้าทาย
     
   • นิสัยไม่ชอบให้ใครมาจู้จี้..สั่งงานซ้ำแล้วซ้ำเล่า : ถ้าคุณเจอลูกน้องแบบนี้ คุณควรจะพูดครั้งเดียวจบ และไม่ควรติดตามผลบ่อยครั้งนัก เพราะจะทำให้ลูกน้องของคุณรู้สึกรำคาญและไม่อยากพบคุณเลย …ควรรอจนกว่าเค้ามารายงานผลการทำงานให้กับคุณเองจะดีกว่า
3. การดำเนินการแบบค่อยเป็นค่อยไป : เมื่อคุณทราบแล้วว่าจะต้องเข้าถึงลูกน้องของคุณอย่างไรบ้าง ขอให้คุณเริ่มปรับตัวเองให้สามารถเข้าถึงใจลูกน้องของคุณตามวิธีการในการจูงใจลูกน้องแต่ละคน อย่าท้อซะก่อนนะคะ บางคนรู้สึกว่าเป็นการยากในการจูงใจลูกน้อง เพราะจะทำให้ต้องปรับเปลี่ยนนิสัยและพฤติกรรมของตัวคุณเองในหลากหลายรูปแบบตามนิสัยของลูกน้องคุณเอง เช่น ถ้าคุณเป็นคนจู้จี้ ชอบตามงานเป็นระยะ ๆ (บางคนทุกชั่วโมง หรือ 2 ชั่วโมงตามที) … ตัวคุณเองต้องเปลี่ยนพฤติกรรมการจู้จี้ ถ้าคุณเจอลูกน้องที่ไม่ชอบให้ใครมาตามงานถี่เกินไป
4. การติดตามและปรับปรุงรูปแบบการจูงใจ: คุณควรจะติดตามผลว่าสิ่งที่คุณทำไปนั้นสามารถทำให้บรรยากาศในการทำงานดีขึ้นบ้างหรือไม่ ลูกน้องแต่ละคนรู้สึกสนุกกับงานที่คุณมอบหมายไปให้บ้างหรือไม่ การติดตามผลโดยการสังเกตพฤติกรรมที่ลูกน้องแสดงออกต่อคุณทั้งสีหน้า กิริยา และการแสดงออกในรูปแบบต่าง ๆ …ซึ่งเป็นการรับรู้ หรือ Common Sense ที่คุณเองจะเป็นผู้รู้ดีกว่าคนอื่นว่าลูกน้องคิดอย่างไรกับตัวคุณเอง

การเป็นที่ปรึกษาให้กับพนักงาน (HR Clinic)

การเป็นหัวหน้างานที่ดีตัวคุณเองจำเป็นจะต้องเป็นที่ปรึกษาให้กับลูกน้องของคุณเองด้วย โดยเฉพาะในเรื่องการทำงาน คุณเองควรจะมีเวลาให้กับลูกน้อง หากเค้าต้องการพบคุณเพื่อรายงานผลการทำงาน ปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ไม่ใช่ว่าคุณจะเอาเวลาส่วนใหญ่ไปกับการประชุม หรือการวางแผนบริหารงานของคุณเอง โดยคุณไม่มีเวลาให้กับลูกน้องคุณเลย เพราะนั่นจะทำให้เกิดช่องว่างระหว่างคุณเองกับลูกน้องของคุณแบบไม่รู้ตัว หากคุณไม่ว่างที่จะให้ลูกน้องคุณพบได้ในเวลาที่เค้าขอ คุณอาจจะบอกว่าเป็นช่วงเวลา xxxx ได้หรือไม่ … เป็นการแสดงออกว่าคุณใส่ใจที่จะพูดคุยกับเค้า

การเป็นที่ปรึกษาที่ดีนั้นไม่ยากค่ะ เพียงแต่ว่าคุณจะต้องมอบหัวใจให้กับเค้าในการพัฒนาให้เค้ามีความสามารถ มีศักยภาพ และมีการเติบโตในสายอาชีพของเค้าเอง ดิฉันขอให้หลักปฏิบัติของหัวใจ 4 ดวง : H 4 หรือ 4 s Hearts ดังนี้

ดังนั้นการจัดระบบการจูงใจให้พนักงานรู้สึกสนุกและอยากจะทำงานให้กับคุณในฐาน Line Manager หรือหัวหน้างานนั้น คุณควรจะหาวิธีการพิชิตหรือครองใจลูกน้องแต่ละคนตามนิสัย พฤติกรรม ความสามารถ และศักยภาพที่เค้ามีอยู่…ดังนั้นในมิตินี้ Line Manager จึงเป็นบุคคลสำคัญในการทำให้มิติที่ 7 หรือการจัดระบบการจูงใจให้พนักงาน ประสบความสำเร็จได้ .. แล้ว HR Dept. มีบทบาทหรือส่วนเกี่ยวข้องอย่างไรบ้าง …ดิฉันคิดว่าในเรื่องของการจูงใจพนักงานนั้น HR Dept. ควรทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงในลักษณะของการให้คำปรึกษาแนะนำแก่ Line Manager ในการหาวิธีการจูงใจพนักงาน HR Dept. จะทำหน้าที่เป็น HR Clinic - การรับฟังปัญหา การตอบคำถาม และการหาวิธีการเพื่อช่วยให้ Line Manager สามารถเข้าถึงจิตใจและบริหารลูกน้องของตนเองได้

ผู้เขียนบทความ : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์