สำหรับบทความฉบับนี้ ดิฉันจะมาพูดคุยกันถึงมิติที่ 6 คือ มิติงานด้านระบบบริหารค่าตอบแทน (Compensation System) ถ้ามองผิวเผินอาจจะคิดว่า Line Manager ไม่ควรที่จะต้องเข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะค่าตอบแทนควรจะเป็นความลับที่ HR Dept. ไม่นำมาเปิดเผย …เอาเป็นว่าเรามาอ่านบทความมิติที่ 6 ในรายละเอียดที่จะนำเสนอนี้…แล้วคุณจะเข้าใจค่ะ

มิติที่ 6 - Compensation System

คงไม่มีใครปฏิเสธนะคะว่า…งานคือเงิน เงินคืองาน บันดาลสุข….ทุกคนหวังที่จะทำงานเพื่อให้ได้เงินเดือนเพิ่มขึ้น และโดยเฉพาะกับพนักงานระดับปฏิบัติการที่มีความต้องการอยากได้เงินเดือนมากขึ้น…คุณเองในฐานะ Line Manager ต้องเป็นผู้ตอบคำถามพนักงานว่าทำไมเค้าได้ปรับเงินเดือนน้อย หรือบางคนถึงขนาดไม่ได้ปรับเงินเดือน และคำถาม/ปัญหาอีกมากมายที่ Line Manager อาจจะต้องประสบ….คำถามหรือปัญหาเหล่านี้คุณเคยได้รับฟังจากลูกน้อง หรือได้ประสบด้วยตัวคุณเองบ้างหรือไม่

เหนื่อยใจบ้างหรือไม่ค่ะ สำหรับ Line Manager ในการต้องเข้าไปตอบคำถามหรือปัญหาต่าง ๆ จากลูกน้องเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือนหรือค่าตอบแทนที่ได้รับไม่ยุติธรรม….ดิฉันคิดว่า Line Manager ไม่ต้องกลุ้มใจหรอกนะคะ ทุกอย่างอยู่ที่ระบบ ซึ่งถ้าวางระบบไว้ดีตั้งแต่ต้น คงไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากมายเกิดขึ้น (ปัญหาอาจมีบ้าง แต่ก็ไม่เป็นประเด็นที่ต้องมานั่งคบคิดหรือปวดหัวสักเท่าไหร่นัก) ทั้งนี้ HR Dept. จึงต้องมีบทบาทอย่างมากในการจัดทำและออกแบบระบบการบริหารค่าตอบแทนให้ดีขึ้นและสามารถนำมาปรับใช้ได้ภายในองค์กร …ส่วน Line Manager จะต้องเป็นผู้นำระบบมาประยุกต์ใช้ในการบริหารค่าตอบแทนให้กับพนักงานภายใต้การดูแลรับผิดชอบของตนเอง

ดังนั้น HR Dept. และ Line Manager ควรจะต้องทำงานร่วมกันในการปรับระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรให้ดีขึ้นและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจขององค์กร….ทั้งนี้ขอให้พิจารณาการออกแบบระบบบริหารค่าตอบแทนให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะขอเน้นไปที่การจัดทำโครงสร้างเงินเดือนที่เหมาะสม โดยมีขั้นตอนหลัก ๆ ตามภาพแสดงดังต่อไปนี้

การจัดทำโครงสร้างเงินเดือนที่เหมาะสมนั้น ดิฉันแนะนำว่าควรจะหาที่ปรึกษาในการเข้ามาจัดทำ หรือร่วมจัดทำ ทั้งนี้เพราะว่าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของแต่ละหน่วยงาน และการที่จะให้ HR Dept. เก็บข้อมูลและจัดทำโครงสร้างเงินเดือนเองนั้นอาจจะลำบากหน่อยในการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนของหน่วยงานตนเอง เพราะคงจะมีคำถามว่า…ทำไม HR Dept. อยู่กระบอกเงินเดือนเท่านั้น เท่านี้ ….รวมทั้งการอธิบายว่าทำไมหน่วยงานต่าง ๆ จึงมีโครงสร้างเงินเดือนเป็นอย่างนั้น อย่างนี้…แต่ถ้าหน่วยงาน HR Dept. มีผู้เชี่ยวชาญพิเศษที่เคยผ่านงานมาหลาย ๆ บริษัท และมีความชำนาญในการจัดทำโครงสร้างเงินเดือน HR Dept. ก็สามารถทำเองได้ ….เอาเป็นว่าขอให้ระวังและพิจารณาความเหมาะสมของผู้จัดทำก็แล้วกันนะคะ…

ในการออกแบบโครงสร้างเงินเดือนให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจนั้น ทั้ง HR Dept. และ Line Manager ควรจะต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด ไม่ใช่ว่าปล่อยให้ HR Dept. ทำแต่ฝ่ายเดียว เพราะผลลัทธ์ที่เกิดขึ้นนั้น Line Manager ต่าง ๆ ย่อมมีส่วนเกี่ยวข้องกับผลลัทธ์นั้นโดยตรง เพราะต้องเป็นผู้ตอบคำถามหรือเจอปัญหาจากการจ่ายค่าตอบแทนไม่เหมาะสมโดยตรง ดังนั้นขอให้พิจารณาตามขั้นตอนต่าง ๆ ว่า Line Manager และ HR Dept. จะต้องเกี่ยวข้องกันอย่างไรบ้าง พิจารณาตามขั้นตอนที่ได้กล่าวถึงไปแล้วในช่วงต้น ดังต่อไปนี้

Job Analysis - HR Dept. จะต้องเป็นผู้วางแผน จัดระบบการเก็บรวบรวมข้อมูลว่าจะใช้วิธีการอย่างไรในการเก็บข้อมูลลักษณะงาน เช่น การสัมภาษณ์ การจัดสัมมนาเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น รวมทั้งการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และออกแบบให้เหมาะสม ซึ่งในขั้นตอนนี้ Line Manager อาจจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องมากเท่าไรนัก เพียงแต่ว่า HR Dept. จะต้องประสานงานกับ Line Manager ในการกำหนดตารางการเก็บข้อมูลที่ครอบคลุมวัน เวลา และผู้ที่เกี่ยวข้องในการให้ข้อมูล ดังตัวอย่างของตารางการนัดสัมภาษณ์ต่อไปนี้

Job Description - HR Dept. จะต้องเป็นผู้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ของตำแหน่งงานต่าง ๆ และนำส่งให้เจ้าของตำแหน่งงานตรวจสอบและลงลายมือชื่อ หลังจากนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำส่งใบกำหนดหน้าที่งานให้กับ Line Manager ในแต่ละหน่วยงานตรวจสอบและลงลายมือชื่อในใบกำหนดหน้าที่งานด้วย …ในระหว่างที่ Line Manager ตรวจสอบใบกำหนดหน้าที่งาน ดิฉันแนะนำว่าเป็นโอกาสดีที่ Line Manager จะใช้เป็นเวทีในการชี้แจงงานและสิ่งที่คาดหวังของแต่ละงานให้กับลูกน้องของตนเอง… ขอให้ HR Dept. สื่อสารให้ Line Manager เข้าใจว่าการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานไม่ใช่ว่าเป็นแค่จัดทำคัมภีร์ หรือกระดาษเพียงไม่กี่แผ่นเท่านั้น….แต่การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานจะเป็นเครื่องมือให้ Line Manager มีโอกาสได้เข้าไปพูดคุยถึงหน้าที่งานที่ลูกน้องต้องทำ (บางหน่วยงาน ลูกน้องไม่เคยรับรู้ถึงขอบเขตหน้าที่งานที่หัวหน้างานอยากให้ทำทั้งหมด รวมทั้งผลที่คาดหวังจากงานต่าง ๆ …ทำงานตามนายสั่งอย่างเดียวเท่านั้น) …. ทั้งนี้ส่วนประกอบของใบกำหนดหน้าที่งานคงจะไม่ขอกล่าวถึงนะคะ เพราะเคยนำเสนอแล้วในบทความเรื่อง บทบาทงานด้าน HR ที่มีต่อ Line Manager : ตอนที่ 2….ถ้าท่านใดที่สนใจขอให้ท่านไปอ่านบทความย้อนหลังค่ะ

Job Evaluation - ขั้นตอนนี้อาจจะเป็นขั้นตอนยากสักหน่อยสำหรับ HR Dept. ในการประเมินค่างานให้เหมาะสม แต่ไม่ยากขนาดถึงทำไม่ได้นะคะ เพียงแต่ต้องรู้หลักและวิธีการในการประเมินค่างาน …ซึ่งหลังจากการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงานที่ Line Manager และผู้ปฏิบัติงานเข้าใจตรงกันถึงขอบเขตหน้าที่งานเรียบร้อยแล้ว ….HR Dept. ต้องนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์เพื่อหาปัจจัยที่ใช้ในการประเมินค่างาน ซึ่งจะหนีไม่พ้นเรื่อง ความซับซ้อนของงาน สภาพแวดล้อมในการทำงาน การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ ลักษณะการติดต่อสื่อสาร ความรู้ ประสบการณ์ …บางองค์กรได้นำเอาการใช้ภาษาอังกฤษ และทักษะการใช้คอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งของปัจจัยที่ใช้ประเมินค่างาน…หลังจากที่ HR Dept. กำหนดปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้แล้ว ก็ควรจัดประชุมและชี้แจง Line Manager เกี่ยวกับปัจจัยการประเมินค่างานที่กำหนดขึ้น …ถ้าได้รับการตกลงร่วมกันจาก Line Manager ในหน่วยงานต่าง ๆ แล้ว ….HR Dept. ควรเริ่มประเมินค่างานของตำแหน่งงานตามปัจจัยที่ได้กำหนดขึ้น….และหลังจากประเมินค่างานเสร็จเรียบร้อยแล้ว HR Dept. ควรจัดนัดประชุมเพื่ออธิบายผลการประเมินให้กับ Line Manager ในแต่ละหน่วยงาน

Job Classification - หลังจากที่ HR Dept. ประเมินค่างานของตำแหน่งงานทั้งหมดแล้ว ให้สรุปผลคะแนนทั้งหมดในแต่ละตำแหน่งงานเพื่อนำมาจัดกลุ่มหรือระดับจากผลคะแนนที่คำนวณได้ ….ซึ่งควรต้องระวังการจัดทำ Job Classification เนื่องจากผลของ Job Classification จะนำไปใช้ในการออกแบบกระบอกหรือโครงสร้างเงินเดือนต่อไป…การจัดกลุ่มหรือระดับนั้น ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัวว่าต้องแบ่งเป็นกี่กลุ่มหรือระดับ ทั้งนี้ HR Dept. ต้องหา Benchmark ขององค์กรอื่นที่มีธุรกิจคล้ายคลึงกับองค์กรของเรา ขอให้พิจารณาตัวอย่างการจัดแบ่งระดับชั้นดังต่อไปนี้

ตารางที่นำเสนอเป็นเพียงตัวอย่างเพื่อให้คุณมองเห็นภาพการจัดทำ Job Classification นะคะ เวลาทำคงต้องมีการจัดแบ่งกลุ่ม หรือระดับชั้นให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณเอง …. แล้ว Line Manager จะต้องเข้าไปเกี่ยวข้องอย่างไรบ้าง? …แน่นอนว่าหาก HR Dept. จัดแบ่งกลุ่มหรือระดับชั้นเรียบร้อยแล้ว…HR Dept. จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องชี้แจงและนำเสนอกลุ่มหรือระดับทั้งหมดที่จัดขึ้นให้กับ Line Manager ทั้งนี้การจัดทำ Job Classification เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน เพราะจะเป็นตัวกำหนดกระบอกหรือโครงสร้างเงินเดือน ดังนั้นดิฉันขอแนะนำว่า Line Manager ที่เกี่ยวข้องควรเป็นผู้บริหารสูงสุดของกลุ่มงานหรือสายงานนั้น ๆ และทางที่ดีจัดตั้งเป็นรูปแบบของคณะกรรมการจะดีกว่า โดยให้ Line Manager ในแต่ละสายงานเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการตัดสินและพิจารณาการกำหนด Job Classification และโครงสร้างเงินเดือนด้วย

Salary Structure - การจัดทำโครงสร้างเงินเดือน HR Dept. ต้องทำการสำรวจค่าตอบแทนจากภายนอก หรือเรียกว่า Salary Survey โดยอาจจะว่าจ้างที่ปรึกษาให้ทำการสำรวจให้ หรืออาจจะหาซื้อรายงานผลการสำรวจจากสถาบันต่าง ๆ ที่ได้ทำการสำรวจไว้แล้ว เพื่อนำข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มาประกอบการกำหนดค่าต่ำสุด (Minimum) ค่ากลาง (Mid Point) และค่าสูงสุด (Maximum) ของแต่ละกระบอกเงินเดือน ….ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดช่วงเงินเดือนของแต่ละกระบอกเงินเดือน …ดังนั้น HR Dept. ต้องทำมีความแม่นยำของข้อมูลเพื่อจะได้ชี้แจงและอธิบายผลการจัดแบ่งกระบอกหรือโครงสร้างเงินเดือนให้กับ Line Manager ที่จัดตั้งในรูปแบบของคณะกรรมการได้

หลังจากที่ได้ออกแบบโครงสร้างเงินเดือนที่เหมาะสม ยุติธรรม และสามารถแข่งขันได้กับตลาดภายนอกได้แล้ว แน่นอนว่าในขั้นตอนต่อไปคือการนำเอากระบอกเงินเดือนไปใช้ในองค์กร…Line Manager และ HR Dept. ต้องร่วมกันพิจารณาแล้วว่าใครมีเงินเดือนที่สูงหรือต่ำกว่ากระบอกเงินเดือนที่จัดทำขึ้น และหาวิธีการและแนวทางในการบริหารและรักษาคน …..หน้าที่ของ HR Dept. ควรต้องเป็นผู้นำเสนอแนวทางต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้ในการบริหารและรักษาคน และ Line Manager อาจจะต้องพิจารณาความเหมาะสมในการนำเอาวิธีการหรือแนวทางต่าง ๆ มาใช้ปฏิบัติในองค์กร

ดังนั้นในมิติที่ 6 เรื่องการจัดระบบบริหารค่าตอบแทน (Compensation System) ดิฉันขอเน้นไปที่การจัดทำหรือปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือนให้เหมาะสม เพราะถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นในการจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงาน หากจุดเริ่มต้นไม่มีระบบที่ดี ..แน่นอนปัญหาปลายทางย่อมจะเกิดขึ้น เช่น เงินเดือนของหัวหน้างานน้อยกว่าลูกน้อง หรือเงินเดือนของเด็กจบใหม่จะมากกว่าคนที่ทำงานมานานแล้ว หรือทำงานเหมือนกันทำไมเงินเดือนไม่เท่ากัน เป็นต้น….และในที่สุดปัญหาสมองไหล ปัญหาการซื้อตัวคนดีมีฝีมืออาจจะเกิดขึ้น….ขอให้แก้ไขปัญหาเสียตั้งแต่ตอนนี้ ค่อย ๆ แก้ …ดีกว่าปล่อยให้เกิดปัญหาขึ้นต่อไป

ผู้เขียนบทความ : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์