กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์  มี  6  ขั้นตอน  คือ

            1.  ศึกษาเป้าหมายและแผนขององค์การ  เป็นขั้นตอนการเตรียมการก่อนการวางแผน  จะต้องศึกษาถึงเป้าหมายและแผนขององค์การซึ่งเป็นปัจจัยภายในที่มีผลกระทบต่อการวางแผนกำลังคน  จำเป็นต้องทราบว่าองค์กรมีเป้าหมายอย่างไร  แนวโน้มจะขยายกิจการหรือแผนการผลิตอย่างไร

            2.  วิเคราะห์สถานการณ์  ทั้งภายในและภายนอกองค์การ  ซึ่งเป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการดำเนินกิจกรรมและการวางแผนกำลังคนโดการเก็บรวบรวมข้อมูลและนำมาวิเคราะห์แนวโน้มของสถานการณ์ในอนาคต  เพื่อนำไปใช้ในการวางแผน  ดังนั้นผู้วิเคราะห์สถานการณ์จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และความสามารถในการวิเคราะห์สถานการณ์ต่าง ๆ ได้ดีเพื่อให้ได้ข้อมูลอ้างอิงที่มีความน่าเชื่อถือไปใช้วิเคราะห์เพื่อการวางแผน

            3.  การคาดการณ์ความต้องการ  เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว  นำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการคาดการณ์ความต้องการบุคลากรซึ่งฝ่ายจัดการจะต้องคาดการณ์ถึงจำนวนบุคลากรที่องค์การต้องการทั้งหมดและนำมาเปรียบเทียบกับจำนวนที่มีอยู่ในองค์การ  จะทราบว่าบุคลากรในปัจจุบันมีมากหรือน้อยเกินความความต้องการหรือไม่

            4.  การกำหนดแผนปฏิบัติการ  เป็นการกำหนดวิธีการจัดการโดยวิธีการจัดการกำลังคนประกอบด้วยการรับบุคคลเพิ่ม การโยกย้ายภายใน  การจ้างออกและการปรับโครงสร้างภายใน  จากนั้นจึงกำหนดแผนการปฏิบัติงานตามวิธีการจัดการที่เลือกไว้

            5.  การตรวจสอบและการปรับปรุง  ต้องทำการตรวจสอบแผนการปฏิบัติก่อนนำไปใช้  เพื่อพิจารณาถึงข้อบกพร่องและปรับปรุงให้เหมาะสมและพิจารณาให้รอบคอบอีกครั้งว่าวิธีการจัดการที่เลือกมีความเหมาะสม  จะช่วยให้องค์การมีกำลังคนเพียงพอกับความต้องการ 

            6.  ดำเนินการตามแผน  เมื่อได้แผนการปฏิบัติงานที่มีความสมบูรณ์แล้ว  นำแผนงานนั้นไปดำเนินการปฏิบัติตามแผนกที่วางไว้