ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจที่ใช้ในการทำงานทุกวัน แต่ละส่วนเรียกว่าอะไรบ้าง ....ลืมกันไปบ้างรึยังเอ่ย... วันนี้เรามาทบทวนกันลืมกันหน่อยนะคะ....

ส่วนที่ 1
เรียกว่า "Letterhead" หรือ "Return address" หรือภาษาไทยก็คือหัวจดหมาย ตรงส่วนนี้จะบอกชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของเจ้าของจดหมาย เราจะรู้จักผู้ส่งจดหมายได้จากตรงส่วนนี้นั่นเองค่ะ

ส่วนที่ 2
เรียกว่า "Date Line" คือวันที่ที่ออกจดหมาย

ส่วนที่ 3
เรียกว่า "Inside address" ซึ่งก็คือชื่อที่อยู่ของผู้รับ ควรระบุให้ชัดเจนเช่นเดียวกับหน้าซองจดหมาย

ส่วนที่ 4
เรียกว่า "Salutation" ก็คือคำขึ้นต้น โดยจะขึ้นต้นด้วยคำว่า Dear.....ตามด้วยชื่อของผู้รับ และปิดท้ายด้วยเครื่องหมาย :(แบบอเมริกัน) หรือเครื่องหมาย ,(แบบอังกฤษ) เช่น Dear Miss Sirikarn:

ส่วนที่ 5
เรียกว่า "Body" เป็นส่วนของใจความจดหมาย ซึ่งอย่างน้อยต้องมี 2 ย่อหน้านะคะ

ส่วนที่ 6
เรียกว่า "Complimentary close" คือคำลงท้ายนั่นเองค่ะ คำลงท้ายจะใช้แบบไหนขึ้นอยู่กับ Salutation หรือคำขึ้นต้นนะคะ ถ้าคำขึ้นต้นเป็นแบบอังกฤษแบบไม่ระบุชื่อผู้รับ เช่น Dear Sir,/ Dear Madam,จะลงท้ายด้วย "Yours faithfully,"
แต่ถ้าขึ้นต้นแบบอังกฤษโดยระบุชื่อผู้รับ เช่น Dear Miss Sirikarn,จะลงท้ายด้วย "Your sincerely," หรือ "Sincerely yours," ก็ได้ค่ะ

หากขึ้นต้นแบบอเมริกันด้วย Sir: หรือ Madam: จะลงท้ายด้วย "Respectfully yours,"
หากขึ้นต้นด้วย Dear Sir: หรือ Gentlemen: จะลงท้ายด้วย "Yours very truly," หรือ "Very truly yours," หรือ "Yours sincerely," หรือ "Sincerely yours," ก็ได้ค่ะ
หากขึ้นต้นแบบระบุชื่อสกุล เช่น Dear Mr.Kijwanachai: จะลงท้ายด้วย "Sincerely Yours," หรือ "Cordially yours,"
และหากขึ้นต้นแบบระบุชื่อ เช่น Dear Namphon, จะลงท้ายแบบง่าย ๆ ด้วย "Sincerely," หรือ "Cordially," นะคะ

ส่วนที่ 7
เรียกว่า "Signature bloc" ประกอบด้วยลายเซ็น, ชื่อสกุล, ตำแหน่ง, ชื่อบริษัท (จะมีหรือไม่ก็ได้) ในการใส่คำนำหน้าชื่อสำหรับผู้หญิง "Miss" ใช้สำหรับผู้หญิงที่ยังไม่ได้แต่งงาน "Mrs."ใช้สำหรับหญิงที่แต่งงานแล้ว และใช้ "Ms."ถ้าไม่ต้องการเปิดเผยสถานะภาพค่ะ

ส่วนที่ 8
เรียกว่า "Reference Symbols" ใช้อ้างถึงผู้ลงนาม/ผู้พิมพ์ ซึ่งใช้ตัวย่อ ใช้อักษรตัวแรกของชื่อและนามสกุลค่ะ

นี่ก็เป็นส่วนประกอบของจดหมายขั้นพื้นฐานเท่านั้นนะคะ....ยังมีส่วนที่เราเรียกว่า "Special devices" หรือ Minor parts of Letter ซึ่งเป็นส่วนประกอบย่อยพิเศษของจดหมาย เอาไว้จะมาจำแนกให้ดูในคราวหน้านะคะ