หากต้องการจะสร้างหลักสูตรฝึกอบรมอย่างถูกต้องตามหลักการฝึกอบรม สำหรับการพัฒนากลุ่มบุคลากร ในตำแหน่งใด ตำแหน่งหนึ่งซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมาย หรือสำหรับบุคลากรซึ่งจะต้องปฏิบัติงานใดงานหนึ่งเหมือน ๆ กัน ถึงแม้ว่าบุคลากรนั้น จะต้อง อยู่ในต่าง ๆ หน่วยงานกันก็ตาม ควรจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ :-
ขั้นที่ 1 ทบทวนความจำเป็นในการฝึกอบรม
กริช อัมโภชน์ เห็นว่า ถึงแม้ว่าจะได้มีการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมมาแล้วก็ตาม ก่อนจะสร้างหลักสูตรฝึกอบรม จำเป็นต้องมีการทบทวนปัญหาที่ได้กำหนดไว้ว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้นว่า มีปัญหาอะไรบ้าง และเกี่ยวข้องกับบุคลากร ในตำแหน่งงานใด ระดับใดบ้างมีจำนวนเท่าใด เหมาะสมสำหรับการส่งไปเข้ารับการฝึกอบรมภายนอก หรือมีจำนวนมาก เพียงพอ ที่จะจัดการฝึกอบรมในองค์การหรือหน่วยงานให้โดยเฉพาะ (ดังที่เรียกกันว่า In-house training) เมื่อคิดว่ามีบุคลากรที่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องเข้ารับการฝึกอบรม ซึ่งเห็นว่าควรจะจัดขึ้นในจำนวนที่เหมาะสมแล้ว จึงเตรียมการในขั้นตอนต่อไป
ขั้นที่ 2 ระบุ "ภารกิจ" ที่เป็นปัญหาหรือต้องการพัฒนา
หากต้องการสร้างหลักสูตรฝึกอบรมให้สอดคล้องตรงกันกับความจำเป็นในการฝึกอบรมของบุคลากรซึ่งดำรงตำแหน่งหนึ่ง ตำแหน่งใด เช่น ตำแหน่งพนักงานขับรถยนต์ หรือตำแหน่งเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลโดยเฉพาะ ผู้สร้างหลักสูตรจำเป็นจะต้องเข้าใจ ถึงความแตกต่างในความหมายของคำว่า งาน หน้าที่ และ ภารกิจ เสียก่อน
"งาน" (Job) หมายถึง หน่วยการปฏิบัติงานที่บุคลากรในตำแหน่งหนึ่งตำแหน่งใดคือครอบอยู่ในสายการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งกำหนดไว้อย่างเป็นทางการและเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในองค์การ งานแต่ละตำแหน่ง จะประกอบไปด้วย"หน้าที่" ตั้งแต่ 1 หน้าที่ขึ้นไป
"หน้าที่" (Duty) หมายถึง สิ่งที่ผู้ครอบครองงานจะต้องรับผิดชอบปฏิบัติ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดผลงานซึ่งตรงกับ ตำแหน่งงาน ของตน ทั้งนี้ ในหน้าที่แต่ละหน้าที่จะประกอบไปด้วย "ภารกิจ" หลาย ๆ ภารกิจด้วยกัน
ส่วน "ภารกิจ" (Task) หมายถึง หน่วยการปฏิบัติที่สำคัญที่สุดที่จะก่อให้เกิดผลงาน และเป็นส่วนของการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง โดยตรงกับใช้วิธีการ เทคนิค หรือระเบียบต่าง ๆ ดังนั้น การปฏิบัติตามภารกิจนั้นจึงจะต้องใช้ความรู้ ความชำนาญ และความสามารถด้วย โดยการปฏิบัติงานตามภารกิจนั้น จะประกอบไปด้วย รายละเอียดในการปฏิบัติงาน ตั้งแต่หนึ่งอย่างขึ้นไป ดังแผนภูมิต่อไปนี้

แผนภูมิ แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง งาน หน้าที่ ภารกิจ และรายละเอียดในการปฏิบัติ
ประเด็นสำคัญในการสร้างหลักสูตร คือ เราพยายามที่จะฝึกอบรมในระดับของภารกิจ (Task) เนื่องจากเป็นหน่วยของงาน ในระดับที่ไม่ใหญ่หรือเล็กจนเกินไป กล่าวคือ หากฝึกอบรมในระดับของงานหรือหน้าที่ก็มักจะกว้างจนเกินไป แต่ถ้าฝึกอบรมในระดับ รายละเอียดของงานก็จะแคบจนเกินไป ดังตัวอย่างความสัมพันธ์ ของงาน หน้าที่ และภารกิจ ต่อไปนี้
งาน : หัวหน้างานฝึกอบรม |
หน้าที่ 01 |
การวางแผน |
|
|
ภารกิจ 0101 |
รวบรวมนโยบายด้านการฝึกอบรม |
ภารกิจ 0102 |
เสนอแผนการจัดโครงการฝึกอบรมประจำปี |
ภารกิจ 0103 |
กำหนดคำขอตั้งงบประมาณ |
ภารกิจ 0104 |
วางแผนการใช้งบประมาณ |
ภารกิจ 0105 |
วางแผนการจัดโครงการฝึกอบรมแต่ละโครงการ |
หน้าที่ 02 |
การบุคคล |
|
|
ภารกิจ 0201 |
มอบหมายงาน |
ภารกิจ 0202 |
ให้คำปรึกษาแนะนำ |
ภารกิจ 0203 |
ติดตามผลการปฏิบัติงาน |
ภารกิจ 0204 |
ดูแลและส่งเสริมให้มีการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา |
หน้าที่ 04 |
การควบคุมงาน |
|
|
ภารกิจ 0401 |
กำหนดแนวทาง/มาตรฐานการปฏิบัติงาน |
ภารกิจ 0402 |
ตรวจร่างหนังสือ เอกสารการดำเนินงาน |
ภารกิจ 0403 |
เสนอแนะวิธีการแก้ปัญหา |
ภารกิจ 0404 |
ประเมินผลงานของผู้ใต้บังคับบัญชา |
หน้าที่ 05 |
การประสานงาน |
|
|
ภารกิจ 0501 |
ประสานงานกับหน่วยงานที่ร่วมรับผิดชอบจัดโครงการฝึกอบรม |
ภารกิจ 0502 |
ประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ใน มธ. เพื่อขอความร่วมมือ |
ภารกิจ 0503 |
ประสานงานกับวิทยากรฝึกอบรม |
|
เมื่อวิเคราะห์ทราบถึงภารกิจต่าง ๆ ของตำแหน่งงานที่มีความจำเป็นในการฝึกอบรมแล้ว จะต้องหาข้อมูล หรือวิเคราะห์ ให้ได้ว่า ภารกิจใดที่เบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานหรือสิ่งที่มุ่งหวัง จนทำให้เกิดปัญหาขึ้น จะได้กำหนดหลักสูตร เพื่อทำการฝึกอบรม ให้บุคคลในตำแหน่งงานนั้นสามารถปฏิบัติภารกิจได้ถูกต้องตรงกับมาตรฐาน ซึ่งจะเป็นการแก้ปัญหา อันเป็นความจำเป็น ในการฝึกอบรมต่อไป
ขั้นที่ 3 การกำหนดวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม
ก่อนที่จะสามารถกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมได้ เราจำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมเสียก่อน ทั้งนี้ เนื่องมาจากวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมมีความสำคัญ คือ
1. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยให้สามารถประสานทรัพยากรในการฝึกอบรม (ได้แก่ กำลังคน เงิน วัสดุ และอุปกรณ์) ได้อย่างมีประสิทธิภาพและดำเนินไปในแนวทางเดียวกัน
2. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยทำให้วิทยากร และเจ้าหน้าที่ผู้บริหารโครงการ
ฝึกอบรมจะมีความเข้าใจตรงกันและปฏิบัติงานอย่างสอดคล้องกัน ตลอดจน ผู้เข้ารับการอบรมมีความเข้าใจการปฏิบัติงานของวิทยากรและเจ้าหน้าที่
3. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยทำให้สามารถกำหนดหัวข้อวิชา และเนื้อหา
สาระในการฝึกอบรมได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ เพราะวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยชี้ชัดว่าต้องการจะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้เข้าอบรมไปในลักษณะใด รวมทั้งช่วยให้สามารถเลือกเทคนิคหรือวิธีการฝึกอบรมที่เหมาะสม และช่วยในการกำหนดระยะเวลาของหลักสูตรและระยะเวลาของหัวข้อวิชาในการฝึกอบรมอีกด้วย
4. เราสามารถใช้วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมใช้เป็นมาตรฐาน ในการประเมินผลและ
ติดตามผลโครงการฝึกอบรม ประเมินผลการให้การฝึกอบรมของวิทยากร ตลอดจนการประเมินสัมฤทธิ์ผลของการอบรม