โดย สุจินต์ จันทร์นวล

พี่...ผมมีปัญหาเรื่องเลขาฯนะพี่ หามากี่คนอยู่ไม่เท่าไรก็ออกไปหมด จะแก้ยังไงดีให้เขาอยู่นานๆ" ผู้บริหารป้ายแดงหนุ่มโสดวัย 30 กว่าๆ ถามขึ้นมาในวันหนึ่ง

"ยูไปรุ่มร่ามอะไรกับเขาหรือเปล่าล่ะ ?"

"โธ่...เรื่องพรรค์นี้ไม่มีหรอกพี่ ถึงจะน่าสนใจแค่ไหนผมก็ไม่กล้าหรอก"

"ดีแล้วจะได้ตัดประเด็นนี้ออกไปจากการแก้โจทย์ ว่าแต่ว่าที่รับๆ มานะสเป็กเป็นยังไงล่ะ ?"

"ก็จบปอตรีแขนงไหนไม่สำคัญ เอาว่าใช้คอมฯได้ ดูแล้วไม่ขี้ริ้วขี้เหร่ พูดจาใช้ได้ ท่าทางมีมนุษย์สัมพันธ์ ก็ประมาณนี้แหละครับ"

"แล้วงานล่ะ ให้เขาทำอะไรบ้าง ยังไง ?"

"ก็งานเลขาฯทั่วๆ ไป พิมพ์เอกสารบันทึกการประชุม จัดเก็บเอกสาร ติดต่อโน่นนี่ และทำงานตามสั่งไม่มีอะไรหนักหนาหรือกดดันใดๆ สบายจะตายไป แต่ทำไมถึงอยู่ไม่ได้นานก็ไม่รู้"

"แล้วเงินเดือนล่ะให้เขาเท่าไร มีพิเศษอะไรบ้างไหม ?"

"ก็ให้ตามวุฒิเหมือนพนักงานด้านอื่นๆ ทั่วไป ระดับ ปวส. ปวช.ให้เท่าไร ระดับ ป.ตรีให้เท่าไร จะมีพิเศษก็ตรงที่เคยผ่านงานอะไรมาแค่ไหน อาจให้มากกว่าเป็นค่าประสบการณ์ ประมาณนี้แหละครับ"

"แล้วเหตุผลที่แต่ละคนลาออกเขาว่ายังไง บ้าง ?"

"ส่วนใหญ่ก็ได้งานใหม่ อยากมีประสบการณ์มากขึ้น ไปทำธุรกิจของตัวเอง มีเหตุผลเกี่ยวกับทางบ้าน ก็อะไรประมาณนี้แหละครับ"

"ไหนลองเล่าถึงการใช้งานเลขาฯให้ฟังหน่อย วันๆ มีอะไรบ้างยังไง"

"ก็...เช้ามาถึงที่ทำงาน เขาก็เอากาแฟมาให้ผม แล้วบอกว่าวันนี้มีนัดอะไรกับใครบ้าง หรือมีประชุมกี่โมง เอาหนังสือพิมพ์มาให้ ถ้ามีเอกสารที่ต้องอนุมัติด่วนเขาก็จะบอก ผมอาจจะสั่งงานอะไรบ้าง ให้ช่วยตามเอกสารจากคนนั้นคนนี้ และหลังจากนั้นก็ไม่มีอะไร จะมีก็เมื่อผมลุยเรื่องเอกสารบนโต๊ะและมีอะไรไม่เคลียร์ก็จะให้เขาช่วยตามตัวมาพบ หรือไม่ก็ตีกลับเอกสารเรื่องนั้น เสร็จแล้วก็ให้เขากระจายเอกสารไปตามกระบวนการ ถ้ามีประชุมโดยผมเป็นประธานก็จะให้เข้าไปด้วยเพื่อบันทึกการประชุม ถ้าเป็นนอกสถานที่บางทีก็ให้ติดไปด้วย ถ้าหากต้องมีการบันทึกการประชุม งานหลักๆ ก็มีประมาณนี้ นอกนั้นก็เป็นงานที่ไม่สลักสำคัญเท่าไร"

"ยูให้ความใกล้ชิดสนิทสนมกับเลขาฯแค่ไหนอย่างไร ?"

"ก็เหมือนๆ กับลูกน้องผู้หญิงคนอื่นๆ ไม่อยากให้ใครเขามองไม่ดี ถ้าสนิทกับเลขาฯมากเกินไป"

"คิดว่าเขาเข้าใจและรู้อะไรเกี่ยวกับเรา หมายถึงนิสัยใจคอ สไตล์การทำงาน แนวความคิด หรือรู้อะไรลึกๆ เกี่ยวกับตัวเราบ้างไหม ?"

"ก็น่าจะรู้มากกว่าลูกน้องอื่นๆ นะ เพราะเขานั่งอยู่หน้าห้องและเข้าๆ ออกๆ น่าจะเห็นจะรู้อะไรเกี่ยวกับผมมากกว่าคนอื่นๆ แน่"

"แล้วเราล่ะรู้อะไรเกี่ยวกับเขาบ้าง แค่ไหนยังไง ?"

"ที่จริงแล้วก็ไม่ได้มากไปกว่าตอนสัมภาษณ์เท่าไร แต่ก็พอรู้เรื่องอุปนิสัยใจคอเขาเพิ่มขึ้นมากเหมือนกัน เรื่องส่วนตัวก็นิดหน่อย คือผมไม่ค่อยชอบถามอะไรใครซอกแซก เดี๋ยวเขาจะคิดว่าผมเป็นคนสอดรู้สอดเห็น"

"งั้นพอจะสันนิษฐานได้แล้วว่า ทำไมเลขาฯ ยูถึงอยู่ได้ไม่นานทั้งๆ ที่งานออกจะสบายเอามากๆ มันอาจจะผิดอาจจะถูกก็ได้นะ ลองฟังดูแล้วกันว่ามีเหตุผลหรือไม่มี เห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย ค้านได้เลยแย้งได้เลยไม่ต้องเกรงใจ

คือเลขาฯเนี่ยนะ พูดกันแบบชาวบ้านๆ ก็คือลูกน้องส่วนตัว ลูกน้องที่ใกล้ชิดที่สุด ลูกน้องที่ควรจะรู้ใจรู้นิสัยใจคอนายดีกว่าลูกน้องทุกคน เพราะใกล้ชิดที่สุด

เลขาฯเนี่ยสำหรับไอแล้วคิดว่า และพิสูจน์แล้วว่า ถ้าเลือกมาได้ถูกต้อง ฝึกให้ดีจะสามารถช่วยงานเราได้มหาศาลจนนึกไม่ถึงเชียวล่ะ เหตุผลคือเพราะความใกล้ชิด การได้เรียนรู้งานที่เราทำ เรียนรู้วิธีคิดวิธีตัดสินใจของเรา รู้สไตล์รู้นิสัยใจคอของเรา ได้รับรู้ได้เห็นปัญหาที่มาถึงเรา พร้อมๆ กับการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นจากเรา วันแล้ววันเล่า เคสแล้วเคสเล่า เท่ากับข้อมูลถูกเก็บไว้ในไฟล์สมองของเลขาฯมากขึ้นๆ ซึ่งหมายความว่าจากแค่ลักษณะงานในการเป็นเลขาฯนี้ได้เรียนรู้เรื่องคุณสมบัติของคนที่เป็นนาย เป็นผู้นำได้อย่างดีว่าต้องเป็นคนอย่างไร คิดอย่างไร ตัดสินใจอย่างไร

สิ่งเหล่านี้มันจะอยู่ในส่วนลึกๆ ของเขา แบบไม่รู้ตัวหรอก มันอยู่ที่ว่าคนเป็นนายจะขุดเอาออกมาจากตัวเขามาใช้อย่างไรวิธีไหน เพื่อจะเกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน มันไม่ใช่ความเห็นแก่ตัวในการที่จะขูดเอาความสามารถเลขาฯมาใช้เพื่อให้ตัวนายได้ผลงานนะ แต่มันต้องเป็นคอนเซ็ปต์วิน-วินได้ทุกฝ่าย ทั้งเลขาฯทั้งนาย

ยูทำงานก็มีเป้าหมายคือต้องทำให้มันสำเร็จใช่ไหม เพื่ออะไร ? ก็เพื่อพิสูจน์ให้ผู้บริหารระดับสูงเขาเห็นว่ายูมีความสามารถ ถามว่าเลขาฯเขาไม่คิดอะไรยังงั้นแบบยูเหรอ

นายเปิดโอกาสให้ยูทำเพื่อพิสูจน์ความสามารถ ยูรู้สึกดี นี่แหละใช่ที่ยูต้องการ ในทำนองเดียวกันทำไมไม่ให้โอกาสเลขาฯยูบ้างล่ะ

วิธีการก็ไม่ยากเย็น แทนที่จะใช้งานเขาแบบงานเลขาฯธรรมดา ลองให้งานแบบไปช่วยจัดการเป็นเรื่องๆ เอาแบบเบาๆ ง่ายๆ ก่อน อย่างเรื่องบางเรื่องที่ต้องจัดการแก้ปัญหาด้วยการออกคำสั่งเปรี้ยงปร้างไปก็จบ ลองถามเขาดูว่าถ้าเขาเป็นยู คิดว่าจะทำอย่างไร คุยกับเขาดูจะพบว่าแนวคิดจะใกล้เคียงกับที่ยูคิด อาจไม่เหมือนเปะ ให้ถามต่อว่าถ้าจะให้เอาไปทำให้หน่อยจะทำได้ไหม ฟังคำตอบดูอาจจะช่วยชี้แนะหน่อยก็ได้

หรือเวลาประชุมลูกน้องมีการแก้ปัญหาอะไร มีการถามความคิดเห็นใครต่อใคร ก็อย่าลืมถามเขาด้วย และเมื่อมีการแจกงานให้คนนั้นทำไอ้นี่ คนนี้ทำไอ้โน่น ก็ระบุไปในที่ประชุมเลยว่าจะให้เลขาฯเป็นคนรวบรวมและติดตามงาน เขาจะได้เริ่มมีส่วนในกระบวนการบริหารบ้าง

งานบางงานที่ไม่เด่นชัดว่าแผนกไหนควรจะรับไปทำ ก็ใช้เขานี่แหละให้รับผิดชอบ ทดสอบทดลองไปเรื่อยๆ แนะไปด้วยสอนไปด้วย ต้องคุยกับเขาบ่อยๆ จะได้รู้ว่าเขาเป็นยังไง บางทีก็ถามแบบลองเชิงว่าเรื่องนี้คิดว่าน่าจะทำอย่างไร คือฝึกแบบนี้ไปเรื่อยๆ ค่อยๆ ให้งานแบบที่จะต้องใช้ความมีมนุษยสัมพันธ์ ประสานกับฝ่ายโน้นฝ่ายนี้แล้วคอยดูปฏิกิริยาจากคนอื่นๆ ว่าเป็นอย่างไร พอใจไม่พอใจอย่างไร

คือทำแบบนี้นะ รับรองว่าเลขาฯจะไม่เบื่อไม่เซ็งกับงานเพราะมันไม่จำเจและมันท้าทายดี รู้สึกมีส่วนในการบริหาร ได้ช่วยนาย ได้แสดงความสามารถจากโอกาสที่นายให้ และรู้ว่าเส้นทางข้างหน้ามันเปิดกว้างไม่ใช่ตันอยู่แค่การเป็นเลขาฯเท่านั้น

หน้า 43

แหล่งที่มา : หนังสือพิมพ์ประชาชาติธุรกิจ