ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 9) พ.ศ. 2568 ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 7 ธันวาคม 2568 เป็นต้นไป มีรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับการรายงานสภาพการจ้างงานประจำปีที่นายจ้างและฝ่าย HR ต้องเตรียมรับมือดังนี้ :

• เกณฑ์พนักงาน: นายจ้างที่มีลูกจ้าง ตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป มีหน้าที่ต้องดำเนินการตามกฎหมายนี้
• เอกสารที่ต้องยื่น: ต้องจัดทำและยื่น “แบบแสดงสภาพการจ้างงานและสภาพการทำงานประจำปี”
• หน่วยงานที่รับผิดชอบ: นายจ้างต้องส่งรายงานดังกล่าวให้แก่หน่วยงานของ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน (กรมแรงงาน)
• ความถี่ในการรายงาน: กำหนดให้มีการยื่นรายงานเป็นประจำ ทุกปี
• วัตถุประสงค์ทางกฎหมาย: เพื่อสร้างความโปร่งใสในกระบวนการจ้างงาน และเป็นเครื่องมือที่ช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกตรวจสอบย้อนหลังโดยเจ้าหน้าที่รัฐ

ข้อแนะนำสำหรับองค์กรในการเตรียมความพร้อม:

1. จัดเตรียมฐานข้อมูล: ฝ่าย HR ควรเริ่มรวบรวมและจัดระบบข้อมูลพนักงานให้เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกในการกรอกแบบแสดงสภาพการจ้างงาน
2. อัปเดตระบบการบันทึก: ปรับปรุงระบบบันทึกเวลาทำงานและระบบบริหารวันลาให้ทันสมัย เพื่อให้ข้อมูลที่นำมารายงานมีความแม่นยำและสอดคล้องกับสภาพจริง
3. ทบทวนนโยบายภายใน: ปรับปรุงข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและสัญญาจ้างให้สอดคล้องกับสิทธิต่าง ๆ ตามกฎหมายใหม่ (เช่น สิทธิลาคลอด 120 วัน หรือการลาดูแลบุตรกรณีพิเศษ) เพื่อให้การรายงานสภาพการจ้างงานสะท้อนถึงการปฏิบัติตามกฎหมายที่ถูกต้อง,,