กระบวนการที่จะช่วยให้มีการสร้าง รวบรวมจัดระบบ เผยแพร่ ถ่ายโอน และเปลี่ยนความรู้ที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้ทันเวลา และทันเหตุการณ์ โดยใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วยให้การจัดการความรู้เกิดได้ง่ายและสะดวกขึ้น ส่งผลให้ การปฏิบัติงานของคนในองค์กรมีคุณภาพ และมีประสิทธิภาพ
       
       ความรู้มีอยู่ 2 ประเภท
       
        1.Tacit Knowlegde(ความรู้ในคน) เป็นความรู้ที่มีอยู่ในตัวของแต่ละบุคคล เกิดจากประสบการณ์การเรียนรู้หรือพรสวรรค์ เป็นความรู้ที่แบ่งปันกันได้และเป็นความรู้ที่ก่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน
       
        2. Explicit Knowledge(ความรู้ในกระดาษ) ความรู้ที่เป็นเหตุเป็นผล สามารถถ่ายทอดออกมาในรูปแบบต่างๆ ได้ เช่น หนังสือ คู่มือ เอกสาร เป็นต้น
       
       กฎ 3 ข้อของการจัดการความรู้
       
        1. "สมัครใจ" ไม่ใช่กะเกณฑ์
       
        2. "การรู้" เกิดเมื่อต้องการใช้
       
        3. "รู้" มากกว่าสิ่งที่พูดได้ เขียนได้
       
       กระบวนการจัดการความรู้
       
        1.ค้นหาความรู้ คือ "รู้เรา" ต้องรู้ว่าองค์กรมีความรู้อะไร ต้องการความรู้อะไร โดยใช้แผนที่ความรู้เพื่อหาขอบเขตความรู้ในองค์กร และทำให้เห็นภาพรวมของคลังความรู้ในองค์กร
       
        2.สร้างและแสวงหาความรู้ กำหนดเนื้อหาของความรู้ที่ต้องการและดักจับความรู้จากแหล่งต่างๆ สิ่งสำคัญคือ ต้องสร้างบรรยากาศและวัฒนธรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดการเรียนรู้ซึ่งกันและกันเพื่อก่อให้เกิดการสร้างความรู้ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา
       
        3.จัดความรู้ให้เป็นระบบ คือ จัดทำสารบัญ และเก็บรวบรวมความรู้ เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการใช้งาน การแบ่งประเภทความรู้จะขึ้นอยู่กับการใช้ความรู้นั้นๆ
       
        4.ประมวลและกลั่นกรองความรู้ สร้างความรู้ในรูปแบบและภาษาที่เข้าใจง่าย ซึ่งอาจทำได้หลายวิธี คือ
       
        4.1จัดทำมาตรฐานให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร เพื่อลดความสะดวก รวดเร็ว ในการค้นหาข้อมูล
       
        4.2ใช้ "ภาษา" เดียวกันทั่วทั้งองค์กร เช่น จัดทำความหมายของคำต่างๆ ที่แต่ละหน่วยงานใช้ในการปฏิบัติงาน
       
        4.3เรียบเรียง และปรับปรุงเนื้อหาให้มีคุณภาพอยู่เสมอ เช่น เนื้อหาครบถ้วนตรงตามความต้องการของผู้ใช้
       
        5.เข้าถึงความรู้ องค์กรต้องมีวีการจัดเก็บและกระจายความรู้ทั้งประเภท Explicit และ Tacit ซึ่งโดยทั่วไปการกระจายความรู้มี 2 แบบ คือ
       
        1. "Push"(การป้อนความรู้) คือ การส่งความรู้ให้ผู้รับโดยไม่มีการร้องขอ หรือการกระจายความรู้แบบ Supply-based เช่น จดหมายเวียน
       
        2. "Pull"(ให้โอกาสเลือกใช้ความรู้) ผู้รับสามารถเลือกรับหรือใช้แต่ข้อมูลที่ต้องการ เพื่อลดปัญหาการรับข้อมูลที่มากเกินความจำเป็น การกระจายความรู้แบบ "Demand-based"
       
        6.แบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ประเภท Explicit ทำได้โดยการจัดทำเอกสาร ทำฐานความรู้ รวมทั้งการทำสมุดหน้าเหลือง โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยให้เข้าถึงความรู้ได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น การแบ่งปันความรู้ประเภท Tacit ทำได้หลายวิธี เช่น
       
        - ทีมข้ามสายงาน
       
        - Innovation & Quality
       
        - ชุมชนแห่งการเรียนรู้(COP)
       
        -ระบบพี่เลี้ยง
       
        -การสับเปลี่ยนงาน และยืมตัวบุคลากรมาช่วยงาน
       
        - เวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนความรู้
       
        7.การเรียนรู้ องค์กรจะต้องกระตุ้นและสร้างบรรยากาศให้ทุกคนกล้าคิด กล้าทำ โดยผู้บริหารต้องยอมรับผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น แต่ทั้งนี้ต้องสอดคล้องกับทิศทางและค่านิยมขององค์กร
       
       ปัจจัยที่เอื้อให้ KM ประสบความสำเร็จ (Key Enablers)
       
        1.ผู้นำองค์กรให้การสนับสนุน และกำหนดทิศทางกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจขององค์กรเพื่อช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน รวมทั้งการชมเชยให้รางวัลเพื่อโน้มน้าวให้บุคลากรเกิดการแลกเปลี่ยนความรู้
       
        2.องค์กรต้องมีวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนและแบ่งปันความรู้ เพื่อส่งผ่านความรู้ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
       
        3.เทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ได้ง่าย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
       
        4.การฝึกอบรมและการเรียนรู้ เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการความรู้
       
        5.วัดผลอยู่เสมอ จะช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาและปรับปรุงกลยุทธ์เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น
       
        6.โครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสม การแลกเปลี่ยนความรู้ของคนในองค์กรจะดำเนินไปอย่างไม่ราบรื่นถ้าขาดโครงสร้างหรือระบอบรองรับที่ดี โครงสร้างนี้อาจหมายถึง สิ่งที่จับต้องได้ เช่น สถานที่ อุปกรณ์ต่างๆ และสิ่งที่จับต้องไม่ได้ เช่น ระบบหรือกลไกที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
       
       เคล็ด(ไม่)ลับการจัดการความรู้
       
        เคล็ดลับที่ 1 ต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลกันอย่างจริงจังและต่อเนื่อง
       
        เคล็ดลับที่ 2 ต้องหมุนเวียนความรู้ เพื่อยกระดับความรู้(ความรู้สึกฝังลึก ความรู้แฝง และความรู้ที่เปิดเผย) ของกลุ่มหรือขององค์กร
       
        เคล็ดลับที่ 3 ต้องสร้างความรู้ของบุคคลให้เป็นหนึ่งเดียวกับความรู้ขององค์กร
       
        เคล็ดลับที่ 4 ต้องแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกลุ่ม ได้แก่
       
        1. แลกเปลี่ยนไปมาระหว่างความรู้กับคนและกระดาษ
       
        2. และเปลี่ยนระหว่างคน โดยเฉพาะระหว่างคนที่มีมุมมองหรือวิธีคิดที่ต่างกัน
       
        3. แลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร หรือแลกเปลี่ยนความรู้ออกไปนอกองค์กรจะยิ่งช่วยยกระดับความรู้
       
        4. แลกเปลี่ยนตามระดับความรับผิดชอบในองค์กร
       
        5. แลกเปลี่ยนตามรูปแบบการทำงาน

ที่มา : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ